Umowa spółki cywilnej, ZUS i wypłata zaliczek

Czy podpisanie umowy spółki cywilnej oznacza ZUS za wcześniejszy miesiąc?

Spółka cywilna nie jest spółką handlową ani samodzielnym przedsiębiorcą. Jest umową wspólników, którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego, w szczególności przez wniesienie wkładów. Przedsiębiorcami są poszczególni wspólnicy i to oni dokonują wpisu w CEIDG oraz rozliczają składki ZUS.

Jeżeli umowa spółki cywilnej zostanie podpisana w listopadzie, ale wspólnicy wskażą w CEIDG przyszłą datę rozpoczęcia działalności, np. 2 grudnia, i do tego czasu nie będą faktycznie wykonywać działalności gospodarczej, to co do zasady nie ma podstaw do opłacania składek ZUS za listopad z tego tytułu.

Warto jednak rozróżnić samo przygotowanie dokumentów od realnego wykonywania działalności. Samo sporządzenie umowy, złożenie wniosków rejestracyjnych, uzgodnienie treści umowy czy przygotowanie formalności zwykle nie jest jeszcze prowadzeniem działalności. Inaczej może być, jeżeli przed wskazaną datą wspólnicy zaczynają sprzedawać towary lub usługi, przyjmują zamówienia, wystawiają dokumenty sprzedaży, intensywnie reklamują działalność jako już działającą albo ponoszą koszty bezpośrednio związane z bieżącym wykonywaniem usług.

Jak wpisać datę rozpoczęcia działalności w umowie i CEIDG?

Najbezpieczniej jest zachować spójność między umową spółki cywilnej a wpisami wspólników w CEIDG. W umowie można wskazać, że wspólnicy zawierają umowę w określonym dniu, ale działalność w ramach spółki rozpoczynają od konkretnej przyszłej daty.

Przykładowe postanowienie może brzmieć: „Umowa zostaje zawarta w dniu 24 listopada. Wspólnicy postanawiają, że działalność gospodarcza w ramach spółki cywilnej rozpocznie się w dniu 2 grudnia, o ile do tego dnia zostaną dokonane wymagane zgłoszenia rejestracyjne”.

Takie rozwiązanie jest praktyczne, ponieważ pozwala wcześniej podpisać umowę, przygotować dane do CEIDG, NIP, REGON, rachunek bankowy i inne formalności, a jednocześnie oddzielić etap organizacyjny od faktycznego rozpoczęcia działalności.

Od kiedy wspólnik spółki cywilnej podlega ZUS?

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także co do zasady ubezpieczeniu wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy jest dobrowolne. Okres podlegania ubezpieczeniom jest powiązany z rozpoczęciem i zaprzestaniem wykonywania działalności.

W praktyce istotne są dwa elementy: data wskazana w CEIDG oraz rzeczywiste zachowanie wspólnika. Data w CEIDG jest bardzo ważna, ale w razie sporu ZUS może badać, czy działalność nie była faktycznie wykonywana wcześniej albo czy mimo wpisu faktycznie nie została jeszcze rozpoczęta.

Jeżeli zatem wspólnicy podpisują umowę pod koniec listopada, ale w CEIDG wskazują rozpoczęcie działalności od grudnia i w listopadzie nie wykonują jeszcze działalności gospodarczej, składki za listopad zasadniczo nie powinny powstać. Za grudzień obowiązki ubezpieczeniowe należy już oceniać według daty rozpoczęcia wykonywania działalności i zasad właściwych dla danego wspólnika, w tym ewentualnych ulg w ZUS.

Zysk w spółce cywilnej i zasady wypłaty zaliczek

Zasady udziału wspólników w zyskach i stratach wynikają z Kodeksu cywilnego. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w takim samym stosunku uczestniczy w stratach, niezależnie od rodzaju i wartości wkładu. Umowa może zmienić proporcje udziału w zyskach i stratach, ale nie można całkowicie wyłączyć wspólnika od udziału w zysku.

Co do zasady wspólnik może żądać podziału i wypłaty zysku dopiero po rozwiązaniu spółki. Jeżeli spółka została zawarta na czas dłuższy, wspólnicy mogą żądać podziału i wypłaty zysków z końcem każdego roku obrachunkowego. W praktyce umowa spółki cywilnej może jednak przewidywać wypłatę zaliczek na poczet przyszłego zysku, np. miesięcznie albo kwartalnie.

Jeżeli wspólnicy chcą, aby każdy z dwóch wspólników otrzymywał miesięcznie 30% zysku, trzeba to zapisać precyzyjnie. Oznacza to bowiem, że łącznie wypłacane jest 60% zysku, a 40% pozostaje na rachunku lub w majątku wspólnym wspólników przeznaczonym na działalność spółki.

Nie należy mylić zaliczki na zysk z wynagrodzeniem za pracę wspólnika. W typowej spółce cywilnej wypłata dla wspólnika jest rozliczeniem udziału w zysku, a nie pensją. Jeżeli wspólnicy chcą dodatkowo rozliczać pracę jednego z nich, trzeba bardzo ostrożnie uregulować to w umowie i podatkowo ocenić konsekwencje takiego rozwiązania.

Proponowany zapis o zaliczkach w umowie spółki cywilnej

Postanowienie umowy powinno określać co najmniej: częstotliwość wypłat, podstawę obliczenia zaliczki, termin wypłaty, sposób rozliczenia rocznego oraz obowiązek zwrotu nadpłaconych zaliczek, jeżeli spółka nie osiągnie zakładanego zysku.

Przykładowy zapis może brzmieć:

Jeżeli wspólnicy chcą nierównych udziałów w zysku, np. jeden wspólnik 70%, drugi 30%, trzeba to odrębnie uregulować. Czym innym jest procentowy udział w zysku, a czym innym czasowe pozostawienie części zysku w spółce. Przy dwóch wspólnikach i wypłacie po 30% dla każdego wspólnika udziały mogą nadal pozostać równe, a jedynie część zysku jest zatrzymywana na potrzeby działalności.

Podatki, PCC i rozliczenia między wspólnikami

Spółka cywilna jest transparentna podatkowo w podatku dochodowym. Oznacza to, że przychody i koszty przypisuje się wspólnikom proporcjonalnie do ich prawa do udziału w zysku. Sam fakt pozostawienia części pieniędzy w spółce nie oznacza, że wspólnik nie rozpoznaje dochodu podatkowego. Podatek dochodowy rozlicza się według zasad właściwych dla wspólnika i wybranej formy opodatkowania.

Umowa spółki cywilnej oraz jej zmiany dotyczące wkładów mogą podlegać podatkowi od czynności cywilnoprawnych. W praktyce należy pamiętać o terminowym złożeniu deklaracji i zapłacie PCC, jeżeli obowiązek podatkowy powstaje. To odrębny obowiązek od ZUS i CEIDG.

Wspólnicy powinni także ustalić, kto prowadzi dokumentację księgową, kto reprezentuje spółkę w sprawach bieżących, jakie wydatki wymagają zgody wszystkich wspólników oraz czy wypłata zaliczek może zostać wstrzymana, gdy spółka potrzebuje środków na podatki, składki, towar, czynsz lub inne zobowiązania.

FAQ

Czy mogę podpisać umowę spółki cywilnej wcześniej niż data startu w CEIDG?

Tak. Umowę można podpisać wcześniej i wskazać w niej przyszłą datę rozpoczęcia działalności. Ważne, aby do tej daty nie wykonywać faktycznie działalności, jeżeli wspólnicy chcą uniknąć wcześniejszego obowiązku ubezpieczeniowego.

Czy ZUS liczy się od daty umowy czy od daty rozpoczęcia działalności?

ZUS jest związany z prowadzeniem pozarolniczej działalności, a nie z samym podpisaniem umowy. Najczęściej decydujące znaczenie ma data rozpoczęcia wskazana w CEIDG oraz to, czy działalność rzeczywiście była wykonywana.

Czy czynności przygotowawcze zawsze oznaczają rozpoczęcie działalności?

Nie zawsze. Przygotowanie umowy, zebranie dokumentów czy złożenie wniosków rejestracyjnych zwykle ma charakter organizacyjny. Ryzyko rośnie, gdy wspólnicy przed datą startu wykonują usługi, sprzedają towary, przyjmują zamówienia albo występują wobec klientów jako działający przedsiębiorcy.

Czy można wypłacać zaliczki na zysk co miesiąc?

Tak, jeżeli umowa spółki cywilnej przewiduje takie rozwiązanie albo wspólnicy podejmą zgodną decyzję. Najlepiej opisać mechanizm w umowie, aby było jasne, jak liczyć zaliczkę i co zrobić, gdy ostateczny zysk będzie niższy od wypłat.

Czy 40% pozostawione w spółce jest zwolnione z podatku?

Nie. W podatku dochodowym liczy się dochód przypadający na wspólnika, a nie tylko kwota faktycznie wypłacona z rachunku spółki. Pozostawienie pieniędzy w spółce może być korzystne organizacyjnie, ale nie usuwa obowiązków podatkowych wspólników.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najważniejsze jest rozdzielenie dnia podpisania umowy spółki cywilnej od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności. Jeżeli umowa zostanie podpisana w listopadzie, ale działalność faktycznie rozpocznie się w grudniu i taka data zostanie wskazana w CEIDG, wspólnicy zasadniczo nie powinni płacić ZUS za listopad z tytułu tej działalności.

W umowie warto precyzyjnie zapisać datę startu, zasady udziału w zyskach i stratach, mechanizm miesięcznych zaliczek oraz obowiązek rozliczenia i zwrotu nadwyżki po zakończeniu roku. Przy dwóch wspólnikach wypłata po 30% zysku dla każdego oznacza, że łącznie wypłacane jest 60%, a 40% pozostaje na potrzeby spółki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, art. 860-875
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887 ze zm.
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
4. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.