Faktura pro forma a niedostarczony towar

Faktura pro forma nie jest fakturą VAT

Faktura pro forma jest w praktyce dokumentem informacyjnym: wskazuje warunki planowanej transakcji, cenę, dane stron, numer rachunku i opis towaru lub usługi. Sama w sobie nie jest jednak fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Nie dokumentuje sprzedaży dla celów VAT, nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego i nie powinna być księgowana tak jak faktura VAT. Szerszy kontekst pokazuje też omówienie zagadnienia: wykonanie usługi bez pisemnej umowy.

To, że dokument nazwano pro formą, nie oznacza jednak, że jest bez znaczenia prawnego. W sporze z dostawcą może pełnić rolę dowodu: pokazuje, jakiej kwoty żądano, jaki towar miał być dostarczony i na jaki rachunek dokonano płatności. W połączeniu z potwierdzeniem przelewu, korespondencją e-mail, zamówieniem, potwierdzeniem przyjęcia zamówienia, dokumentem WZ lub listem przewozowym może pomóc wykazać treść umowy i zakres niewykonanej dostawy.

Wystawienie pro formy nie zwalnia sprzedawcy z obowiązków podatkowych. Jeżeli transakcja podlega obowiązkowi fakturowania, sprzedawca powinien wystawić właściwą fakturę dokumentującą dostawę towaru albo otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą, z uwzględnieniem zasad i terminów wynikających z ustawy o VAT.

Jak żądać zwrotu pieniędzy za niedostarczony towar?

Jeżeli dostawca otrzymał 100 000 zł, a wydał towar tylko za 50 000 zł, zasadnicze żądanie powinno być sformułowane alternatywnie albo jednoznacznie, zależnie od interesu kupującego. Można żądać uzupełnienia dostawy o brakujący towar albo zwrotu kwoty odpowiadającej niewykonanej części zamówienia. Jeżeli dalsza dostawa nie ma już sensu, zwykle praktyczniejsze jest żądanie zwrotu pieniędzy. Jeżeli dostawa nastąpiła, ale po terminie, osobno trzeba ocenić skutki, jakie wywołuje opóźniona dostawa towaru.

Podstawą roszczenia nie jest sama pro forma, lecz zawarta między stronami umowa sprzedaży lub dostawy oraz fakt, że świadczenie zostało wykonane tylko częściowo. W zależności od okoliczności sprawy w grę może wchodzić roszczenie o wykonanie umowy, zwrot zapłaty za niewykonaną część umowy, odstąpienie od umowy w całości lub w części, a także odsetki ustawowe za opóźnienie. Podobny problem odzyskania środków występuje przy sprawach o omyłkowo zapłaconą fakturę.

Najważniejsze jest zebranie dowodów. W szczególności warto zabezpieczyć: fakturę pro forma, potwierdzenie przelewu, korespondencję z dostawcą, potwierdzenie złożenia zamówienia, dokumenty wydania towaru, dokumenty przewozowe, zdjęcia dostawy, potwierdzenia reklamacji oraz wszelkie wiadomości, w których kontrahent przyznaje, że dostawa była niepełna.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty albo wykonania dostawy

Pierwszym praktycznym krokiem powinno być pisemne wezwanie do kontrahenta. Najlepiej wysłać je e-mailem oraz listem poleconym albo kurierem, tak aby zachować dowód doręczenia lub przynajmniej dowód nadania. W relacjach gospodarczych liczy się precyzja: wezwanie powinno wskazywać numer pro formy, datę i kwotę przelewu, wartość otrzymanego towaru oraz konkretną kwotę żądaną do zwrotu.

W wezwaniu można wyznaczyć termin, np. 7 albo 14 dni, zależnie od okoliczności sprawy. Należy napisać, czy oczekuje się zwrotu brakującej kwoty, czy dostarczenia brakującego towaru. Jeżeli kupujący chce definitywnie odzyskać pieniądze, warto unikać niejasnego sformułowania, że dostawca może wybrać dowolne rozwiązanie bez zgody kupującego.

W piśmie można również zastrzec, że po bezskutecznym upływie terminu sprawa zostanie skierowana do sądu, a kupujący będzie dochodził także odsetek ustawowych za opóźnienie oraz kosztów procesu. Odsetki najbezpieczniej liczyć od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu, chyba że z umowy lub wcześniejszych ustaleń wynika wcześniejsza wymagalność roszczenia.

Obowiązek wystawienia faktury i znaczenie zgłoszenia do urzędu skarbowego

Jeżeli dostawca otrzymał zapłatę i dokonał dostawy albo otrzymał całość lub część zapłaty przed dostawą, mogą powstać obowiązki fakturowe. Zgodnie z art. 106i ust. 1 i 2 ustawy o VAT fakturę wystawia się co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towaru albo otrzymania całości lub części zapłaty przed dostawą, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

Brak właściwej faktury nie zastępuje roszczenia cywilnego o zwrot pieniędzy. Urząd skarbowy nie odzyska za kupującego należności od kontrahenta tak jak sąd cywilny. Zgłoszenie do urzędu może jednak mieć znaczenie, jeżeli sprzedawca nie wystawia faktury mimo otrzymania płatności lub nieprawidłowo rozlicza transakcję. W praktyce bywa to dodatkowy argument w rozmowach, ale nie powinien zastępować wezwania do zapłaty i przygotowania pozwu.

Pozew o zwrot pieniędzy za niezrealizowaną część dostawy

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, pozostaje skierowanie sprawy do sądu. W pozwie trzeba wskazać pozwanego, wartość przedmiotu sporu, dokładne żądanie, odsetki oraz uzasadnienie. Należy opisać, kiedy złożono zamówienie, na jakiej podstawie zapłacono, jaka część towaru została wydana i dlaczego dochodzona kwota odpowiada brakującej części świadczenia.

Do pozwu warto dołączyć w szczególności: pro formę, potwierdzenie przelewu, korespondencję handlową, dokumenty dostawy, zdjęcia lub protokoły odbioru, wezwanie do zapłaty oraz dowód jego wysłania. Jeżeli rozmowy były prowadzone telefonicznie, pomocne mogą być późniejsze e-maile podsumowujące ustalenia, potwierdzenia SMS lub zeznania osób uczestniczących w uzgodnieniach.

Przy roszczeniu o zapłatę 50 000 zł zastosowanie ma opłata stosunkowa od pozwu. Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych w sprawach o prawa majątkowe przy wartości przedmiotu sporu ponad 20 000 zł pobiera się od pisma opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200 000 zł. Dla kwoty 50 000 zł opłata od pozwu wynosi więc 2500 zł.

W pozwie należy żądać również zwrotu kosztów procesu, w tym opłaty sądowej. Jeżeli kupujący wygra sprawę, sąd co do zasady obciąży pozwanego kosztami w zakresie wynikającym z przepisów i wyniku procesu.

Jak zabezpieczyć się na przyszłość?

Przy większych dostawach sama faktura pro forma jest zbyt słabym zabezpieczeniem. Nie zawsze trzeba podpisywać rozbudowaną umowę, ale warto mieć co najmniej pisemne lub e-mailowe potwierdzenie najważniejszych warunków: rodzaju towaru, ilości, ceny, terminu dostawy, zasad płatności, sposobu odbioru, konsekwencji opóźnienia i trybu zwrotu pieniędzy przy niewykonaniu zamówienia.

Dobrym rozwiązaniem jest płatność etapowa: część ceny przed dostawą, reszta po odbiorze towaru. Jeżeli dostawca wymaga przedpłaty, można żądać faktury zaliczkowej, potwierdzenia zamówienia oraz jasnego zapisu, że w razie niedostarczenia towaru w terminie zaliczka podlega zwrotowi. Zaliczka co do zasady jest zwrotna, jeżeli umowa nie zostanie wykonana z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy.

Trzeba odróżniać zaliczkę od zadatku. Zadatek wywołuje szczególne skutki z art. 394 Kodeksu cywilnego: w określonych sytuacjach może zostać zatrzymany albo żądany w podwójnej wysokości. Dlatego nie należy wpisywać słowa zadatek przypadkowo, jeżeli strony chcą jedynie zwykłej przedpłaty podlegającej zwrotowi.

W praktyce przy dużych kwotach warto stosować krótką umowę ramową albo zamówienie zaakceptowane przez kontrahenta. Taki dokument może mieć kilka stron, ale powinien usuwać najczęstsze spory: co dokładnie kupiono, kiedy towar miał być dostarczony, co oznacza częściowa dostawa i w jakim terminie sprzedawca zwraca pieniądze za niewykonaną część.

FAQ

Czy faktura pro forma jest wiążąca?

Pro forma nie jest fakturą VAT, ale może potwierdzać warunki proponowanej transakcji. Jej znaczenie zależy od tego, czy została zaakceptowana przez drugą stronę i czy są inne dowody, np. przelew, e-mail z zamówieniem lub częściowa dostawa.

Czy można odzyskać pieniądze zapłacone na podstawie pro formy?

Tak, jeżeli dostawca nie wykonał umowy w całości albo w części. Należy wykazać zapłatę, ustalenia stron i zakres niewykonanej dostawy. Najpierw warto wysłać wezwanie do zapłaty, a później rozważyć pozew.

Czy można zaksięgować fakturę pro forma?

Co do zasady nie. Pro forma nie jest fakturą VAT i nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT ani typowego ujęcia kosztu tak jak zwykła faktura. Do rozliczeń podatkowych potrzebny jest właściwy dokument księgowy.

Czy zgłoszenie do urzędu skarbowego wystarczy, aby odzyskać pieniądze?

Nie. Zgłoszenie może dotyczyć nieprawidłowości podatkowych, np. braku faktury, ale nie zastępuje pozwu cywilnego o zapłatę. Zwrot pieniędzy od kontrahenta najczęściej dochodzi się przez wezwanie, negocjacje albo postępowanie sądowe.

Co jest lepsze: zaliczka czy zadatek?

To zależy od celu stron. Zaliczka zwykle podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostanie wykonana. Zadatek ma ostrzejsze skutki i może zostać zatrzymany albo żądany w podwójnej wysokości w przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym.

Podsumowanie

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani fakturą VAT, ale nie należy jej lekceważyć. W połączeniu z przelewem, korespondencją i dokumentami dostawy może stanowić istotny dowód w sprawie o zwrot pieniędzy za niedostarczony towar.

Najbezpieczniejsza ścieżka to zebranie dokumentów, wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty albo uzupełnienia dostawy, a następnie skierowanie pozwu, jeżeli kontrahent nadal nie reaguje. Przy kolejnych transakcjach warto ograniczyć przedpłaty, stosować faktury zaliczkowe, potwierdzone zamówienia i jasne warunki zwrotu pieniędzy.