Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o.

Kiedy podwyższenie kapitału wymaga zmiany umowy spółki?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością kapitał zakładowy można podwyższyć na dwa podstawowe sposoby: przez podwyższenie wartości nominalnej dotychczasowych udziałów albo przez utworzenie nowych udziałów. Wynika to z art. 257 Kodeksu spółek handlowych.

Kluczowe jest to, co znajduje się w aktualnej umowie spółki. Jeżeli umowa spółki przewiduje możliwość podwyższenia kapitału zakładowego bez zmiany umowy, musi wskazywać co najmniej maksymalną wysokość podwyższenia oraz termin, w którym takie podwyższenie może nastąpić. Jeżeli takich postanowień nie ma albo planowane podwyższenie wykracza poza ich granice, konieczna będzie zmiana umowy spółki.

W praktyce oznacza to, że samo podjęcie zwykłej uchwały może nie wystarczyć. Jeżeli umowa spółki nie daje wspólnikom upoważnienia do podwyższenia kapitału w uproszczonym trybie, uchwała powinna mieć formę przewidzianą dla zmiany umowy spółki. Zgodnie z art. 255 Kodeksu spółek handlowych zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru, a uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Podwyższenie wartości nominalnej udziałów czy nowe udziały?

Podwyższenie kapitału przez zwiększenie wartości nominalnej istniejących udziałów polega na tym, że wspólnicy zachowują dotychczasowe udziały, ale każdy udział ma wyższą wartość nominalną. Ten wariant bywa naturalny zwłaszcza wtedy, gdy umowa spółki przewiduje model, w którym wspólnik może mieć tylko jeden udział.

Jeżeli natomiast umowa spółki dopuszcza posiadanie większej liczby udziałów przez jednego wspólnika, częstym rozwiązaniem jest ustanowienie nowych udziałów. Ten tryb jest szczególnie praktyczny, gdy do spółki ma wejść nowy inwestor albo gdy dotychczasowi wspólnicy obejmują dodatkowe udziały.

Trzeba jednak uważać na zasadę równości udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wszystkie udziały powinny być równe i niepodzielne. Dlatego przy podnoszeniu wartości nominalnej udziałów w takim modelu zwykle trzeba zachować proporcjonalność albo odpowiednio zmienić strukturę udziałową.

Jaką uchwałę powinni podjąć wspólnicy?

Uchwała powinna jasno określać, o jaką kwotę podwyższany jest kapitał zakładowy, jaki będzie kapitał po podwyższeniu, czy podwyższenie następuje przez zwiększenie wartości nominalnej udziałów, czy przez utworzenie nowych udziałów, kto obejmuje podwyższony kapitał oraz jakie wkłady zostaną wniesione.

Jeżeli podwyższenie kapitału jest jednocześnie zmianą umowy spółki, uchwała powinna wskazywać również nowe brzmienie postanowień umowy dotyczących kapitału zakładowego, liczby i wartości nominalnej udziałów oraz ewentualnie udziałów poszczególnych wspólników. W takim przypadku potrzebny jest protokół notarialny.

Jeżeli spółka została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 i planowana zmiana mieści się w zakresie zmian obsługiwanych przez ten system, możliwe może być przeprowadzenie procedury w S24. Jeżeli jednak umowa była zmieniana poza S24 albo potrzebna jest uchwała notarialna, zgłoszenia dokonuje się co do zasady przez Portal Rejestrów Sądowych.

Jakie dokumenty trzeba przygotować do KRS?

Zmianę umowy spółki zarząd zgłasza do sądu rejestrowego. Obowiązek ten wynika z art. 256 Kodeksu spółek handlowych. Obecnie wnioski do KRS składa się elektronicznie: przez Portal Rejestrów Sądowych albo, w sprawach obsługiwanych przez ten system, przez S24.

Zakres załączników zależy od trybu podwyższenia kapitału, ale w typowej sprawie potrzebne są w szczególności:

• uchwała zgromadzenia wspólników o podwyższeniu kapitału zakładowego, a gdy dochodzi do zmiany umowy spółki - uchwała w protokole notarialnym,
• jednolity tekst umowy spółki po zmianach, jeżeli zmieniono umowę spółki,
• oświadczenia o objęciu udziałów albo o objęciu podwyższonej wartości udziałów, jeżeli są wymagane w danym trybie,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione, o ile podwyższenie nie następuje ze środków własnych spółki,
• aktualna lista wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu,
• dowód uiszczenia opłat sądowych, jeżeli nie są opłacane bezpośrednio w systemie teleinformatycznym.

Jeżeli udziały obejmuje osoba, która nie była dotąd wspólnikiem, trzeba dodatkowo zadbać o prawidłowe oświadczenie o przystąpieniu do spółki oraz o objęciu udziałów. Forma tych dokumentów zależy od trybu podwyższenia i treści uchwały.

Kiedy podwyższenie kapitału jest skuteczne?

Podwyższenie kapitału zakładowego wymagające wpisu do KRS nie powinno być traktowane jako zakończone w chwili samego podjęcia uchwały. Co do zasady skuteczność podwyższenia kapitału zakładowego jest związana z wpisem do rejestru. Do tego momentu spółka powinna ostrożnie posługiwać się nową wysokością kapitału w dokumentach, umowach i korespondencji.

Warto też pamiętać, że sąd rejestrowy bada formalną poprawność wniosku i załączników. Braki w uchwale, sprzeczność z umową spółki, nieprawidłowa lista wspólników albo brak oświadczenia zarządu o wniesieniu wkładów mogą spowodować wezwanie do uzupełnienia braków albo zwrot wniosku.

PCC i opłaty przy podwyższeniu kapitału

Podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o. jest traktowane na gruncie podatku od czynności cywilnoprawnych jako zmiana umowy spółki. Stawka PCC wynosi 0,5% podstawy opodatkowania, którą co do zasady jest wartość, o jaką podwyższono kapitał zakładowy.

Podstawę opodatkowania można pomniejszyć o określone koszty związane z podwyższeniem kapitału, w szczególności wynagrodzenie notariusza wraz z VAT oraz opłaty sądowe i opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, jeżeli występują w danej procedurze.

Jeżeli uchwała jest objęta aktem notarialnym, w praktyce PCC pobiera i odprowadza notariusz jako płatnik. Jeżeli czynność nie jest dokonywana w formie aktu notarialnego, obowiązek rozliczenia PCC może obciążać spółkę, która powinna złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego.

Standardowa opłata od wniosku o wpis zmiany w KRS oraz ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi łącznie 350 zł przy zgłoszeniu przez Portal Rejestrów Sądowych. Przy zgłoszeniach w systemie S24 opłaty mogą być niższe, dlatego przed złożeniem wniosku warto zweryfikować aktualną kwotę w używanym systemie.

Najczęstsze błędy przy podwyższaniu kapitału

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że każda spółka może podwyższyć kapitał zwykłą uchwałą bez notariusza. Tymczasem uproszczony tryb jest możliwy tylko wtedy, gdy umowa spółki zawiera odpowiednie postanowienia i planowane podwyższenie mieści się w ich granicach.

Drugim częstym problemem jest nieprecyzyjna uchwała. Sąd rejestrowy powinien z dokumentów jednoznacznie odczytać nową wysokość kapitału, liczbę udziałów, wartość nominalną udziałów, osoby obejmujące udziały oraz sposób pokrycia podwyższenia.

Trzecim błędem jest nieuwzględnienie podatku PCC i kosztów rejestrowych. Nawet gdy podwyższenie jest uzgodnione między wspólnikami, brak prawidłowego rozliczenia podatku lub niekompletne załączniki mogą opóźnić cały proces.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji, jeżeli umowa spółki nie przewiduje skutecznego mechanizmu podwyższenia kapitału bez zmiany umowy, wspólnicy powinni podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki w formie protokołu notarialnego. Następnie zarząd powinien zgłosić zmianę do KRS, dołączając wymagane dokumenty, w tym jednolity tekst umowy, listę wspólników oraz oświadczenie o wniesieniu wkładów.

Jeżeli wspólnicy chcą podwyższyć kapitał przez zwiększenie wartości nominalnej istniejących udziałów, uchwała musi dokładnie wskazywać nową wartość udziałów i nową wysokość kapitału zakładowego. Dodatkowo trzeba rozliczyć PCC oraz pamiętać, że podwyższenie kapitału zasadniczo staje się skuteczne dopiero po wpisie do KRS.

FAQ

Czy podwyższenie kapitału w spółce z o.o. zawsze wymaga notariusza?

Nie zawsze. Notariusz jest potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy podwyższenie kapitału wymaga zmiany umowy spółki. Jeżeli umowa spółki zawiera prawidłowe postanowienia pozwalające na podwyższenie bez zmiany umowy, procedura może być prostsza.

Czy można podwyższyć kapitał tylko przez zwiększenie wartości istniejących udziałów?

Tak. Kodeks spółek handlowych dopuszcza podwyższenie kapitału przez zwiększenie wartości nominalnej istniejących udziałów. Trzeba jednak sprawdzić, czy taki wariant jest zgodny z modelem udziałów przyjętym w umowie spółki.

Czy podwyższenie kapitału jest skuteczne od dnia uchwały?

Co do zasady nie należy przyjmować, że sprawa kończy się z chwilą podjęcia uchwały. Podwyższenie kapitału zakładowego wymaga zgłoszenia do KRS i zasadniczo staje się skuteczne po wpisie do rejestru.

Kto płaci PCC od podwyższenia kapitału?

Podatnikiem PCC jest spółka. Jeżeli czynność jest dokonywana w formie aktu notarialnego, podatek zwykle pobiera notariusz jako płatnik. W pozostałych przypadkach spółka powinna samodzielnie złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek.

Czy do KRS trzeba dołączyć listę wspólników?

Tak, po podwyższeniu kapitału zarząd powinien złożyć aktualną listę wspólników. Lista powinna wskazywać wspólników oraz liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich, a także być podpisana przez wszystkich członków zarządu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037

2. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych, Dz.U. 2000 nr 86 poz. 959

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.