Kadencja prezesa zarządu spółki z o.o. na lata obrotowe

Rok obrotowy w spółce z o.o.

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaki rok obrotowy obowiązuje w spółce. Wynika to z umowy spółki, a jeżeli umowa nie wprowadza odmiennego rozwiązania, w praktyce najczęściej jest to rok kalendarzowy.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości rok obrotowy to rok kalendarzowy albo inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy albo jego zmianę określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Jeżeli więc umowa spółki przewiduje rok obrotowy równy kalendarzowemu, to pełnymi latami obrotowymi będą kolejne lata od 1 stycznia do 31 grudnia. Jeżeli natomiast rok obrotowy jest przesunięty, na przykład trwa od 1 lipca do 30 czerwca, liczenie kadencji trzeba dostosować do tak określonego okresu.

Kadencja a mandat członka zarządu

W spółce z o.o. trzeba odróżnić kadencję od mandatu. Kadencja oznacza okres, na jaki dana osoba została powołana. Mandat oznacza uprawnienie do wykonywania funkcji członka zarządu i reprezentowania spółki. W praktyce mandat może wygasnąć później niż sama kadencja, ponieważ Kodeks spółek handlowych wiąże wygaśnięcie mandatu z odbyciem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Zgodnie z art. 202 k.s.h., jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu powołanego na okres dłuższy niż rok wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Aktualne przepisy wzmacniają wykładnię, że kadencję liczy się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki przewiduje inne zasady.

Dlatego odpowiedź nie powinna opierać się wyłącznie na dacie majowej wskazanej w uchwale. Kluczowe jest to, czy uchwała i umowa spółki mówią o pięciu latach kalendarzowych, o pięciu pełnych latach obrotowych, czy zawierają własny mechanizm zakończenia kadencji.

Jak liczyć pięć następujących po sobie lat obrotowych?

Jeżeli prezes został powołany w maju 2012 r. na 5 następujących po sobie lat obrotowych, a rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy, to bez odmiennego postanowienia w umowie spółki najbezpieczniej przyjąć, że liczy się pięć pełnych lat obrotowych po rozpoczęciu pełnienia funkcji.

Przy takim założeniu rok 2012 nie jest pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, ponieważ prezes został powołany dopiero w maju. Kolejnymi pełnymi latami obrotowymi byłyby więc lata 2013, 2014, 2015, 2016 i 2017. W konsekwencji ostatnim pełnym rokiem obrotowym tak rozumianej pięcioletniej kadencji byłby rok 2017, a mandat wygasałby zasadniczo z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2017 r.

Inaczej mogłoby być wtedy, gdyby umowa spółki albo uchwała powołująca prezesa jasno wskazywała, że kadencja ma trwać do konkretnej daty, obejmować niepełny rok 2012 jako pierwszy rok kadencji albo kończyć się z upływem określonego dnia. Wtedy trzeba stosować przede wszystkim treść tych postanowień, o ile są zgodne z ustawą.

Członek zarządu powołany bez określenia terminu

Drugi wspólnik został powołany na członka zarządu na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników w 2013 r. bez określenia terminu. Sam brak terminu w uchwale nie oznacza automatycznie, że mandat trwa bez końca.

Jeżeli umowa spółki nie przewiduje powołania na czas nieoznaczony albo innych zasad wygaśnięcia mandatu, stosuje się art. 202 § 1 k.s.h. Wtedy mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.

Jeżeli więc członek zarządu został powołany w trakcie 2013 r., a rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji był co do zasady rok 2014. Mandat mógł więc wygasnąć w dniu zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2014 r., chyba że umowa spółki stanowiła inaczej.

To istotne, ponieważ wpis członka zarządu w KRS ma charakter informacyjny i nie przesądza sam w sobie o istnieniu mandatu. Może się zdarzyć, że osoba nadal figuruje w rejestrze, ale jej mandat już wygasł. Dlatego trzeba porównać dane w KRS z dokumentami korporacyjnymi spółki.

Jakie działania powinna podjąć spółka?

Najpierw należy zgromadzić i przeanalizować: aktualną umowę spółki, uchwałę z maja 2012 r., uchwałę z 2013 r., protokoły zwyczajnych zgromadzeń wspólników zatwierdzających sprawozdania finansowe oraz zasady reprezentacji spółki ujawnione w KRS.

Jeżeli analiza potwierdzi, że mandat prezesa albo drugiego członka zarządu wygasł, spółka powinna niezwłocznie doprowadzić do prawidłowego powołania zarządu. Najbezpieczniejszą drogą jest zwołanie zgromadzenia wspólników i podjęcie uchwały o powołaniu albo ponownym powołaniu członka zarządu.

Uchwały dotyczące wyboru członków organów i spraw osobowych wymagają tajnego głosowania. Z tego powodu powoływanie członka zarządu w uproszczonym trybie pisemnym bez odbycia zgromadzenia może być ryzykowne, chyba że konkretna sytuacja i dokumenty spółki pozwalają na zastosowanie bezpiecznego, zgodnego z prawem trybu.

Po podjęciu uchwały zmianę składu zarządu należy zgłosić do KRS. Co do zasady wniosek o wpis powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Do zgłoszenia dołącza się odpowiednie dokumenty, w szczególności uchwałę o powołaniu, zgodę członka zarządu na powołanie, jeżeli jest wymagana w danym układzie dokumentów, oraz aktualne adresy do doręczeń osób uprawnionych.

Ryzyka działania po wygaśnięciu mandatu

Jeżeli osoba, której mandat wygasł, podpisuje umowy lub podejmuje czynności jako członek zarządu, powstaje ryzyko sporu co do skuteczności reprezentacji spółki. W zależności od rodzaju czynności, wiedzy kontrahenta i późniejszych działań spółki, skutki mogą być oceniane przez pryzmat przepisów o działaniu osoby nieuprawnionej jako organ osoby prawnej, w tym art. 39 Kodeksu cywilnego.

W praktyce nie należy zakładać, że każda czynność automatycznie jest nieważna albo że każdą da się bezproblemowo potwierdzić. Bezpieczne postępowanie polega na szybkim uregulowaniu składu zarządu, sprawdzeniu reprezentacji przy najważniejszych umowach oraz ewentualnym potwierdzeniu czynności, gdy zachodzi taka potrzeba.

FAQ

Czy rok 2012 liczy się jako pierwszy pełny rok obrotowy?

Jeżeli prezes został powołany w maju 2012 r., a rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, rok 2012 co do zasady nie jest pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji. Pełny rok obrotowy trwa od początku do końca okresu przyjętego w umowie spółki.

Czy mandat wygasa w dniu końca kadencji?

Nie zawsze. W spółce z o.o. mandat członka zarządu powołanego na okres dłuższy niż rok wygasa zasadniczo z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Czy wpis w KRS potwierdza, że członek zarządu nadal ma mandat?

Nie przesądza tego definitywnie. KRS pokazuje ujawniony stan rejestrowy, ale mandat może wygasnąć wcześniej z mocy prawa, uchwały, rezygnacji, odwołania albo śmierci. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić dokumenty spółki.

Czy można powołać członka zarządu uchwałą pisemną bez zgromadzenia?

W sprawach wyboru członków organów obowiązuje tajne głosowanie. Dlatego najbezpieczniej jest przeprowadzić powołanie na zgromadzeniu wspólników. Tryb pisemny może rodzić ryzyko, jeżeli nie zapewnia spełnienia wymogów ustawowych i umownych.

Co zrobić, jeżeli zarząd podpisywał umowy po wygaśnięciu mandatu?

Należy jak najszybciej ustalić datę wygaśnięcia mandatu, sprawdzić najważniejsze czynności i rozważyć ich potwierdzenie albo ponowne dokonanie przez prawidłowo umocowany zarząd. Ocena zależy od rodzaju czynności i konkretnego stanu faktycznego.