Działalność gospodarcza w Polsce i w Niemczech

Czy można mieć działalność w Polsce i w Niemczech?

Tak. Sam fakt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Niemczech nie wyklucza założenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce. Wynika to z unijnej swobody przedsiębiorczości oraz z polskich przepisów, które pozwalają obywatelom państw członkowskich UE podejmować działalność gospodarczą w Polsce co do zasady na takich samych zasadach jak obywatelom polskim. Szersze zasady dotyczące takiego modelu opisujemy w poradniku działalność gospodarcza za granicą a firma w Polsce.

Trzeba jednak uważać na sformułowanie „dwie jednoosobowe działalności”. W Polsce osoba fizyczna może mieć jeden aktywny wpis w CEIDG. Nie można więc założyć dwóch oddzielnych polskich jednoosobowych działalności pod dwoma różnymi wpisami tej samej osoby. Można natomiast mieć jeden wpis w Polsce oraz równolegle prowadzić działalność zarejestrowaną w Niemczech, np. Gewerbe, jeżeli pozwalają na to przepisy niemieckie.

W polskim wpisie CEIDG można wskazać kilka kodów PKD, kilka miejsc wykonywania działalności oraz różne obszary usług. W praktyce często wystarcza jeden polski wpis obejmujący całą działalność wykonywaną na terytorium Polski.

Rejestracja działalności w CEIDG

Obecnie podstawą prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce nie jest już ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, lecz przede wszystkim Prawo przedsiębiorców oraz ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Wpisu dokonuje się przez wniosek CEIDG-1, składany elektronicznie albo w urzędzie gminy.

We wniosku podaje się m.in. dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, firmę przedsiębiorcy, adres do doręczeń, przedmiot działalności według PKD, datę rozpoczęcia działalności, dane rachunku bankowego, formę opodatkowania oraz informacje potrzebne do przekazania danych do właściwych instytucji. CEIDG przekazuje dane m.in. do urzędu skarbowego, GUS i ZUS, ale samo złożenie wniosku nie rozwiązuje wszystkich obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych.

Jeżeli przedsiębiorca jest obywatelem innego państwa UE, powinien sprawdzić, jakie dane identyfikacyjne są wymagane w jego sytuacji. Brak polskiego meldunku nie musi wykluczać rejestracji działalności, ale trzeba wskazać prawidłowy adres do doręczeń oraz adresy związane z wykonywaniem działalności. W praktyce znaczenie ma także posiadanie numeru NIP lub jego nadanie w toku procedury.

Zobacz również: meldunek a adres jednoosobowej działalności gospodarczej

ZUS, A1 i ubezpieczenia społeczne przy pracy w dwóch krajach

Przy działalności wykonywanej w Polsce i w Niemczech kluczowe jest ustalenie, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego przedsiębiorca podlega. W Unii Europejskiej obowiązuje zasada, że zasadniczo podlega się systemowi tylko jednego państwa członkowskiego. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przedsiębiorca sam wybiera korzystniejszy system. Zasady te warto odróżnić od innych sytuacji ubezpieczeniowych przedsiębiorcy, takich jak działalność gospodarcza na L4 – ryzyka i konsekwencje czy działalność gospodarcza na emeryturze – składki i podatki.

Jeżeli osoba normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w jednym państwie członkowskim i czasowo jedzie do drugiego państwa, aby wykonywać podobną działalność, możliwe jest pozostanie przy ustawodawstwie pierwszego państwa przez ograniczony czas, co do zasady do 24 miesięcy, jeżeli spełnione są warunki unijne. W takiej sytuacji istotne jest zaświadczenie A1, potwierdzające właściwe ustawodawstwo.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w dwóch lub więcej państwach członkowskich, stosuje się odrębne reguły koordynacyjne. Znaczenie mogą mieć m.in. miejsce zamieszkania, istotna część działalności wykonywana w państwie zamieszkania oraz centrum interesów działalności. To wymaga oceny konkretnego przypadku, a nie samego porównania adresów firm.

Podatki, VAT i miejsce faktycznego wykonywania usług

Rejestracja działalności w Polsce nie przesądza jeszcze, gdzie przedsiębiorca zapłaci podatek dochodowy od całości swoich dochodów ani czy powstanie obowiązek rejestracji do VAT. Dla podatków znaczenie mogą mieć m.in. rezydencja podatkowa, miejsce stałego zakładu, miejsce świadczenia usług, rodzaj klientów oraz umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w dwóch państwach powinien oddzielić trzy kwestie: legalną rejestrację firmy, rozliczenie podatku dochodowego oraz rozliczenia VAT. To, że polski klient oczekuje faktury z polskimi danymi, nie zawsze oznacza, że konieczne jest utworzenie odrębnej struktury w Polsce. Z drugiej strony stałe wykonywanie usług w Polsce może uzasadniać polską rejestrację i lokalne obowiązki.

Warto też pamiętać o dokumentacji. Umowy, faktury, potwierdzenia wykonania usług, miejsce przechowywania sprzętu, reklama kierowana do klientów oraz faktyczny harmonogram pracy mogą mieć znaczenie przy ocenie, gdzie działalność jest rzeczywiście wykonywana.

Kiedy wystarczy działalność zagraniczna, a kiedy warto zarejestrować firmę w Polsce?

Jeżeli przedsiębiorca z Niemiec jednorazowo wykonuje usługę w Polsce, nie zawsze musi od razu zakładać działalność w Polsce. Trzeba jednak sprawdzić przepisy dotyczące swobody świadczenia usług, branżowe wymogi administracyjne, podatki, VAT oraz ubezpieczenia społeczne. Inaczej wygląda jednorazowe zlecenie, a inaczej stałe pozyskiwanie klientów i regularna praca na terytorium Polski. Odwrotna sytuacja, gdy firma w Polsce realizuje zlecenia w Niemczech, także wymaga oddzielnego sprawdzenia obowiązków w obu państwach.

Rejestracja w Polsce może być uzasadniona zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca ma stałych polskich klientów, wykonuje usługi głównie w Polsce, chce posługiwać się polskim NIP-em, zatrudnia osoby w Polsce, wynajmuje lokal albo prowadzi magazyn, gabinet lub punkt usługowy na terytorium Polski.

Zobacz również: działalność w Polsce i świadczenie usług w innym kraju UE

Najczęstsze ryzyka formalne

Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że skoro można mieć firmę w dwóch państwach, to każde rozliczenie można prowadzić całkowicie niezależnie. W praktyce polskie i niemieckie obowiązki mogą się zazębiać. Dotyczy to zwłaszcza ubezpieczeń społecznych, podatku dochodowego, VAT, obowiązków ewidencyjnych i dowodów potwierdzających miejsce wykonywania pracy.

Drugim ryzykiem jest założenie, że adres wpisany w rejestrze rozstrzyga o wszystkim. Dla wielu obowiązków decydujące jest faktyczne miejsce prowadzenia działalności. Jeżeli przedsiębiorca formalnie ma firmę w Niemczech, ale stale wykonuje usługi w Polsce, polskie organy mogą badać rzeczywisty charakter tej aktywności.

Trzecim ryzykiem jest brak aktualizacji wpisu w CEIDG. Zmiana adresu do doręczeń, rodzaju działalności, rachunku bankowego czy zawieszenie działalności powinny być zgłaszane zgodnie z obowiązującymi zasadami. Nieaktualny wpis może utrudnić kontakt z urzędem i prowadzić do praktycznych problemów w rozliczeniach.

Podsumowanie

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w Niemczech może co do zasady rozpocząć działalność gospodarczą również w Polsce. Nie oznacza to jednak możliwości posiadania dwóch polskich wpisów w CEIDG. W Polsce jedna osoba fizyczna działa w ramach jednego wpisu, który może obejmować różne kody PKD i miejsca wykonywania działalności.

Przy działalności transgranicznej najważniejsze jest nie samo złożenie wniosku CEIDG-1, lecz prawidłowe ustalenie skutków podatkowych, ubezpieczeniowych i organizacyjnych. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, gdzie faktycznie wykonuje usługi, w którym państwie podlega ubezpieczeniom, czy potrzebuje A1 oraz jakie obowiązki ma wobec polskiego i niemieckiego fiskusa.

FAQ

Czy mogę mieć jednocześnie Gewerbe w Niemczech i CEIDG w Polsce?

Tak, jest to co do zasady możliwe. Trzeba jednak osobno ocenić obowiązki w każdym państwie, zwłaszcza podatki, VAT i ubezpieczenia społeczne.

Czy w Polsce można mieć dwa wpisy do CEIDG?

Nie. Jedna osoba fizyczna może mieć jeden wpis w CEIDG. W ramach tego wpisu można natomiast wskazać różne rodzaje działalności, kilka kodów PKD oraz kilka miejsc wykonywania działalności.

Czy założenie firmy w Polsce oznacza automatycznie obowiązek płacenia ZUS w Polsce?

Nie zawsze. Przy działalności w kilku państwach UE trzeba ustalić właściwe ustawodawstwo według zasad koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W niektórych sytuacjach potrzebne będzie zaświadczenie A1.

Czy działalność w Niemczech wystarczy do wystawiania faktur polskim klientom?

Czasem tak, ale zależy to od modelu działania. Jednorazowe lub okazjonalne usługi mogą być rozliczane inaczej niż stała działalność wykonywana na terytorium Polski. Znaczenie mają również przepisy podatkowe i VAT.

Czy obywatel Niemiec może zarejestrować jednoosobową działalność w Polsce?

Co do zasady tak. Obywatele państw członkowskich UE mogą podejmować działalność gospodarczą w Polsce na zasadach zbliżonych do obywateli polskich, ale muszą spełnić wymogi formalne wpisu do CEIDG i rozliczeń publicznoprawnych.