Odwołanie prezesa bez udzielenia absolutorium

Odwołanie prezesa a absolutorium

Podstawą oceny opisanej sytuacji są przepisy Kodeksu spółek handlowych, w szczególności regulacje dotyczące zarządu spółki z o.o., zwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz absolutorium dla członków organów spółki.

Odwołanie prezesa zarządu i udzielenie absolutorium to dwie różne decyzje wspólników. Odwołanie rozstrzyga o tym, czy dana osoba nadal pełni funkcję w zarządzie. Absolutorium jest natomiast oceną sposobu wykonywania obowiązków w określonym, już zakończonym okresie.

W praktyce oznacza to, że nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może podjąć uchwałę o odwołaniu prezesa i powołaniu nowego członka zarządu bez podejmowania uchwały absolutoryjnej. Brak absolutorium na takim zgromadzeniu nie powoduje nieważności samego odwołania, o ile uchwała została podjęta zgodnie z umową spółki i przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Czy można udzielić absolutorium z datą przyszłą?

Udzielenie absolutorium z datą przyszłą, czyli za okres, który jeszcze nie upłynął, jest co do zasady nieprawidłowe. Absolutorium odnosi się do wykonania obowiązków przez członka organu spółki i powinno być podejmowane po tym, gdy możliwa jest realna ocena jego działań, dokumentów finansowych oraz sprawozdania z działalności.

Zgodnie z art. 231 § 2 pkt 3 Kodeksu spółek handlowych przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być m.in. udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Jeżeli rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy, absolutorium za dany rok rozpatruje się zwykle do końca czerwca następnego roku. Jeżeli spółka ma inny rok obrotowy, termin należy liczyć od jego zakończenia.

Odwołanie członka zarządu bez absolutorium

Członek zarządu spółki z o.o. może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady, na przykład szczególną większość głosów albo wymóg istnienia ważnych powodów. Sama uchwała o odwołaniu nie wymaga jednoczesnego głosowania nad absolutorium.

Jeżeli prezes pełnił funkcję tylko przez część roku obrotowego, uchwała absolutoryjna na zwyczajnym zgromadzeniu powinna wskazywać okres, którego dotyczy. W tym samym roku obrotowym mogą więc funkcjonować dwie osoby w zarządzie, a wspólnicy będą głosować nad absolutorium oddzielnie dla każdej z nich, za odpowiedni czas wykonywania obowiązków.

Nieudzielenie absolutorium albo odłożenie głosowania do zwyczajnego zgromadzenia nie jest automatycznie równoznaczne ze stwierdzeniem winy członka zarządu. Może jednak mieć znaczenie praktyczne, zwłaszcza gdy wspólnicy rozważają dochodzenie roszczeń wobec byłego członka zarządu lub gdy istnieje spór co do sposobu prowadzenia spraw spółki.

Rezygnacja, odwołanie i umowa o pracę

Odwołanie z funkcji członka zarządu nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę ani innej umowy, na podstawie której dana osoba wykonywała czynności na rzecz spółki. Wynika to z art. 203 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym odwołanie członka zarządu nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji.

Jeżeli prezes jest jednocześnie pracownikiem spółki, trzeba osobno uregulować sprawę zatrudnienia. Może to nastąpić na przykład przez porozumienie stron, wypowiedzenie albo inne rozwiązanie zgodne z przepisami prawa pracy i treścią zawartej umowy.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest natomiast jednostronnym oświadczeniem członka zarządu. W typowych przypadkach składa się je spółce w sposób umożliwiający zapoznanie się z oświadczeniem. Jeżeli rezygnuje jedyny albo ostatni członek zarządu, należy dodatkowo uwzględnić szczególne zasady przewidziane w Kodeksie spółek handlowych, w tym obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników w sytuacjach określonych ustawą.

Prawa byłego członka zarządu przy sprawozdaniach

Odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowywania sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji. Ma także prawo uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym te sprawozdania, chyba że akt odwołania stanowi inaczej.

Członkowie organów, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają również prawo przeglądać sprawozdanie zarządu, sprawozdanie finansowe oraz odpowiednie sprawozdania organów nadzoru i biegłego rewidenta, jeżeli występują w danej spółce. Mogą także przedkładać do nich opinie na piśmie.

Żądanie skorzystania z tych uprawnień powinno zostać złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników. Warto zachować dowód doręczenia takiego żądania, zwłaszcza gdy między byłym członkiem zarządu a spółką istnieje spór.

Jak przygotować uchwały na nadzwyczajne zgromadzenie?

Jeżeli zgromadzenie ma odbyć się przed przejściem prezesa na emeryturę, najczęściej wystarczą uchwały dotyczące odwołania dotychczasowego członka zarządu, ewentualnego powołania nowego członka zarządu oraz upoważnienia do dokonania zgłoszenia zmian w KRS. Treść uchwał powinna być zgodna z umową spółki i porządkiem obrad.

Nie ma potrzeby wpisywania do porządku obrad uchwały o absolutorium, jeżeli wspólnicy nie dysponują jeszcze dokumentami rocznymi i nie zakończył się okres, którego absolutorium miałoby dotyczyć. Jeżeli wspólnicy chcą wyrazić pozytywną ocenę dotychczasowej współpracy, mogą zrobić to w innej, opisowej uchwale, ale nie powinna ona zastępować rocznego absolutorium przewidzianego w art. 231 Kodeksu spółek handlowych.

Po zmianie składu zarządu należy zadbać o zgłoszenie zmiany do KRS oraz o aktualizację danych w banku, u kontrahentów, w systemach księgowych i wewnętrznych pełnomocnictwach. W spółce jednoosobowej albo przy jednoosobowym zarządzie szczególnie ważne jest zapewnienie ciągłości reprezentacji.

FAQ

Czy odwołanie prezesa musi być połączone z absolutorium?

Nie. Uchwała o odwołaniu prezesa może zostać podjęta samodzielnie. Absolutorium jest odrębną uchwałą podejmowaną co do zasady na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników po zakończeniu roku obrotowego.

Czy wspólnicy mogą udzielić absolutorium za przyszły okres?

Nie powinno się udzielać absolutorium za okres, który jeszcze nie upłynął. Absolutorium ma sens dopiero wtedy, gdy wspólnicy mogą ocenić wykonanie obowiązków na podstawie zakończonego okresu i dokumentów spółki.

Czy były prezes powinien być objęty absolutorium za część roku?

Tak, jeżeli w danym roku obrotowym pełnił funkcję członka zarządu. Uchwała powinna wskazywać albo jasno wynikać z dokumentów, jakiego okresu dotyczy ocena jego działania.

Czy odwołanie z zarządu rozwiązuje umowę o pracę?

Nie. Odwołanie z funkcji w zarządzie nie rozwiązuje automatycznie umowy o pracę ani innej umowy łączącej daną osobę ze spółką. Tę kwestię trzeba uregulować osobno, zgodnie z właściwymi przepisami.

Czy były członek zarządu może przyjść na zwyczajne zgromadzenie?

Co do zasady tak, jeżeli zgromadzenie zatwierdza sprawozdania obejmujące okres, w którym pełnił funkcję. Może też żądać wglądu do dokumentów i przedstawić pisemne uwagi, z zachowaniem ustawowego terminu.

Podsumowanie

Uchwała o odwołaniu prezesa zarządu spółki z o.o. może zostać podjęta bez jednoczesnego udzielania absolutorium. Absolutorium nie służy zatwierdzaniu przyszłych działań, lecz ocenie wykonania obowiązków za zakończony okres. Dlatego w typowej sytuacji sprawę absolutorium rozpatruje się na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników po zakończeniu roku obrotowego i po przygotowaniu dokumentów rocznych.

Warto zadbać, aby uchwały precyzyjnie wskazywały, czy chodzi o odwołanie, rezygnację, powołanie następcy, zgłoszenie zmian do KRS czy ocenę działalności byłego członka zarządu. Rozdzielenie tych kwestii zmniejsza ryzyko sporów i ułatwia prawidłowe prowadzenie dokumentacji spółki.