Uchwała o pełnomocniku z art. 210 k.s.h.

Czym jest pełnomocnik z art. 210 k.s.h.?

Art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych reguluje szczególną reprezentację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W umowie między spółką a członkiem zarządu, a także w sporze z członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Przepis ma zapobiegać konfliktowi interesów. Członek zarządu nie powinien sam reprezentować spółki przy czynności, która dotyczy jego własnych praw lub obowiązków. Dotyczy to w szczególności umów o pracę, kontraktów menedżerskich, umów pożyczki, sprzedaży, najmu, zbycia udziałów lub innych umów zawieranych między spółką a członkiem zarządu.

Pełnomocnik może zostać powołany do jednej konkretnej czynności albo szerzej, do określonej kategorii czynności. Zakres umocowania powinien być jednak opisany jasno, aby nie było wątpliwości, jaką umowę pełnomocnik może podpisać i z którym członkiem zarządu.

Zobacz również: Powołanie pełnomocnika w spółce z o.o. wzór

Czy powołanie pełnomocnika jest sprawą osobową?

Tak. Głosowanie nad powołaniem konkretnej osoby na pełnomocnika spółki jest głosowaniem w sprawie osobowej. Nie chodzi wyłącznie o członków organów spółki. Sprawą osobową jest również decyzja dotycząca osoby związanej z funkcjonowaniem spółki, jeżeli wybór tej osoby ma znaczenie dla działania spółki.

Zgodnie z art. 247 § 2 k.s.h. tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Powołanie pełnomocnika z art. 210 § 1 k.s.h. mieści się w tej kategorii.

Takie stanowisko wynika również z orzecznictwa Sądu Najwyższego. W wyroku z dnia 22 kwietnia 2016 r., sygn. akt II CSK 441/15, Sąd Najwyższy wskazał, że pojęcie spraw osobowych obejmuje sprawy dotyczące osób związanych z organizacją i działalnością spółki, mających wpływ na jej funkcjonowanie. Tajność głosowania ma zapewnić wspólnikom swobodę decyzji.

Czy uchwałę można podjąć bez zgromadzenia wspólników?

Co do zasady nie. Art. 227 § 2 k.s.h. pozwala wspólnikom podejmować uchwały bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Ten tryb nie jest jednak odpowiedni dla uchwały o powołaniu pełnomocnika z art. 210 § 1 k.s.h.

Powody są dwa. Po pierwsze, art. 210 § 1 k.s.h. mówi o pełnomocniku powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników. Po drugie, wybór pełnomocnika jest sprawą osobową, a więc wymaga tajnego głosowania. Pisemne sposoby głosowania poza zgromadzeniem nie zapewniają standardu tajności wymaganego przy tego rodzaju uchwale.

W wyroku z dnia 15 czerwca 2012 r., sygn. akt II CSK 217/11, Sąd Najwyższy przyjął, że pełnomocnik do reprezentowania spółki przy umowie między spółką a członkiem zarządu może być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, a uchwała ta nie może być podjęta bez odbycia zgromadzenia w trybie pisemnego głosowania. Sąd podkreślił także wymóg głosowania tajnego.

W praktyce oznacza to, że bezpiecznym rozwiązaniem jest odbycie zgromadzenia wspólników, przeprowadzenie tajnego głosowania i sporządzenie protokołu obejmującego treść uchwały oraz wynik głosowania.

Jak prawidłowo podjąć uchwałę?

Najbezpieczniejszy przebieg czynności wygląda następująco: zgromadzenie wspólników powinno zostać zwołane zgodnie z umową spółki i przepisami k.s.h., a następnie powinno przeprowadzić tajne głosowanie nad uchwałą o powołaniu pełnomocnika. Jeżeli spełnione są warunki z art. 240 k.s.h., możliwe jest także odbycie zgromadzenia bez formalnego zwołania, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt nie sprzeciwia się odbyciu zgromadzenia ani wniesieniu sprawy do porządku obrad.

Uchwała powinna wskazywać co najmniej:

• imię i nazwisko albo firmę pełnomocnika,
• czynność lub czynności, do których pełnomocnik jest umocowany,
• członka zarządu, którego dotyczy umowa lub spór, jeżeli pełnomocnictwo ma charakter jednostkowy,
• ewentualne ograniczenia, warunki lub czas trwania umocowania,
• upoważnienie do podpisania konkretnych dokumentów, jeżeli jest to potrzebne.

Nie zawsze wystarczy ogólne sformułowanie, że pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania spółki. Im bardziej precyzyjny jest zakres uchwały, tym mniejsze ryzyko sporu o ważność umowy zawartej z członkiem zarządu.

Co grozi przy podjęciu uchwały w niewłaściwym trybie?

Podjęcie uchwały w trybie pisemnym z art. 227 § 2 k.s.h. może prowadzić do zakwestionowania prawidłowości powołania pełnomocnika. Jeżeli pełnomocnik nie został skutecznie powołany, pojawia się ryzyko wadliwej reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu.

Konsekwencje zależą od rodzaju czynności, treści umowy, zachowania stron oraz późniejszych działań spółki. W praktyce może powstać spór o skuteczność umowy, odpowiedzialność osób działających za spółkę albo konieczność ponownego podjęcia uchwały i ponownego podpisania dokumentów.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takim przypadku zastosowanie mają dodatkowe wymogi z art. 210 § 2 k.s.h., w tym wymóg zachowania formy aktu notarialnego dla czynności prawnej między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką.

FAQ

Czy każdy pełnomocnik spółki wymaga uchwały zgromadzenia wspólników?

Nie. Art. 210 § 1 k.s.h. dotyczy szczególnej sytuacji: umowy między spółką a członkiem zarządu albo sporu z członkiem zarządu. Do zwykłych pełnomocnictw udzielanych w bieżącej działalności stosuje się inne zasady reprezentacji.

Czy wspólnicy mogą jednomyślnie zrezygnować z tajnego głosowania?

Przy sprawach osobowych art. 247 § 2 k.s.h. przewiduje głosowanie tajne. Dlatego rezygnacja z tajności przy powołaniu konkretnej osoby na pełnomocnika z art. 210 § 1 k.s.h. jest rozwiązaniem ryzykownym i może prowadzić do sporu o prawidłowość uchwały.

Czy zgromadzenie musi być formalnie zwołane?

Nie zawsze. Jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt nie zgłasza sprzeciwu wobec odbycia zgromadzenia ani wniesienia sprawy do porządku obrad, zgromadzenie może odbyć się w trybie art. 240 k.s.h. Nadal jest to jednak zgromadzenie wspólników, a nie pisemne podjęcie uchwały poza zgromadzeniem.

Czy pełnomocnikiem może być wspólnik?

Co do zasady tak, jeżeli przepisy, umowa spółki lub okoliczności konkretnej sprawy tego nie wykluczają. Trzeba jednak ocenić konflikt interesów i precyzyjnie opisać zakres umocowania w uchwale.

Czy jedna uchwała może obejmować kilka umów?

Może, ale zakres umocowania powinien być dostatecznie jasny. Jeżeli planowane czynności są różne, mają znaczną wartość lub dotyczą różnych członków zarządu, bezpieczniejsze bywa podjęcie odrębnych uchwał albo bardzo dokładne opisanie każdej czynności.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 210, art. 227, art. 240 i art. 247
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2012 r., sygn. akt II CSK 217/11
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 kwietnia 2016 r., sygn. akt II CSK 441/15

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.