Prywatny sprzęt wspólnika w spółce z o.o.

Umowa między spółką a członkiem zarządu

Spółka z o.o. jest odrębnym podmiotem prawa, dlatego może zawierać umowy ze swoim wspólnikiem, także wtedy, gdy wspólnik jest członkiem zarządu. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. W takim przypadku trzeba oddzielić dwie kwestie: dopuszczalność samej transakcji oraz prawidłową reprezentację spółki.

Jeżeli stroną umowy jest członek zarządu, zastosowanie ma art. 210 K.s.h.. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli wspólnik jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, czynność między nim a spółką wymaga co do zasady formy aktu notarialnego, z wyjątkami przewidzianymi dla czynności dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca w systemie teleinformatycznym.

W praktyce oznacza to, że sprzedaż laptopa, wynajem samochodu czy użyczenie elektronarzędzi nie powinny być podpisane przez tę samą osobę po obu stronach umowy, jeżeli ta osoba działa jako członek zarządu i jednocześnie jako osoba prywatna. Błąd w reprezentacji może podważać skuteczność umowy i utrudniać rozliczenia podatkowe.

Sprzedaż prywatnego sprzętu spółce z o.o.

Wspólnik może sprzedać spółce prywatny sprzęt, na przykład komputer, telefon, elektronarzędzia albo samochód. Umowa powinna wskazywać co najmniej strony, przedmiot sprzedaży, cenę, datę wydania rzeczy, stan techniczny oraz sposób zapłaty. Przy droższym sprzęcie warto dołączyć dokumentację fotograficzną, opis zużycia i porównanie cen rynkowych.

Dla wspólnika kluczowe znaczenie ma art. 10 ust. 1 pkt 8 lit. d ustawy PIT. Sprzedaż rzeczy ruchomej poza działalnością gospodarczą podlega PIT tylko wtedy, gdy następuje przed upływem 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym rzecz została nabyta. Jeżeli sprzedaż następuje po tym terminie, wspólnik zasadniczo nie rozpoznaje przychodu z tego tytułu w PIT.

Jeżeli sprzedaż nastąpi przed upływem 6 miesięcy, opodatkowaniu podlega dochód, czyli różnica między przychodem ze sprzedaży a kosztem nabycia, zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy PIT. Taki dochód rozlicza się w zeznaniu rocznym według skali podatkowej, a więc może mieć znaczenie dla progu podatkowego.

Inaczej trzeba ocenić sytuację, gdy wspólnik sprzedaje sprzęt w ramach prowadzonej działalności gospodarczej albo gdy transakcja ma charakter zorganizowany i powtarzalny. Wtedy przychód może być rozliczany według zasad właściwych dla działalności, a nie jako prywatne odpłatne zbycie rzeczy.

Jak udowodnić własność sprzętu?

Przepisy nie wymagają, aby wspólnik zawsze posiadał fakturę imienną. Zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. W praktyce przydatne są: faktura, paragon, potwierdzenie przelewu, potwierdzenie zamówienia internetowego, umowa sprzedaży, korespondencja ze sprzedawcą, historia aukcji, karta gwarancyjna albo dokumenty serwisowe.

Przy samochodzie szczególne znaczenie mają umowa nabycia albo faktura zakupu, dowód rejestracyjny, karta pojazdu, jeżeli została wydana, potwierdzenia opłat i dokumenty potwierdzające brak współwłasności albo zgodę współwłaściciela. Sam dowód rejestracyjny może być pomocny, ale nie zawsze wystarczy do pełnego wykazania prawa własności.

PCC i koszty po stronie spółki

Jeżeli spółka kupuje rzecz od osoby prywatnej, co do zasady powstaje obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych według stawki 2% od wartości rynkowej rzeczy. Podatnikiem jest kupujący, czyli spółka. Deklarację PCC-3 należy złożyć i podatek zapłacić w terminie 14 dni od zawarcia umowy.

Zgodnie z art. 9 pkt 6 ustawy o PCC zwolniona z podatku jest sprzedaż rzeczy ruchomych, jeżeli podstawa opodatkowania nie przekracza 1000 zł. PCC może nie wystąpić także wtedy, gdy dana czynność jest objęta VAT albo korzysta z wyłączenia przewidzianego w ustawie o PCC. To trzeba ocenić odrębnie, zwłaszcza gdy sprzedający działa jako przedsiębiorca.

Po stronie spółki wydatek na zakup sprzętu może stanowić koszt podatkowy, jeżeli ma związek z działalnością gospodarczą i został prawidłowo udokumentowany. Jeżeli sprzęt spełnia warunki środka trwałego, spółka rozlicza go według zasad właściwych dla środków trwałych, w tym przez amortyzację, chyba że przepisy pozwalają na bezpośrednie ujęcie wydatku w kosztach.

Najem prywatnego sprzętu przez spółkę

Drugim wariantem jest najem sprzętu. Wspólnik pozostaje właścicielem rzeczy, a spółka płaci mu czynsz za korzystanie. Umowa najmu powinna określać przedmiot najmu, wysokość czynszu, terminy płatności, zasady używania sprzętu, odpowiedzialność za uszkodzenia, serwis, ubezpieczenie oraz sposób zwrotu rzeczy.

Jeżeli najem nie jest wykonywany w ramach działalności gospodarczej, przychód wspólnika kwalifikuje się zasadniczo jako najem prywatny. Taki przychód rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% przychodów do limitu 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Ryczałt płaci się co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu albo kwartale uzyskania przychodu, zależnie od wybranego sposobu rozliczeń.

Przychodu z najmu prywatnego nie łączy się z wynagrodzeniem z powołania, umową o pracę ani innymi dochodami opodatkowanymi według skali. Rozlicza się go w PIT-28. Nie wpływa on na przekroczenie drugiego progu skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy PIT.

Po stronie spółki czynsz najmu może być kosztem podatkowym, jeżeli sprzęt jest faktycznie używany w działalności spółki, czynsz jest rynkowy, a wydatek jest prawidłowo udokumentowany. Spółka nie amortyzuje cudzej rzeczy, ponieważ nie jest jej właścicielem.

Wspólnik i spółka jako podmioty powiązane

Wspólnik i spółka z o.o. często są podmiotami powiązanymi. Zgodnie z art. 11a ustawy CIT powiązanie może wynikać między innymi z udziału w kapitale, praw głosu, prawa do udziału w zysku albo faktycznej zdolności wpływania na kluczowe decyzje gospodarcze.

Na podstawie art. 11c ustawy CIT podmioty powiązane powinny ustalać warunki transakcji tak, jak zrobiłyby to podmioty niepowiązane. Dotyczy to zarówno ceny sprzedaży, jak i wysokości czynszu najmu. Zawyżenie ceny może prowadzić do zakwestionowania kosztów spółki, a zaniżenie ceny może skutkować doszacowaniem przychodu.

Warto więc zachować dowody rynkowego charakteru transakcji, na przykład oferty podobnego sprzętu, wyceny, ogłoszenia, porównanie stawek najmu, dokumentację przebiegu pojazdu albo informacje o stanie technicznym. Przy transakcjach o większej wartości należy dodatkowo sprawdzić obowiązki z zakresu cen transferowych.

Nieodpłatne użyczenie albo darowizna sprzętu

Wspólnik może też nieodpłatnie oddać sprzęt spółce do używania. Jest to użyczenie, o którym mowa w art. 710 Kodeksu cywilnego. Użyczający pozwala biorącemu na bezpłatne używanie rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony.

Użyczenie nie powoduje przychodu po stronie wspólnika, ponieważ nie otrzymuje on wynagrodzenia. Może natomiast powodować przychód po stronie spółki z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Zgodnie z art. 12 ustawy CIT wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie świadczeń może stanowić przychód podatkowy spółki.

W praktyce użyczenie bywa mniej korzystne niż najem, ponieważ spółka może mieć przychód podatkowy bez odpowiadającego mu wydatku pieniężnego. Z kolei darowizna przenosi własność na spółkę, ale również może powodować przychód po stronie spółki z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy. Podatek od spadków i darowizn nie dotyczy spółki z o.o. jako osoby prawnej.

Cena rynkowa i odsprzedaż sprzętu

Po nabyciu sprzętu spółka może nim rozporządzać, w tym sprzedać go dalej, jeżeli nie wynika inaczej z umowy albo szczególnych ograniczeń dotyczących danej rzeczy. Odsprzedaż powinna być jednak rozliczona jak zwykła transakcja spółki, z uwzględnieniem podatku dochodowego i ewentualnie VAT.

Wartość rynkową rzeczy, praw albo usług określa się na podstawie cen stosowanych w obrocie rzeczami, prawami lub usługami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu, stopnia zużycia oraz czasu i miejsca zbycia albo świadczenia. Wynika to z art. 14 ust. 2 ustawy CIT.

Najbezpieczniejsze jest przyjęcie takiej ceny lub takiego czynszu, jakie zaakceptowałby niezależny kontrahent. W przypadku samochodu warto uwzględnić przebieg, rocznik, historię serwisową, uszkodzenia, wyposażenie i lokalne ceny podobnych pojazdów.

Odpowiedzi na najczęstsze wątpliwości

• Czy wspólnik może sprzedać spółce prywatny sprzęt?
  Tak, ale trzeba zawrzeć prawidłową umowę, zachować cenę rynkową i zastosować właściwą reprezentację, jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu.
• Czy faktura imienna jest konieczna?
  Nie zawsze. Własność i datę nabycia można wykazywać także innymi dowodami, na przykład umową, potwierdzeniem przelewu, paragonem, zamówieniem internetowym lub korespondencją.
• Czy sprzedaż po 6 miesiącach jest opodatkowana PIT?
  Co do zasady nie, jeżeli sprzedaż dotyczy rzeczy prywatnej i nie następuje w ramach działalności gospodarczej. Termin liczy się od końca miesiąca, w którym rzecz została nabyta.
• Czy najem prywatny wpływa na drugi próg podatkowy?
  Nie, przychód z najmu prywatnego opodatkowany ryczałtem nie jest sumowany z dochodami opodatkowanymi skalą podatkową.
• Czy użyczenie sprzętu jest najprostsze podatkowo?
  Niekoniecznie. Wspólnik nie uzyskuje przychodu, ale spółka może musieć rozpoznać przychód z nieodpłatnego świadczenia.

FAQ

Czy wspólnik będący członkiem zarządu może sam podpisać umowę ze spółką?

Zwykle nie powinien podpisywać umowy sam ze sobą. Jeżeli umowa jest zawierana między spółką a członkiem zarządu, spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Przy jednoosobowej spółce i jedynym członku zarządu mogą dojść wymogi aktu notarialnego.

Czy paragon wystarczy jako dowód zakupu sprzętu?

Może wystarczyć, ale najlepiej mieć więcej dowodów: potwierdzenie płatności, zamówienie, korespondencję ze sprzedawcą, zdjęcia sprzętu, numer seryjny albo dokumenty gwarancyjne. Im droższy sprzęt, tym większe znaczenie ma kompletna dokumentacja.

Czy spółka zawsze płaci PCC przy zakupie od wspólnika?

Nie zawsze. PCC zwykle występuje przy zakupie rzeczy od osoby prywatnej, ale nie zapłaci się go na przykład przy sprzedaży rzeczy ruchomej o wartości nieprzekraczającej 1000 zł. Trzeba też sprawdzić, czy dana czynność nie jest objęta VAT albo wyłączona z PCC.

Co jest korzystniejsze: sprzedaż czy najem sprzętu?

To zależy od celu stron. Sprzedaż przenosi własność na spółkę i może być prosta, jeśli sprzęt ma pozostać w firmie. Najem jest korzystny, gdy wspólnik chce zachować własność i otrzymywać czynsz. Użyczenie jest najprostsze organizacyjnie, ale może być mniej korzystne podatkowo dla spółki.

Czy czynsz najmu może być dowolnie niski albo wysoki?

Nie. Przy transakcjach między wspólnikiem a spółką należy stosować warunki rynkowe. Zbyt wysoki czynsz może zostać zakwestionowany jako koszt spółki, a zbyt niski może wywołać ryzyko doszacowania przychodu lub inne skutki podatkowe.

Podsumowanie

Sprzedaż, najem, użyczenie i darowizna prywatnego sprzętu wspólnika na rzecz spółki z o.o. są prawnie dopuszczalne, ale każda forma wywołuje inne skutki. Przy sprzedaży trzeba zwrócić uwagę na 6-miesięczny termin w PIT, PCC i sposób ujęcia kosztu w spółce. Przy najmie kluczowe są ryczałt, rynkowy czynsz i prawidłowa umowa. Przy użyczeniu oraz darowiźnie największe znaczenie ma przychód spółki z nieodpłatnych świadczeń.

Jeżeli wspólnik jest członkiem zarządu, nie wolno pomijać art. 210 K.s.h. W praktyce o bezpieczeństwie rozliczenia decydują: właściwa reprezentacja spółki, dokumenty potwierdzające własność sprzętu, realna wartość rynkowa i spójne rozliczenia podatkowe.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - Dz.U. 2000 nr 86 poz. 959
4. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86
5. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.