Pokrycie straty w spółce z o.o.

Kiedy strata wymaga reakcji zarządu?

Jeżeli spółka z o.o. wykazuje stratę, w pierwszej kolejności trzeba odróżnić dwie kwestie: księgowy sposób pokrycia straty oraz obowiązki zarządu związane z zagrożeniem dalszego funkcjonowania spółki. Strata bilansowa nie zawsze oznacza niewypłacalność, ale może być sygnałem, że zarząd powinien szczególnie uważnie ocenić sytuację finansową spółki.

Zgodnie z art. 233 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

Uchwała dotycząca dalszego istnienia spółki nie jest tym samym co uchwała o pokryciu straty, choć w praktyce obie kwestie mogą być rozpatrywane na tym samym zgromadzeniu. Wspólnicy mogą zdecydować, że spółka kontynuuje działalność, a jednocześnie wskazać sposób rozliczenia straty w księgach.

Jeżeli spółka nie reguluje wymagalnych zobowiązań albo zachodzą inne przesłanki niewypłacalności, zarząd powinien odrębnie ocenić obowiązki wynikające z przepisów o upadłości. Pokrycie straty uchwałą wspólników nie zastępuje tej oceny i nie zwalnia członków zarządu z odpowiedzialności za terminowe działanie.

Jak można pokryć stratę w spółce z o.o.?

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę w sprawie pokrycia straty albo pozostawienia jej do rozliczenia w kolejnych latach. Co do zasady strata może być pokryta z różnych źródeł, jeżeli pozwalają na to przepisy, umowa spółki i sytuacja finansowa spółki.

Najczęściej stosowane sposoby to:

• pokrycie straty z kapitału zapasowego, jeżeli został utworzony i ma odpowiednią wysokość,
• pokrycie straty z kapitałów rezerwowych, o ile ich przeznaczenie na to pozwala,
• wykorzystanie niepodzielonych zysków z lat ubiegłych,
• pokrycie straty dopłatami wspólników, jeżeli umowa spółki przewiduje dopłaty,
• pozostawienie straty do pokrycia z przyszłych zysków,
• obniżenie kapitału zakładowego, jeżeli po obniżeniu zostanie zachowane ustawowe minimum.

Nie ma obowiązku, aby strata została pokryta tylko z jednego źródła. Jeżeli jest to uzasadnione ekonomicznie, wspólnicy mogą podjąć uchwałę, że część straty zostanie rozliczona z przyszłych zysków, a część przez obniżenie kapitału zakładowego. Uchwała powinna być jednak precyzyjna i wskazywać kwoty oraz źródła pokrycia straty.

Pokrycie straty przyszłymi zyskami

Pokrycie straty przyszłymi zyskami oznacza, że strata za zakończony rok obrotowy pozostaje do rozliczenia w kolejnych latach. Jeżeli w następnych okresach spółka osiągnie zysk, wspólnicy mogą przeznaczyć go na pokrycie tej straty zamiast na wypłatę dywidendy.

Takie rozwiązanie jest dopuszczalne, ale powinno być stosowane rozsądnie. Ma sens zwłaszcza wtedy, gdy spółka ma realne perspektywy poprawy wyników, zachowuje płynność finansową i nie ma podstaw do twierdzenia, że dalsze prowadzenie działalności pogłębi szkodę wierzycieli.

Jeżeli strata przekracza próg z art. 233 K.s.h., samo wskazanie, że zostanie ona pokryta z przyszłych zysków, nie wystarczy. Zarząd musi doprowadzić do podjęcia uchwały w sprawie dalszego istnienia spółki, a wspólnicy powinni świadomie ocenić, czy spółka ma podstawy do kontynuowania działalności.

Dopłaty wspólników jako sposób pokrycia straty

Dopłaty mogą być praktycznym rozwiązaniem, gdy spółka potrzebuje zasilenia finansowego bez podwyższania kapitału zakładowego. Warunkiem jest jednak to, aby umowa spółki przewidywała możliwość nakładania dopłat na wspólników. Jeżeli takiego postanowienia nie ma, najpierw trzeba zmienić umowę spółki, a dopiero potem można rozważać uchwałę o dopłatach.

Dopłat nie należy mieszać z aportem ani podwyższeniem kapitału pokrywanym nowymi wkładami. Jeżeli wspólnicy mają zasilić spółkę przez objęcie lub pokrycie udziałów, warto osobno sprawdzić wkłady pieniężne i niepieniężne w spółce z o.o..

Jeżeli pokrywanie straty wiąże się z transakcjami między spółką a podmiotami powiązanymi, trzeba odrębnie sprawdzić, kiedy powstają obowiązki w zakresie cen transferowych w małej spółce z o.o..

Dopłaty powinny być nakładane i uiszczane zgodnie z zasadami określonymi w umowie spółki oraz w Kodeksie spółek handlowych. W praktyce uchwała powinna określać wysokość dopłat, termin ich wniesienia i ewentualne konsekwencje braku zapłaty.

Obniżenie kapitału zakładowego w celu pokrycia straty

Spółka z o.o. może pokryć stratę przez obniżenie kapitału zakładowego, jeżeli po obniżeniu kapitał nadal będzie wynosił co najmniej 5000 zł, a wartość nominalna jednego udziału nie będzie niższa niż 50 zł. Obniżenie może polegać w szczególności na zmniejszeniu wartości nominalnej udziałów albo na umorzeniu części udziałów, zależnie od struktury udziałowej i treści umowy spółki.

Uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego powinna określać wysokość, o jaką kapitał jest obniżany, oraz sposób obniżenia. Co do zasady oznacza to zmianę umowy spółki, która wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza.

Jeżeli obniżenie kapitału ma charakter wyłącznie bilansowy i służy pokryciu straty, środki nie są wypłacane wspólnikom. W przypadku umorzenia udziałów bez wynagrodzenia konieczna jest zgoda wspólnika, którego udział jest umarzany. Jeżeli natomiast obniżenie kapitału wiązałoby się z wypłatami dla wspólników, trzeba szczególnie uwzględnić ochronę wierzycieli i wypłacalność spółki.

Postępowanie konwokacyjne i ochrona wierzycieli

Po uchwaleniu obniżenia kapitału zakładowego zarząd powinien ogłosić obniżenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz wezwać wierzycieli do wniesienia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia. Wierzyciele, którzy zgłoszą sprzeciw w terminie, powinni zostać przez spółkę zaspokojeni albo zabezpieczeni.

Wierzycieli, którzy nie zgłosili sprzeciwu, uważa się za zgadzających się na obniżenie kapitału. Jeżeli spółka nie jest w stanie zaspokoić albo zabezpieczyć wierzycieli, przeprowadzenie obniżenia kapitału może okazać się niemożliwe lub ryzykowne.

Postępowania konwokacyjnego nie trzeba przeprowadzać w szczególnej sytuacji przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych: gdy pomimo obniżenia kapitału zakładowego nie zwraca się wspólnikom wpłat dokonanych na kapitał zakładowy, a jednocześnie z obniżeniem następuje podwyższenie kapitału co najmniej do pierwotnej wysokości.

Zgłoszenie obniżenia kapitału do KRS

Obniżenie kapitału zakładowego staje się skuteczne dopiero po wpisie do rejestru przedsiębiorców KRS. Wniosek składa się elektronicznie przez właściwy system obsługi postępowań rejestrowych. Jeżeli obniżenie wymaga zmiany umowy spółki, zgłoszenie powinno nastąpić w ustawowym terminie liczonym od dnia podjęcia uchwały zmieniającej umowę spółki.

Do wniosku o wpis zmian zwykle dołącza się w szczególności:

• uchwałę zgromadzenia wspólników o obniżeniu kapitału zakładowego,
• tekst jednolity umowy spółki, jeżeli obniżenie wymagało zmiany umowy,
• dowód ogłoszenia wzywającego wierzycieli do zgłoszenia sprzeciwu, jeżeli postępowanie konwokacyjne było wymagane,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni,
• aktualną listę wspólników podpisaną przez zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji,
• inne dokumenty wymagane w konkretnej sytuacji, np. związane z umorzeniem udziałów.

Przed wpisem w KRS nie należy traktować obniżenia kapitału jako skutecznie dokonanego. Ma to znaczenie zarówno dla dokumentów księgowych, jak i dla relacji ze wspólnikami oraz wierzycielami.

Czy można połączyć przyszłe zyski i obniżenie kapitału?

Tak, w spółce z o.o. dopuszczalne jest podjęcie uchwały, zgodnie z którą strata zostanie pokryta częściowo z przyszłych zysków, a częściowo przez obniżenie kapitału zakładowego. Uchwała powinna jednak jasno wskazywać, jaka część straty ma zostać pokryta w dany sposób.

W praktyce warto przygotować dwa zestawy uchwał: uchwały zatwierdzające sprawozdanie finansowe i rozliczające stratę oraz uchwały dotyczące obniżenia kapitału zakładowego i zmiany umowy spółki. Jeżeli zachodzi próg z art. 233 K.s.h., potrzebna jest także uchwała dotycząca dalszego istnienia spółki.

Najbezpieczniej, aby przed zgromadzeniem zarząd przygotował uzasadnienie ekonomiczne: przyczyny straty, plan poprawy sytuacji, ocenę płynności, propozycję źródeł pokrycia straty i skutki dla wierzycieli. Ułatwia to wspólnikom podjęcie świadomej decyzji i zmniejsza ryzyko zarzutów wobec zarządu.

FAQ

Czy strata przewyższająca połowę kapitału zakładowego zawsze oznacza likwidację spółki?

Nie. Taka strata powoduje obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników w sprawie dalszego istnienia spółki, ale wspólnicy mogą zdecydować o kontynuowaniu działalności. Zarząd powinien jednak ocenić, czy spółka jest wypłacalna i czy nie zachodzą podstawy do złożenia wniosku o upadłość.

Czy stratę można pokryć częściowo z przyszłych zysków, a częściowo przez obniżenie kapitału?

Tak. Przepisy nie wymagają, aby strata była pokryta z jednego źródła. Uchwała powinna jednak dokładnie wskazywać, jaka część straty ma być pokryta z przyszłych zysków, a jaka przez obniżenie kapitału zakładowego.

Czy obniżenie kapitału zakładowego wymaga notariusza?

Co do zasady tak, ponieważ obniżenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. zwykle wymaga zmiany umowy spółki, a uchwała zmieniająca umowę spółki powinna być zaprotokołowana przez notariusza.

Czy przy obniżeniu kapitału zawsze trzeba zawiadamiać wierzycieli?

Zasadą jest ogłoszenie obniżenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz wezwanie wierzycieli do zgłoszenia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy. Wyjątki są ograniczone, m.in. dotyczą sytuacji, gdy nie zwraca się wspólnikom wpłat, a jednocześnie kapitał jest podwyższany co najmniej do pierwotnej wysokości.

Od kiedy obniżenie kapitału zakładowego jest skuteczne?

Obniżenie kapitału zakładowego jest skuteczne po wpisie do KRS. Sama uchwała wspólników nie wystarcza do zmiany wysokości kapitału ujawnionej w rejestrze.

Podsumowanie

Spółka z o.o. może pokryć stratę na kilka sposobów, a połączenie przyszłych zysków z obniżeniem kapitału zakładowego jest dopuszczalne. Trzeba jednak prawidłowo przeprowadzić uchwały, zachować minimalną wysokość kapitału zakładowego i udziałów, uwzględnić ochronę wierzycieli oraz doprowadzić do wpisu zmian w KRS. Jeżeli strata jest znaczna, zarząd musi też pamiętać o obowiązku zwołania zgromadzenia wspólników w sprawie dalszego istnienia spółki i o bieżącej ocenie wypłacalności.