Błąd w sprawozdaniu finansowym spółki, zobacz, czego wymaga KRS przy podpisach zarządu

Wymogi podpisów w świetle ustawy o rachunkowości

Konieczność podpisania sprawozdania finansowego przez osobę je sporządzającą oraz wszystkich członków organu wynika z faktu, że mamy tu przepisy odrębne ustawy o rachunkowości (działa inna reprezentacja niż ta ujawniona w Krajowym Rejestrze Sądowym). Zgodnie z art. 52 tej ustawy:

Art. 52. 1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

2. Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

2a. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.

2b. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. (…)

Reprezentacja spółki a obowiązki wynikające z ustawy

Jak widzimy, przepisy odrębne nakładają dodatkowe obowiązki – jest wymagana określona reprezentacja, inna niż ta określona do ważności oświadczeń w zakresie spraw majątkowych.

Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać dokument?

Bodajże od 2022 r., ze względu na pandemię i fakt, że zarząd nie mógł się czasem spotkać, wprowadzono możliwość złożenia oświadczeń (w tym pisemnych) przez pozostałych członków zarząd. Czyli jeśli kogoś z uprawnionych akurat nie ma, może dosłać oświadczenie o spełnianiu wymagań i nie trzeba mieć jego podpisu pod samym sprawozdaniem. Wystarczy podpis osoby sporządzającej i jednego członka zarządu, do którego dołącza się pisemne oświadczenia pozostałych członków zarządu (skany).

Co mogło pójść nie tak – analiza przypadku

W opisanym przypadku prawdopodobnie prezes zarządu podpisała sprawozdanie, ale pozostali dwaj jego członkowie (Holendrzy) nie złożyli ani podpisu, ani pisemnych oświadczeń, co narusza wymogi art. 52 ustawy o rachunkowości. To uzasadniało odrzucenie dokumentu przez sąd rejestrowy.

Gdzie znaleźć wzory i instrukcje krok po kroku?

Oto link do strony rządowej, gdzie krok po kroku przedstawiono bardzo dokładnie procedurę: Czy oświadczenie składane przez osoby wchodzące w skład wieloosobowego zarządu, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, powinno mieć określoną formę? Czy jest dostępny wzór takiego oświadczenia?

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.