NIP i REGON spółki z o.o. a wpis w KRS

Czy po nadaniu NIP i REGON trzeba aktualizować KRS?

Jeżeli spółka z o.o. została wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, a następnie otrzymała numer NIP i numer REGON, co do zasady nie trzeba składać odrębnego wniosku do KRS tylko po to, aby te numery zostały dopisane do rejestru. W obecnym modelu dane identyfikacyjne są przekazywane między KRS, rejestrem REGON i Centralnym Rejestrem Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników.

Oznacza to, że spółka nie aktualizuje ręcznie wpisu w KRS w zakresie samego NIP i REGON, jeżeli numery zostały nadane w związku z wpisem spółki do rejestru. Warto natomiast po kilku dniach sprawdzić aktualny odpis KRS albo dane w systemie rejestrowym, czy numery zostały już ujawnione.

Podstawowe zasady funkcjonowania rejestru przedsiębiorców wynikają z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. W praktyce wpis numerów NIP i REGON następuje technicznie bez składania dodatkowego formularza KRS przez spółkę.

NIP i REGON a obowiązek złożenia NIP-8

Brak obowiązku składania wniosku do KRS po nadaniu NIP i REGON nie oznacza, że spółka nie ma żadnych dalszych obowiązków. Po rejestracji spółka z o.o. zwykle musi złożyć do właściwego urzędu skarbowego zgłoszenie NIP-8, jeżeli powinna przekazać tak zwane dane uzupełniające.

W NIP-8 podaje się między innymi informacje, których nie obejmuje podstawowy wpis do KRS, na przykład dane kontaktowe, miejsca prowadzenia działalności, miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, rachunki bankowe albo inne dane wymagane przepisami podatkowymi i ewidencyjnymi.

Termin złożenia NIP-8 zależy od charakteru danych i sytuacji spółki. W praktyce najczęściej przyjmuje się termin 21 dni od wpisu do KRS, a w zakresie danych potrzebnych dla rozliczeń składkowych termin może być krótszy, jeżeli spółka staje się płatnikiem składek. Dlatego po rejestracji warto nie ograniczać się do sprawdzenia KRS, lecz od razu ustalić z księgowością, czy i kiedy trzeba złożyć NIP-8.

Kiedy trzeba jednak złożyć wniosek aktualizacyjny do KRS?

Wniosek do KRS będzie potrzebny nie z powodu samego nadania NIP lub REGON, lecz wtedy, gdy zmieniają się dane podlegające ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców. Dotyczy to przykładowo zmiany firmy spółki, siedziby, adresu, przedmiotu działalności, składu zarządu, sposobu reprezentacji, danych wspólników ujawnianych w KRS albo postanowień umowy spółki wymagających wpisu.

Jeżeli po założeniu spółki ujawniono błąd w danych wpisanych do KRS, również nie należy traktować sprawy jako zwykłej aktualizacji NIP lub REGON. Trzeba wtedy ustalić, czy potrzebny jest wniosek o zmianę wpisu, sprostowanie oczywistej omyłki, czy inny tryb postępowania.

W przypadku spółek rejestrowanych przez S24 część zmian można zgłaszać elektronicznie w tym systemie, ale nie każda zmiana umowy spółki lub struktury organizacyjnej będzie możliwa w uproszczonym trybie. W sprawach bardziej złożonych konieczne może być przygotowanie dokumentów w zwykłym postępowaniu rejestrowym.

Co zrobić, jeśli NIP albo REGON nie pojawia się w KRS?

Jeżeli od rejestracji spółki minęło już trochę czasu, a numer NIP lub REGON nadal nie jest widoczny w aktualnym odpisie KRS, w pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy numer został faktycznie nadany przez właściwy organ. Czasem problem wynika z opóźnienia technicznego, niezgodności danych albo braku pełnej synchronizacji między rejestrami.

W takiej sytuacji nie należy automatycznie składać wniosku o zmianę wpisu w KRS. Rozsądne jest najpierw ustalenie, gdzie powstała przeszkoda: w rejestrze REGON, w identyfikacji podatkowej, czy w samym ujawnieniu danych w KRS. Dopiero po takim sprawdzeniu można ocenić, czy potrzebne jest pismo wyjaśniające, kontakt z urzędem, czy formalny wniosek.

Podsumowanie

Nowa spółka z o.o. nie musi składać osobnej aktualizacji KRS wyłącznie dlatego, że otrzymała NIP i REGON. Numery te powinny zostać ujawnione w rejestrze z urzędu po przekazaniu informacji między właściwymi systemami. Nie zwalnia to jednak spółki z innych obowiązków po rejestracji, w szczególności z obowiązku złożenia NIP-8, jeżeli wymagają tego przepisy dotyczące danych uzupełniających.

FAQ

Czy trzeba składać formularz KRS po otrzymaniu NIP?

Nie, jeżeli chodzi wyłącznie o ujawnienie nadanego numeru NIP nowej spółki z o.o. Numer powinien trafić do KRS w ramach wymiany danych między rejestrami. Inaczej jest wtedy, gdy równocześnie zmieniły się inne dane wymagające wpisu do KRS.

Czy po otrzymaniu REGON trzeba aktualizować KRS?

Co do zasady nie. REGON również powinien zostać ujawniony w rejestrze bez osobnego wniosku spółki. Jeżeli numer nie pojawia się w odpisie, warto najpierw sprawdzić, czy został nadany i czy dane spółki są zgodne w rejestrach.

Czy NIP-8 składa się do KRS?

Nie. NIP-8 składa się do właściwego urzędu skarbowego, a nie do sądu rejestrowego. Jest to odrębne zgłoszenie danych uzupełniających, którego nie należy mylić z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS.

Czy brak NIP albo REGON w odpisie KRS blokuje działalność spółki?

To zależy od sytuacji. Sama spółka powstaje z chwilą wpisu do KRS, ale w praktyce NIP i REGON są potrzebne do wielu czynności organizacyjnych, podatkowych i księgowych. Jeżeli numery zostały nadane, lecz nie są widoczne w KRS, trzeba ustalić przyczynę opóźnienia.

Kiedy po rejestracji spółki konieczny jest wniosek do KRS?

Wniosek do KRS jest konieczny wtedy, gdy zmieniają się dane wpisane do rejestru, na przykład zarząd, adres, sposób reprezentacji, firma spółki, przedmiot działalności albo umowa spółki. Samo nadanie NIP i REGON zwykle nie wymaga takiego wniosku.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769

2. Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.