Zmiana nazwy spółki cywilnej a umowy z pracownikami

Czy trzeba zawierać nowe umowy z pracownikami?

W opisanej sytuacji bardziej prawidłowym i bezpiecznym rozwiązaniem jest sporządzenie aneksów do istniejących umów o pracę, a nie zawieranie nowych umów. Jeżeli ciągłość zatrudnienia nie została przerwana, pracownicy wykonują tę samą pracę, a zmieniła się jedynie nazwa spółki cywilnej oraz skład wspólników, nie ma potrzeby tworzenia nowego stosunku pracy.

Aneks powinien wskazywać, że zmianie ulega oznaczenie pracodawcy, na przykład jego aktualna nazwa, adres siedziby albo dane wspólników reprezentujących spółkę. Pozostałe warunki umowy, takie jak stanowisko, wynagrodzenie, wymiar etatu, miejsce pracy i rodzaj pracy, mogą pozostać bez zmian.

Nie należy rozwiązywać dotychczasowych umów tylko po to, aby wpisać nową nazwę spółki. Mogłoby to niepotrzebnie komplikować dokumentację kadrową, staż pracy, ciągłość zatrudnienia oraz rozliczenia urlopowe.

Dlaczego wystarczy aneks?

Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej w rozumieniu prawa cywilnego, ale w prawie pracy może występować jako pracodawca, jeżeli stanowi jednostkę organizacyjną zatrudniającą pracowników. Wynika to z art. 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników.

Oznacza to, że sama zmiana nazwy spółki cywilnej albo dołączenie nowego wspólnika nie musi oznaczać zmiany pracodawcy w sensie prawa pracy. Jeżeli pracownicy nadal pracują w tym samym przedsiębiorstwie, pod tym samym kierownictwem organizacyjnym i na tych samych warunkach, aktualizuje się dane identyfikacyjne pracodawcy, a nie tworzy od nowa stosunek pracy.

W aneksie można użyć prostego sformułowania, że strony zgodnie potwierdzają zmianę oznaczenia pracodawcy z dotychczasowej nazwy na nową nazwę spółki cywilnej. Warto też wskazać datę, od której nowa nazwa jest używana, oraz dopisać, że pozostałe postanowienia umowy o pracę pozostają bez zmian.

Co powinien zawierać aneks do umowy?

Aneks powinien być sporządzony na piśmie i podpisany przez pracownika oraz osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy. W spółce cywilnej trzeba zwrócić uwagę, czy czynności z zakresu prawa pracy wykonują wszyscy wspólnicy, wyznaczony wspólnik albo inna umocowana osoba.

W praktyce aneks powinien obejmować:

• datę i miejsce sporządzenia aneksu,
• dane pracownika,
• dotychczasowe i nowe oznaczenie pracodawcy,
• aktualny adres siedziby albo adres wykonywania działalności, jeżeli jest wpisany w umowie,
• wskazanie, od kiedy obowiązuje nowa nazwa lub nowe dane,
• zastrzeżenie, że pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian,
• podpisy stron.

Jeżeli w umowie o pracę wymieniono imiennie wspólników, warto zaktualizować również ten element. Jeżeli natomiast umowa wskazuje wyłącznie nazwę spółki cywilnej jako pracodawcy, aneks może ograniczyć się do zmiany nazwy i ewentualnie adresu.

Kiedy sama aktualizacja danych nie wystarczy?

Trzeba odróżnić zwykłą zmianę nazwy lub składu wspólników od sytuacji, w której faktycznie zmienia się pracodawca albo dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na inny podmiot. W takim przypadku zastosowanie mogą mieć odrębne zasady, w szczególności dotyczące przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę.

Ryzyko takiej kwalifikacji może pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy działalność ma być kontynuowana już nie przez dotychczasową spółkę cywilną, lecz przez inny podmiot, na przykład spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jednoosobową działalność jednego wspólnika albo całkowicie odrębną firmę. Wtedy nie należy ograniczać się do prostego aneksu zmieniającego nazwę.

Jeżeli jednak zmiana polega wyłącznie na tym, że do istniejącej spółki cywilnej dołączył wspólnik, a nazwa została zaktualizowana, przy zachowaniu dotychczasowej organizacji pracy, zwykle wystarczy aneks porządkujący dane w umowach.

Obowiązki kadrowe, ZUS i podatki

Zmiana nazwy spółki cywilnej powinna zostać odzwierciedlona nie tylko w umowach o pracę, lecz także w dokumentacji kadrowej i płacowej. Warto ujednolicić dane w aktach osobowych, listach płac, informacji o warunkach zatrudnienia, regulaminach, upoważnieniach i innych dokumentach używanych wobec pracowników.

Należy też zweryfikować, czy zmiana danych wymaga aktualizacji zgłoszeń lub danych płatnika składek oraz danych używanych przy rozliczeniach podatkowych. Zakres formalności zależy od konkretnej sytuacji, w tym od tego, jakie dane uległy zmianie i jak spółka była wcześniej zarejestrowana jako płatnik.

Pracownikom warto przekazać krótką informację organizacyjną, aby wiedzieli, od kiedy pracodawca posługuje się nową nazwą oraz kto jest uprawniony do podpisywania dokumentów kadrowych.

Podsumowanie

Zmiana nazwy spółki cywilnej, nawet połączona z wejściem nowego wspólnika, co do zasady nie wymaga podpisywania z pracownikami nowych umów o pracę. Najczęściej wystarczą aneksy aktualizujące dane pracodawcy.

Nowa umowa byłaby uzasadniona tylko wtedy, gdy rzeczywiście powstaje nowy stosunek pracy albo pracodawcą ma stać się inny podmiot. Jeżeli chodzi wyłącznie o zmianę oznaczenia tego samego pracodawcy, aneks jest rozwiązaniem prostszym, bezpieczniejszym i lepiej zachowuje ciągłość zatrudnienia.

FAQ

Czy pracownik musi podpisać aneks zmieniający tylko nazwę spółki?

Jeżeli aneks wyłącznie aktualizuje dane pracodawcy i nie pogarsza ani nie zmienia warunków zatrudnienia, zwykle ma charakter porządkowy. Dla porządku dokumentacyjnego warto uzyskać podpis pracownika, ale odmowa podpisu nie oznacza automatycznie, że zmiana nazwy pracodawcy jest bezskuteczna.

Czy zmiana wspólnika w spółce cywilnej oznacza zmianę pracodawcy?

Nie zawsze. Jeżeli pracodawcą pozostaje ta sama jednostka organizacyjna prowadząca działalność w formie spółki cywilnej, a zmienia się tylko skład wspólników, zwykle nie dochodzi do powstania nowego stosunku pracy.

Czy w aneksie można od razu zmienić wynagrodzenie lub stanowisko?

Można, ale nie jest to już wyłącznie aktualizacja danych pracodawcy. Zmiana istotnych warunków zatrudnienia wymaga zgody pracownika w porozumieniu zmieniającym albo zastosowania wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli przepisy i sytuacja na to pozwalają.

Kto podpisuje aneks po stronie spółki cywilnej?

Aneks powinna podpisać osoba uprawniona do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy. Może to być wspólnik, wszyscy wspólnicy albo inna wyznaczona osoba, zależnie od ustaleń w spółce i przyjętego sposobu reprezentacji w sprawach pracowniczych.

Czy trzeba wydać pracownikom nowe świadectwa pracy?

Nie, sama zmiana nazwy spółki cywilnej nie powoduje zakończenia stosunku pracy. Świadectwo pracy wydaje się co do zasady w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, a nie z powodu samej aktualizacji danych pracodawcy.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.