Odwołanie prezesa fundacji przez jednego członka rady

Rezygnacja członka rady fundacji a wpis w KRS

W opisanej sytuacji kluczowe jest rozróżnienie dwóch kwestii: skuteczności rezygnacji członka rady fundacji oraz aktualności danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli członek rady złożył skuteczną rezygnację zgodnie ze statutem i ogólnymi zasadami składania oświadczeń woli, to co do zasady przestał pełnić funkcję z chwilą skuteczności tej rezygnacji, nawet jeśli nadal figuruje w KRS.

Sam brak wykreślenia z KRS nie „przywraca” tej osoby do organu. Wpis osób wchodzących w skład organów fundacji ma zasadniczo charakter deklaratoryjny, czyli potwierdza stan prawny, ale go nie tworzy. Nie należy jednak lekceważyć KRS, ponieważ dane w rejestrze korzystają z domniemania prawdziwości i mogą mieć znaczenie wobec osób trzecich działających w dobrej wierze.

W praktyce zarząd fundacji powinien był zgłosić zmianę w składzie rady do KRS. Jeżeli tego nie zrobił, powstał stan niezgodności między rzeczywistym składem organu a treścią rejestru. To utrudnia późniejsze uchwały i może spowodować pytania sądu rejestrowego przy zgłaszaniu kolejnych zmian.

Czy jeden członek dwuosobowej rady może odwołać prezesa?

Najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi: zasadniczo nie powinien tego robić sam, chyba że statut fundacji wprost i jednoznacznie dopuszcza podejmowanie uchwał przez radę w takim ograniczonym składzie. Rada fundacji jest organem kolegialnym, a więc jej decyzje powinny zapadać w sposób przewidziany dla organu wieloosobowego.

Jeżeli statut przewiduje dwuosobową radę fundacji, a zarząd powołuje i odwołuje właśnie rada, to decyzja o zmianie prezesa powinna być podjęta przez prawidłowo obsadzony i prawidłowo działający organ. Gdy w radzie pozostała tylko jedna osoba, pojawia się problem, czy organ w ogóle jest zdolny do podejmowania uchwał.

Ryzyko jest szczególnie duże, gdy statut nie określa quorum albo wskazuje, że rada liczy dwóch członków, ale nie wyjaśnia, czy przy wakacie może działać jedna osoba. W takim przypadku sąd rejestrowy może zakwestionować uchwałę o odwołaniu lub powołaniu prezesa, zwłaszcza jeśli z dokumentów będzie wynikało, że rada nie była prawidłowo obsadzona.

Zobacz również: fundator w zarządzie i radzie fundacji

Co powinien regulować statut fundacji?

W pierwszej kolejności trzeba przeczytać statut fundacji. To on określa, kto powołuje i odwołuje członków rady, kto powołuje i odwołuje zarząd oraz jak zapadają uchwały. Bez analizy statutu nie da się bezpiecznie przesądzić, czy pozostały członek rady może skutecznie podjąć jakąkolwiek uchwałę.

W statucie warto sprawdzić zwłaszcza:

• minimalną i maksymalną liczbę członków rady fundacji,
• organ albo osobę uprawnioną do uzupełnienia składu rady, na przykład fundatora, radę albo inny organ,
• tryb zwoływania posiedzeń rady,
• wymagane quorum, czyli minimalną liczbę obecnych członków potrzebną do ważności posiedzenia,
• wymaganą większość głosów przy uchwałach,
• możliwość podejmowania uchwał pisemnie, zdalnie albo w trybie obiegowym,
• szczególne wymogi dla uchwał dotyczących powołania i odwołania zarządu.

Jeżeli statut wyraźnie wymaga obecności określonej liczby członków rady albo wskazuje, że rada składa się z dwóch osób bez mechanizmu działania w niepełnym składzie, samodzielna uchwała jednego członka będzie obarczona poważnym ryzykiem nieważności lub odmowy ujawnienia zmiany w KRS.

Jak bezpiecznie uzupełnić skład rady fundacji?

Przed odwołaniem prezesa najczęściej należy doprowadzić do prawidłowego obsadzenia rady fundacji. Jeżeli statut wskazuje, że członków rady powołuje fundator, fundator powinien powołać brakującego członka. Jeżeli kompetencja należy do innego organu albo osoby, trzeba zastosować dokładnie tę procedurę.

Uchwała albo oświadczenie o powołaniu nowego członka rady powinny być sporządzone pisemnie, z datą, podpisami osób uprawnionych i podstawą statutową. Następnie fundacja powinna zgłosić zmianę do KRS, dołączając wymagane dokumenty. Wpis nowego członka rady do KRS zwykle potwierdzi stan wynikający z uchwały lub oświadczenia, ale sama skuteczność powołania zależy od statutu i prawidłowości aktu powołania.

Dopiero po uzupełnieniu składu rady można zwołać posiedzenie rady i podjąć uchwałę o odwołaniu prezesa oraz ewentualnym powołaniu nowego prezesa. Takie działanie jest znacznie bezpieczniejsze niż próba „ratowania” sytuacji uchwałą jednoosobową.

Zobacz również: problemy z rejestracją zmian w KRS

Kiedy uchwała rady fundacji może być skuteczna?

Uchwała rady fundacji w sprawie odwołania lub powołania prezesa zarządu powinna spełniać wymogi wynikające ze statutu i z zasad działania organów osoby prawnej. W praktyce trzeba zadbać o prawidłowe zawiadomienie osób uprawnionych do udziału w posiedzeniu, istnienie wymaganego quorum, właściwą większość głosów oraz odpowiednie udokumentowanie głosowania.

Jeżeli po rezygnacji jednego członka rady w organie została tylko jedna osoba, nie można automatycznie przyjąć, że ta osoba zastępuje całą radę. Nawet jeśli matematycznie stanowi „połowę” statutowego składu, rada jako organ kolegialny powinna działać w sposób zapewniający realne kolegialne podejmowanie decyzji, o ile statut nie stanowi inaczej.

Jeżeli statut przewiduje minimalny skład rady i po rezygnacji liczba członków spadła poniżej tego minimum, argument za brakiem zdolności rady do podejmowania uchwał jest jeszcze silniejszy. Wtedy priorytetem powinno być uzupełnienie organu, a nie podejmowanie decyzji personalnych przez osobę pozostałą w radzie.

Jakie znaczenie ma nieaktualny wpis w KRS?

Nieaktualny wpis w KRS nie powinien być podstawą do uznania, że osoba po skutecznej rezygnacji nadal może brać udział w uchwałach rady. Fundacja nie powinna zwoływać takiej osoby jako aktualnego członka rady ani liczyć jej głosu, jeżeli rezygnacja była skuteczna.

Jednocześnie niezgodność danych w KRS z rzeczywistym stanem prawnym trzeba jak najszybciej usunąć. Wniosek o wpis zmiany powinien zostać złożony co do zasady w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Jeżeli fundacja przez długi czas nie aktualizuje danych, może to utrudnić jej funkcjonowanie, kontakty z bankiem, urzędami i kontrahentami oraz późniejsze postępowania rejestrowe.

Przy zgłoszeniu zmiany prezesa KRS może badać dokumenty stanowiące podstawę wpisu. Jeżeli uchwała o odwołaniu prezesa została podjęta przez jednego członka dwuosobowej rady bez jasnej podstawy statutowej, sąd rejestrowy może wezwać do wyjaśnień, zażądać dodatkowych dokumentów albo odmówić wpisu.

Co zrobić, gdy nie da się uzupełnić rady?

Jeżeli statut nie przewiduje skutecznego mechanizmu uzupełnienia rady, fundator nie działa, fundator nie żyje albo organy fundacji są sparaliżowane, trzeba rozważyć rozwiązania naprawcze. W zależności od statutu mogą to być zmiana statutu, powołanie członka przez inny uprawniony podmiot albo działania przed sądem.

W skrajnych przypadkach, gdy osoba prawna nie może prowadzić swoich spraw z powodu braku organu albo braku w składzie organu, znaczenie może mieć instytucja kuratora dla osoby prawnej przewidziana w Kodeksie cywilnym. Kurator nie jest jednak prostym zamiennikiem rady fundacji. Jego rola i zakres działania zależą od postanowienia sądu oraz od konkretnej sytuacji fundacji.

Dlatego przed wystąpieniem do KRS albo sądu warto uporządkować dokumenty: statut, rezygnację członka rady, dowody doręczenia rezygnacji, dotychczasowe uchwały, aktualny odpis KRS i korespondencję między organami.

Praktyczna kolejność działań

W opisanej sprawie bezpieczna ścieżka postępowania zwykle wygląda następująco:

1. ustalić, czy rezygnacja członka rady była skuteczna i od kiedy,
2. sprawdzić statut fundacji w zakresie składu rady, quorum i powoływania członków rady,
3. ustalić osobę albo organ uprawniony do powołania brakującego członka rady,
4. powołać brakującego członka rady w formie wymaganej statutem,
5. zgłosić zmianę składu rady do KRS albo przygotować zgłoszenie obejmujące kilka powiązanych zmian,
6. zwołać posiedzenie prawidłowo obsadzonej rady,
7. podjąć uchwałę o odwołaniu prezesa i ewentualnie o powołaniu nowego prezesa,
8. zgłosić zmianę w zarządzie do KRS wraz z wymaganymi dokumentami.

Taka kolejność ogranicza ryzyko, że zmiana prezesa zostanie później zakwestionowana z powodu wadliwego składu rady.

FAQ

Czy osoba, która zrezygnowała z rady fundacji, nadal jest członkiem rady, jeśli widnieje w KRS?

Nie musi nim być. Jeżeli rezygnacja była skuteczna, osoba przestała pełnić funkcję niezależnie od tego, czy została już wykreślona z KRS. Wpis w rejestrze ma jednak znaczenie praktyczne i powinien zostać niezwłocznie zaktualizowany.

Czy jeden członek rady może sam zwołać posiedzenie?

To zależy od statutu. Jeżeli statut przyznaje mu takie uprawnienie, samo zwołanie posiedzenia może być możliwe. Czym innym jest jednak ważność uchwał podejmowanych na posiedzeniu, zwłaszcza gdy rada ma działać jako organ kolegialny.

Czy KRS wpisze zmianę prezesa na podstawie uchwały jednego członka rady?

Nie można tego wykluczyć w każdym przypadku, ale jest to ryzykowne. Jeżeli z dokumentów wynika, że rada powinna liczyć dwie osoby i nie ma jasnej podstawy do działania jednoosobowego, KRS może zakwestionować uchwałę albo wezwać fundację do wyjaśnień.

Czy najpierw trzeba wykreślić byłego członka rady z KRS?

Nie zawsze trzeba czekać na prawomocne zakończenie wpisu, aby uporządkować sytuację w fundacji, ale dokumenty powinny być spójne. Najlepiej zgłosić do KRS rzeczywisty stan: rezygnację poprzedniego członka, powołanie nowego członka i ewentualnie późniejszą zmianę w zarządzie.

Co zrobić, jeśli statut nie przewiduje sposobu uzupełnienia rady?

Należy przeanalizować cały statut i ustalić, czy istnieje inny organ albo osoba mogąca podjąć działania. Jeżeli fundacja nie może działać z powodu braków w organach, w określonych sytuacjach może być potrzebne postępowanie sądowe, w tym rozważenie kuratora dla osoby prawnej.