Współpraca B2B w salonie kosmetycznym

Jaki jest rzeczywisty charakter współpracy?

Z opisu wynika, że właścicielka salonu kosmetycznego chce udostępnić gabinet albo stanowisko pracy innej firmie, która wykonuje zabiegi samodzielnie. Kosmetyczka ma korzystać z własnych produktów i kosmetyków, wystawiać klientom własne paragony oraz przyjmować zapłatę bezpośrednio od klientów.

W takiej konfiguracji zasadniczo nie dochodzi do sprzedaży usługi kosmetycznej przez właścicielkę salonu. Usługa kosmetyczna jest wykonywana przez kontrahentkę, czyli przez jej firmę. Właścicielka salonu świadczy natomiast na rzecz tej firmy usługę udostępnienia lokalu, gabinetu, fotela, stanowiska lub miejsca do pracy.

Najczęściej taki model można zakwalifikować jako najem części lokalu, podnajem, udostępnienie stanowiska pracy albo umowę mieszaną podobną do najmu. Kluczowe jest to, co faktycznie otrzymuje kontrahentka: możliwość korzystania z określonej przestrzeni i infrastruktury salonu w celu wykonywania własnych usług.

Czy to pośrednictwo, prowizja czy najem?

Samo ustalenie, że właścicielka salonu otrzyma procent od usług wykonanych przez kontrahentkę, nie przesądza jeszcze o pośrednictwie. Prowizja może być tylko sposobem wyliczenia wynagrodzenia za korzystanie z gabinetu.

Pośrednictwo byłoby bardziej prawdopodobne wtedy, gdyby właścicielka salonu faktycznie pozyskiwała klientów dla kontrahentki, organizowała sprzedaż jej usług, działała jako przedstawiciel albo otrzymywała wynagrodzenie za doprowadzenie do zawarcia umowy między klientem a kosmetyczką. Z przedstawionego modelu wynika jednak przede wszystkim odpłatne udostępnienie miejsca do pracy.

W praktyce warto oddzielić dwie rzeczy: nazwę usługi na fakturze oraz treść umowy. Nazwa na fakturze powinna być krótka, ale zgodna z rzeczywistym świadczeniem. Umowa powinna natomiast szczegółowo wyjaśniać, z czego wynika procentowe wynagrodzenie i jak jest liczone.

Jak opisać usługę na fakturze?

Na fakturze należy wpisać nazwę usługi odpowiadającą faktycznie wykonywanemu świadczeniu. Jeżeli właścicielka salonu udostępnia gabinet, stanowisko lub część lokalu, przykładowe opisy mogą brzmieć:

• „najem części lokalu użytkowego”,
• „udostępnienie stanowiska kosmetycznego”,
• „udostępnienie gabinetu do wykonywania usług kosmetycznych”,
• „opłata za korzystanie ze stanowiska pracy w salonie kosmetycznym”,
• „czynsz za najem stanowiska kosmetycznego za okres ...”.

Jeżeli wynagrodzenie jest ustalone jako procent od obrotu kontrahentki, można to opisać w umowie, a na fakturze wskazać np. „czynsz za udostępnienie stanowiska kosmetycznego zgodnie z umową za miesiąc ...”. Nie trzeba na fakturze szczegółowo rozpisywać całego mechanizmu prowizyjnego, o ile dokumentacja pozwala ustalić, czego dotyczy należność.

Jeżeli właścicielka salonu jest czynnym podatnikiem VAT, odpłatne udostępnienie lokalu lub stanowiska zasadniczo stanowi odpłatne świadczenie usług. W typowych relacjach B2B dotyczących lokalu użytkowego należy także zweryfikować właściwą stawkę VAT oraz ewentualne zwolnienia, ponieważ zależą one od statusu podatnika i charakteru usługi.

Czy można współpracować bez pisemnej umowy?

Co do zasady umowa może zostać zawarta ustnie, przez e-mail, przez wymianę dokumentów albo nawet w sposób dorozumiany, jeżeli strony faktycznie rozpoczną współpracę i będą ją rozliczać. Nie oznacza to jednak, że brak pisemnej umowy jest bezpieczny.

Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony albo nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach albo w świadczeniach innego rodzaju.

Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli strony nie zachowają tej formy, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony. W praktyce może to mieć znaczenie przy wypowiedzeniu i przy dowodzeniu, na jaki okres strony rzeczywiście się umówiły.

Dlatego przy stałej współpracy B2B w salonie kosmetycznym pisemna umowa jest zdecydowanie zalecana. Chroni obie strony nie tylko przy sporze o pieniądze, ale także przy kontroli podatkowej, reklamacji klienta, szkodzie w lokalu lub problemach sanitarnych.

Co powinna zawierać umowa między salonem a kosmetyczką?

Umowa nie powinna ograniczać się wyłącznie do stawki procentowej. Warto uregulować w niej wszystkie elementy, które mogą później powodować spór albo ryzyko odpowiedzialności.

• Przedmiot umowy – czy chodzi o najem części lokalu, udostępnienie stanowiska, gabinetu, sprzętu, recepcji albo innych elementów infrastruktury.
• Zakres korzystania z lokalu – dni i godziny pracy, zasady wejścia do salonu, dostęp do mediów, zaplecza, łazienki, poczekalni i miejsca przechowywania rzeczy.
• Wynagrodzenie – stała kwota, stawka godzinowa, procent od obrotu, minimalna opłata, termin płatności i dokumenty będące podstawą rozliczenia.
• Dokumentowanie sprzedaży – kto wystawia paragony lub faktury klientom i kto odpowiada za własną kasę fiskalną, jeżeli jest wymagana.
• Odpowiedzialność wobec klientów – kto przyjmuje reklamacje, kto odpowiada za nienależyte wykonanie zabiegu i kto pokrywa ewentualne roszczenia.
• Produkty i sprzęt – czy kontrahentka używa własnych kosmetyków, czy może korzystać ze sprzętu salonu i na jakich zasadach.
• Obowiązki sanitarne i BHP – zasady dezynfekcji, przechowywania produktów, utrzymania czystości i stosowania procedur wymaganych przy usługach beauty.
• Dane osobowe – kto jest administratorem danych klientów i czy strony przekazują sobie dane w związku z rezerwacjami lub reklamacjami.
• Zakaz wprowadzania klientów w błąd – jasne oznaczenie, czy klient kupuje usługę od salonu, czy od niezależnej firmy działającej w salonie.
• Rozwiązanie umowy – okres wypowiedzenia, rozliczenie końcowe, zwrot kluczy, usunięcie rzeczy i zakończenie dostępu do systemów rezerwacji.

Na co uważać przy kasie fiskalnej i klientach?

Jeżeli kontrahentka wykonuje usługę we własnym imieniu i na własny rachunek, to ona powinna prawidłowo dokumentować sprzedaż wobec swoich klientów. Właścicielka salonu nie powinna wystawiać paragonów za usługi, których sama nie sprzedaje.

Dla bezpieczeństwa warto zadbać, aby klient wiedział, z kim zawiera umowę. Może to wynikać z regulaminu, informacji przy rezerwacji, oznaczeń w salonie, treści paragonu lub faktury oraz komunikacji z klientem. Jeżeli klient jest przekonany, że kupuje usługę od salonu, a faktycznie wykonuje ją inny przedsiębiorca, mogą powstać problemy z reklamacjami i odpowiedzialnością.

Nie należy też mieszać rozliczeń w sposób, który utrudnia ustalenie, kto jest sprzedawcą usługi kosmetycznej. Jeżeli pieniądze od klienta wpływają do kontrahentki, a właścicielka salonu otrzymuje osobno opłatę za korzystanie z gabinetu, dokumenty powinny to jasno potwierdzać.

Czy procent od obrotu jest dopuszczalny?

Tak, wynagrodzenie za udostępnienie gabinetu może być ustalone jako procent od obrotu, procent od wartości wykonanych usług, stawka za dzień pracy albo połączenie opłaty stałej i prowizji. Kodeks cywilny dopuszcza swobodę ustalania czynszu, o ile sposób rozliczenia jest zgodny z prawem i możliwy do ustalenia.

Najbezpieczniej określić w umowie, czy procent liczony jest od kwoty brutto czy netto, czy obejmuje tylko usługi wykonane w danym gabinecie, kiedy kontrahentka przekazuje zestawienie sprzedaży oraz co dzieje się przy zwrotach, reklamacjach lub odwołanych wizytach.

Warto także określić minimalną miesięczną opłatę, jeśli właścicielka salonu chce mieć zagwarantowany przychód niezależnie od liczby klientów obsłużonych przez kontrahentkę.

Podsumowanie

W opisanym modelu najwłaściwszym kierunkiem jest potraktowanie współpracy jako odpłatnego udostępnienia gabinetu, stanowiska albo części lokalu przedsiębiorcy, który samodzielnie wykonuje usługi kosmetyczne. Na fakturze można więc wskazać usługę najmu lub udostępnienia stanowiska kosmetycznego, pod warunkiem że odpowiada to rzeczywistej współpracy stron.

Współpraca bez pisemnej umowy jest możliwa, ale ryzykowna. Przy stałej współpracy w lokalu, kontakcie z klientami i rozliczeniach procentowych umowa pisemna jest praktycznie konieczna, aby uniknąć sporów o płatności, odpowiedzialność, reklamacje, dokumentowanie sprzedaży i zakończenie współpracy.

FAQ

Czy muszę mieć pisemną umowę z kosmetyczką prowadzącą firmę?

Nie zawsze jest to warunek ważności współpracy, ale pisemna umowa jest zdecydowanie zalecana. Przy najmie pomieszczenia na czas dłuższy niż rok forma pisemna ma szczególne znaczenie, ponieważ jej brak powoduje uznanie umowy za zawartą na czas nieoznaczony.

Czy na fakturze mogę wpisać „prowizja”?

Można, ale często bezpieczniej opisać usługę jako udostępnienie stanowiska lub najem części lokalu, a prowizję potraktować jako sposób obliczenia wynagrodzenia. Samo słowo „prowizja” może sugerować pośrednictwo, jeśli dokumenty nie wyjaśniają rzeczywistego charakteru współpracy.

Kto powinien wystawiać paragon klientowi?

Paragon powinien wystawić ten przedsiębiorca, który faktycznie sprzedaje usługę klientowi. Jeżeli kosmetyczka działa we własnym imieniu i klient płaci jej za zabieg, to ona powinna dokumentować swoją sprzedaż, o ile ma taki obowiązek.

Czy czynsz może zależeć od liczby obsłużonych klientów?

Tak. Strony mogą ustalić czynsz procentowy, godzinowy, dzienny albo mieszany. Ważne, aby umowa jasno określała podstawę wyliczenia, termin przekazania danych o obrocie i termin płatności.

Czy kontrahentka może korzystać z mojego gabinetu, ale własnych kosmetyków?

Tak, taki model jest możliwy. W umowie warto jednak doprecyzować, kto odpowiada za jakość produktów, ich przechowywanie, terminy ważności, dezynfekcję, ewentualne szkody i reklamacje klientów.

Czy muszę zgłaszać taką współpracę do urzędu skarbowego?

Samo zawarcie umowy B2B o udostępnienie stanowiska co do zasady nie wymaga odrębnego zgłoszenia jako takiego. Trzeba jednak prawidłowo dokumentować przychód, rozliczać podatek dochodowy, VAT, jeśli ma zastosowanie, oraz przechowywać dokumenty potwierdzające charakter współpracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 659 i art. 660
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1 oraz art. 106b

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.