Dopłaty w spółce z o.o. – kapitał i podatki

Czy można wnieść dopłaty, gdy umowa spółki mówi tylko o kapitale zapasowym lub rezerwowym?

Trzeba odróżnić dwie kwestie: utworzenie kapitału zapasowego albo rezerwowego oraz dopłaty w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych. Sam zapis, że spółka może tworzyć kapitał zapasowy i rezerwowy, nie musi jeszcze oznaczać, że wspólnicy mogą zostać zobowiązani do dopłat.

Zgodnie z art. 177 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Oznacza to, że w umowie powinien znaleźć się konkretny mechanizm dopłat, np. wskazanie maksymalnej wielokrotności wartości udziału albo innej liczbowo oznaczonej granicy przypadającej na udział.

Jeżeli w umowie spółki nie ma takiego postanowienia, samo podjęcie zwykłej uchwały o dopłatach będzie ryzykowne. W pierwszej kolejności należy zmienić umowę spółki. Taka zmiana wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza oraz zgłoszenia do KRS. Dopiero po skutecznym wprowadzeniu podstawy do dopłat można podejmować uchwałę określającą ich wysokość i termin wniesienia.

Dopłaty a kapitał zapasowy i rezerwowy

Jeżeli mówimy o dopłatach w trybie Kodeksu spółek handlowych, nie ma pełnej swobody w ich księgowym ujęciu. Zgodnie z art. 36 ust. 2e ustawy o rachunkowości, w razie podjęcia uchwały wspólników określającej termin i wysokość dopłat, równowartość dopłat ujmuje się w odrębnej pozycji pasywów bilansu jako kapitał rezerwowy z dopłat wspólników i wykazuje jako składnik kapitału własnego, dopóki nie zostanie użyty w sposób uzasadniający jego odpisanie.

W praktyce oznacza to, że dopłaty nie powinny być dowolnie księgowane jako kapitał zapasowy tylko dlatego, że spółka taki kapitał może tworzyć. Kapitał zapasowy może powstawać z innych tytułów, np. z zysku lub agio przy podwyższeniu kapitału zakładowego, ale nie zastępuje to reżimu dopłat wspólników.

Jeżeli celem spółki jest pokrycie istotnej straty, dopłaty mogą być rozwiązaniem prostszym niż podwyższenie kapitału zakładowego, ale tylko pod warunkiem, że umowa spółki przewiduje taką możliwość. W przeciwnym razie należy rozważyć zmianę umowy spółki, podwyższenie kapitału, pożyczkę wspólnika albo inne finansowanie, z uwzględnieniem skutków podatkowych i bilansowych.

Jak powinna wyglądać uchwała o dopłatach?

Art. 178 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że wysokość i terminy dopłat oznaczane są w miarę potrzeby uchwałą wspólników. Uchwała powinna wskazywać co najmniej podstawę w umowie spółki, łączną wysokość dopłat, kwotę przypadającą na udział albo wspólnika, termin wniesienia oraz rachunek bankowy lub sposób zapłaty.

Jeżeli umowa spółki już przewiduje dopłaty, sama uchwała o ich nałożeniu nie musi mieć formy aktu notarialnego, chyba że umowa spółki wprowadza surowsze wymagania. Powinna jednak zostać prawidłowo zaprotokołowana i przechowywana w dokumentacji spółki.

Dopłaty powinny być nakładane i uiszczane równomiernie w stosunku do udziałów. Nie oznacza to równej kwoty na każdego wspólnika, ale proporcję odpowiadającą liczbie lub wartości udziałów. Wspólnik mający 90% udziałów powinien co do zasady ponieść 90% łącznych dopłat, a wspólnik mający 10% udziałów – 10%.

Wysokość dopłat i wpłata gotówką do kasy spółki

Kodeks spółek handlowych nie wskazuje jednej maksymalnej kwoty dopłat dla każdej spółki. Granicę wyznacza umowa spółki. Uchwała wspólników nie może nakładać dopłat ponad limit przewidziany w umowie, nawet jeżeli spółka ma wysoką stratę i potrzebuje pilnego finansowania.

Co do zasady dopłaty mają charakter pieniężny. Mogą zostać wpłacone przelewem, a w praktyce jest to najbezpieczniejszy sposób, bo pozostawia jasny ślad dowodowy dla księgowości, wspólników i organów podatkowych. Wpłata gotówką do kasy spółki nie jest z góry wykluczona, ale wymaga prawidłowego udokumentowania, zgodności z procedurami kasowymi i uwzględnienia ograniczeń dotyczących płatności gotówkowych, jeżeli mają zastosowanie do danej transakcji.

Przy dużych kwotach, takich jak dopłaty mające pokrywać stratę znacznie przekraczającą kapitał zakładowy, rekomendowany jest przelew bankowy. Pozwala on łatwiej wykazać termin wniesienia dopłaty, kwotę, wspólnika dokonującego wpłaty oraz zgodność z uchwałą.

Czy dopłaty trzeba zgłaszać do KRS lub urzędu skarbowego?

Jeżeli umowa spółki już przewiduje dopłaty, a wspólnicy podejmują jedynie uchwałę o ich wysokości i terminie, sama uchwała o dopłatach co do zasady nie podlega zgłoszeniu do KRS. Dopłaty nie podwyższają kapitału zakładowego i nie zmieniają liczby udziałów.

Inaczej jest wtedy, gdy najpierw trzeba zmienić umowę spółki, aby dopłaty były w ogóle dopuszczalne. Zmiana umowy spółki wymaga zgłoszenia do KRS, ponieważ bez wpisu zmiana umowy nie będzie skuteczna w wymaganym zakresie.

Do urzędu skarbowego należy natomiast rozliczyć podatek od czynności cywilnoprawnych. Podatnikiem PCC jest spółka. Deklarację PCC-3 składa się, a podatek wpłaca, zasadniczo w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.

PCC od dopłat i moment powstania obowiązku podatkowego

Dopłaty wspólników do spółki z o.o. są na gruncie ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych traktowane jako zmiana umowy spółki. Stawka PCC wynosi 0,5%, a podstawą opodatkowania jest kwota dopłat.

Istotne jest to, że obowiązek podatkowy wiąże się z podjęciem uchwały o dopłatach, a nie dopiero z faktyczną wpłatą środków przez wspólników. Takie stanowisko wynika m.in. z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2017 r., sygn. akt II FSK 2420/15, w którym wskazano, że samo uiszczenie dopłat jest już wykonaniem zobowiązania wynikającego z uchwały.

W konsekwencji, jeżeli wspólnicy podejmą uchwałę o dopłatach na łączną kwotę 150 000 zł, PCC należy liczyć od tej kwoty, nawet gdy wspólnicy wpłacą środki później albo w ratach, o ile uchwała tak stanowi.

CIT, VAT i zwrot dopłat wspólnikom

Dopłaty wniesione do spółki w trybie i na zasadach określonych w Kodeksie spółek handlowych nie stanowią przychodu podatkowego spółki na podstawie art. 12 ust. 4 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Warunkiem jest jednak to, aby rzeczywiście były to dopłaty kodeksowe, a nie nieopisane wpłaty wspólników bez podstawy w umowie spółki.

Sama czynność wniesienia dopłat pieniężnych nie jest typową dostawą towarów ani świadczeniem usług, dlatego co do zasady nie powinna podlegać VAT. Należy jednak uważać na sytuacje mieszane, np. gdy wpłata jest powiązana z innym świadczeniem wspólnika albo spółki.

Zwrot dopłat jest możliwy, ale nie automatyczny. Zgodnie z art. 179 Kodeksu spółek handlowych dopłaty mogą być zwracane wspólnikom, jeżeli nie są wymagane na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym. Zwrot wymaga zachowania procedury, w tym ogłoszenia o zamierzonym zwrocie i odczekania ustawowego terminu. Zwrot powinien nastąpić równomiernie na rzecz wspólników.

Jeżeli spółka ma stratę przewyższającą kapitał zakładowy i dopłaty mają służyć jej pokryciu, zwrot dopłat będzie możliwy dopiero wtedy, gdy nie będą już potrzebne na pokrycie tej straty. Nie wystarczy samo pojawienie się zysku w kolejnym roku, jeżeli wcześniejsza strata nadal nie została rozliczona.

FAQ

Czy dopłaty zwiększają kapitał zakładowy spółki z o.o.?

Nie. Dopłaty nie podwyższają kapitału zakładowego, nie tworzą nowych udziałów i nie zmieniają proporcji udziałowych. Są ujmowane w kapitale własnym jako kapitał rezerwowy z dopłat wspólników.

Czy uchwała o dopłatach musi być u notariusza?

Jeżeli umowa spółki już przewiduje dopłaty, uchwała określająca ich wysokość i termin zasadniczo nie wymaga aktu notarialnego. Notariusz będzie potrzebny wtedy, gdy trzeba zmienić umowę spółki, aby dopłaty były dopuszczalne.

Czy można nałożyć dopłaty tylko na jednego wspólnika?

Co do zasady dopłaty powinny być nakładane i wnoszone równomiernie w stosunku do udziałów. Nałożenie dopłat tylko na jednego wspólnika może być sprzeczne z zasadami kodeksowymi i prowadzić do sporu, chyba że szczególna sytuacja wynika z prawidłowych postanowień umowy oraz przepisów.

Czy PCC płaci się od uchwały, czy od faktycznej wpłaty?

PCC należy zasadniczo rozliczyć od uchwały o dopłatach. Dla powstania obowiązku podatkowego nie jest decydujące to, czy wspólnicy już faktycznie wpłacili środki.

Czy dopłaty można później zwrócić wspólnikom?

Tak, ale tylko przy spełnieniu warunków z Kodeksu spółek handlowych. Dopłaty nie mogą być potrzebne na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym, a zwrot wymaga zachowania procedury, w tym ogłoszenia o planowanym zwrocie.

Czy dopłaty są przychodem spółki w CIT?

Nie, jeżeli zostały wniesione w trybie i na zasadach przewidzianych w przepisach o dopłatach. Wtedy art. 12 ust. 4 pkt 11 ustawy o CIT wyłącza je z przychodów podatkowych spółki.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 177-179
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 36 ust. 2e
• Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 12 ust. 4 pkt 11
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2017 r., sygn. akt II FSK 2420/15
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 października 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 3599/11

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.