Prezes spółki z o.o. bez umowy o pracę a emerytura

Czy prezes spółki z o.o. musi mieć umowę o pracę?

Nie. Pełnienie funkcji prezesa zarządu spółki z o.o. nie wymaga zawarcia umowy o pracę. Funkcja w zarządzie wynika z powołania do organu spółki i tworzy przede wszystkim stosunek organizacyjny, regulowany przez Kodeks spółek handlowych oraz umowę spółki.

Umowa o pracę może istnieć równolegle, ale nie jest elementem koniecznym mandatu. Ta sama osoba może więc być jednocześnie prezesem zarządu i pracownikiem spółki, może być prezesem bez żadnej umowy pracowniczej albo wykonywać dodatkowe zadania na podstawie innej umowy, jeżeli jest to prawidłowo ukształtowane.

W praktyce oznacza to, że spółka nie pozostaje bez organu tylko dlatego, że z prezesem rozwiązano umowę o pracę. Dopóki nie nastąpi odwołanie, rezygnacja, upływ kadencji albo inna przyczyna wygaśnięcia mandatu, prezes zachowuje swoje kompetencje wynikające z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki.

Odwołanie z funkcji prezesa a rozwiązanie umowy o pracę

Zgodnie z art. 203 Kodeksu spółek handlowych członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne postanowienia, na przykład ogranicza odwołanie do ważnych powodów. Odwołanie z zarządu nie pozbawia tej osoby ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy albo innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji.

Ten przepis pokazuje istotną zasadę: stosunek korporacyjny i stosunek pracy są od siebie niezależne. Jeżeli wspólnicy albo inny właściwy organ chcą odwołać prezesa, powinni podjąć odpowiednią uchwałę zgodnie z Kodeksem spółek handlowych i umową spółki. Samo porozumienie rozwiązujące umowę o pracę nie zastępuje takiej uchwały.

Analogicznie rozwiązanie umowy o pracę z członkiem zarządu nie powoduje automatycznie odwołania z funkcji prezesa. W opisanej sytuacji spółka nie powinna więc mieć problemu organizacyjnego tylko dlatego, że przez kilka dni prezes nie będzie pracownikiem spółki.

Powołanie do zarządu nie tworzy automatycznie stosunku pracy

Art. 68 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się na podstawie powołania w przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Nie oznacza to jednak, że każde powołanie do organu spółki handlowej tworzy stosunek pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalono pogląd, że powołanie członka zarządu spółki handlowej nie jest samo przez się powołaniem w rozumieniu Kodeksu pracy. Powołanie do zarządu tworzy relację organizacyjną, a stosunek pracy powstaje dopiero wtedy, gdy strony zawrą umowę o pracę albo istnieje inna wyraźna podstawa pracownicza.

Ma to duże znaczenie przy przechodzeniu na emeryturę. Jeżeli prezes był zatrudniony jako dyrektor na podstawie umowy o pracę, to dla ZUS istotne jest zakończenie tej właśnie umowy. Funkcja prezesa sama w sobie nie jest zatrudnieniem pracowniczym, choć może wiązać się z wynagrodzeniem z tytułu powołania.

Emerytura z ZUS a obowiązek rozwiązania umowy o pracę

Przepisy emerytalne przewidują szczególną zasadę dotyczącą kontynuowania zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Jeżeli osoba nabywa prawo do emerytury i nadal pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą, na rzecz którego wykonywała pracę bezpośrednio przed nabyciem prawa do świadczenia, ZUS może wstrzymać wypłatę emerytury do czasu rozwiązania tego stosunku pracy.

Dlatego w praktyce często stosuje się rozwiązanie umowy o pracę, a następnie ponowne zatrudnienie po krótkiej przerwie. Co do zasady jest to dopuszczalne, ale powinno odpowiadać rzeczywistym czynnościom stron. W dokumentach powinno być jasno widoczne, że poprzednia umowa została skutecznie rozwiązana, a nowa została zawarta później.

Warto pamiętać, że ZUS bada przede wszystkim istnienie i rozwiązanie stosunku pracy. Nie jest konieczne odwoływanie prezesa z zarządu tylko po to, aby spełnić warunek dotyczący emerytury, jeżeli problemem jest wyłącznie umowa o pracę.

Kto podpisuje rozwiązanie i nową umowę z członkiem zarządu?

W spółce z o.o. szczególne znaczenie ma reprezentacja przy umowie między spółką a członkiem zarządu. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych w takiej umowie oraz w sporze z członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli w spółce działa rada nadzorcza i ma ona umocowanie do dokonania czynności, może podpisać porozumienie rozwiązujące umowę o pracę oraz nową umowę. Jeżeli rady nadzorczej nie ma, potrzebna jest uchwała wspólników o powołaniu pełnomocnika. W szczególnych konfiguracjach jednoosobowej spółki z o.o. mogą dojść dodatkowe wymagania formalne, dlatego taki przypadek wymaga osobnej analizy.

Błąd w reprezentacji może być większym ryzykiem niż sama przerwa w zatrudnieniu. Warto więc zadbać o uchwały, daty, podpisy i treść dokumentów, aby nie było wątpliwości, że umowa została skutecznie rozwiązana i ponownie zawarta przez właściwie umocowane osoby.

Czy spółka ponosi ryzyko, gdy prezes nie ma umowy o pracę?

Sama okoliczność, że prezes przez pewien czas nie ma umowy o pracę, nie stanowi naruszenia prawa spółek. Prezes może wykonywać czynności organu, reprezentować spółkę i prowadzić jej sprawy na podstawie powołania, o ile mandat trwa i nie ma ograniczeń wynikających z umowy spółki, uchwał albo przepisów szczególnych.

Ryzyka mogą pojawić się gdzie indziej. Trzeba ustalić, czy w okresie bez umowy o pracę prezes otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania, czy działa nieodpłatnie, czy ma zawartą inną umowę oraz jakie są skutki podatkowe i ubezpieczeniowe. Obecnie wynagrodzenie z tytułu powołania do pełnienia funkcji może wiązać się z obowiązkiem składki zdrowotnej, choć zasadniczo nie jest klasycznym stosunkiem pracy.

Nie należy więc automatycznie zakładać, że brak umowy o pracę oznacza brak wszystkich obciążeń publicznoprawnych. Decydujące są podstawa wypłaty, treść uchwały, rodzaj umowy i rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.

Jak bezpiecznie przeprowadzić przerwę w zatrudnieniu?

Najbezpieczniej przygotować komplet dokumentów przed rozwiązaniem umowy. W typowym przypadku będą to: uchwała albo zgoda właściwego organu, porozumienie rozwiązujące umowę o pracę, świadectwo pracy, dokumenty zgłoszeniowe i wyrejestrowujące do ZUS oraz późniejsza nowa umowa podpisana przez prawidłowo umocowaną osobę.

Przerwa pomiędzy rozwiązaniem a ponownym zatrudnieniem powinna być realna. Nie musi to oznaczać długiego okresu, ale dokumenty nie powinny tworzyć wrażenia, że rozwiązanie było tylko pozorne. Jeżeli celem jest uruchomienie wypłaty emerytury, należy także dopilnować wniosku do ZUS i ewentualnych załączników wymaganych w konkretnej sprawie.

Po ponownym zatrudnieniu emeryt może wykonywać pracę na podstawie nowej umowy. Jeżeli osiągnął powszechny wiek emerytalny, zasady ograniczania świadczenia z powodu przychodu są inne niż przy wcześniejszych świadczeniach, ale zawsze warto ocenić konkretny rodzaj emerytury i podstawę zatrudnienia.

FAQ

Czy rozwiązanie umowy o pracę odwołuje prezesa z zarządu?

Nie. Rozwiązanie umowy o pracę kończy stosunek pracowniczy, ale nie kończy automatycznie mandatu w zarządzie. Do odwołania potrzebna jest właściwa czynność korporacyjna, najczęściej uchwała wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady.

Czy prezes może pełnić funkcję bez wynagrodzenia?

Co do zasady tak, jeżeli nie narusza to umowy spółki, uchwał wspólników ani innych ustaleń. Warto jednak jasno ustalić w dokumentach, czy funkcja jest odpłatna, czy nieodpłatna, ponieważ od tego mogą zależeć rozliczenia podatkowe i składkowe.

Czy po rozwiązaniu umowy o pracę można podpisać nową umowę po kilku dniach?

Co do zasady można. Dla celów emerytalnych istotne jest, aby poprzedni stosunek pracy został rzeczywiście rozwiązany. Nowa umowa powinna być zawarta dopiero po zakończeniu poprzedniej i podpisana przez osobę prawidłowo reprezentującą spółkę.

Kto powinien podpisać dokumenty z prezesem spółki z o.o.?

Przy umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Członek zarządu nie powinien samodzielnie podpisywać ze sobą dokumentów w imieniu spółki.

Czy ZUS wymaga odwołania z funkcji prezesa?

Nie w typowej sytuacji, w której problem dotyczy kontynuowania umowy o pracę. ZUS analizuje przede wszystkim stosunek pracy z dotychczasowym pracodawcą. Funkcja w zarządzie jest odrębną relacją, choć wynagrodzenie z tego tytułu może mieć własne skutki rozliczeniowe.

Podsumowanie

Prezes zarządu spółki z o.o. może przez pewien czas pozostawać bez umowy o pracę i nadal pełnić funkcję w zarządzie. Rozwiązanie umowy o pracę nie jest równoznaczne z odwołaniem z funkcji, ponieważ mandat członka zarządu wynika ze stosunku korporacyjnego.

Przy przejściu na emeryturę najważniejsze jest skuteczne rozwiązanie stosunku pracy, prawidłowe udokumentowanie czynności i właściwa reprezentacja spółki. Jeżeli po przerwie ma dojść do ponownego zatrudnienia, nowa umowa powinna być zawarta już po zakończeniu poprzedniej i zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi dla czynności z członkiem zarządu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.U. z późn. zm.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 1998 r., sygn. akt I PKN 345/98
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 grudnia 2004 r., sygn. akt I PK 51/04
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 czerwca 2012 r., sygn. akt II UK 282/11

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.