Faktura na wspólnika a spółka cywilna

Ustal, kto był faktycznym nabywcą towaru

W opisanej sytuacji kluczowe jest ustalenie, kto w momencie wydania towaru był stroną transakcji. Spółka cywilna nie jest zwykłą kontynuacją jednoosobowej działalności gospodarczej wspólnika. Dla potrzeb VAT spółka cywilna może być odrębnym podatnikiem i posługiwać się własnym NIP, mimo że cywilnoprawnie nie ma osobowości prawnej.

Jeżeli w chwili sprzedaży towar został zamówiony i odebrany przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność, a faktura została wystawiona na jego NIP, samo późniejsze funkcjonowanie spółki cywilnej nie oznacza automatycznie, że należy wyzerować sprzedaż i wystawić nową fakturę na spółkę.

Inaczej należy oceniać sytuację, gdy już w dniu dostawy rzeczywistym nabywcą była spółka cywilna, a na fakturze omyłkowo wpisano NIP jednego ze wspólników. Wtedy trzeba rozważyć korektę danych nabywcy, ale nadal nie oznacza to automatycznie prawa do przeniesienia sprzedaży do bieżącego okresu rozliczeniowego.

Czy można wyzerować fakturę i wystawić nową?

Faktura korygująca zerująca powinna odpowiadać rzeczywistemu zdarzeniu gospodarczemu. Może być zasadna zwłaszcza wtedy, gdy transakcja nie doszła do skutku, towar został zwrócony, nastąpił zwrot zapłaty albo pierwotna faktura w ogóle nie dokumentowała rzeczywistej sprzedaży.

Jeżeli jednak towar został faktycznie wydany, sprzedaż nastąpiła, a faktura została wprowadzona do obrotu i rozliczona, wyzerowanie faktury tylko po to, aby wystawić nową fakturę w innym miesiącu lub roku, jest podatkowo ryzykowne. Może zostać ocenione jako działanie niezgodne z rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Sprzedawca powinien zachować szczególną ostrożność, gdy prośba o wyzerowanie faktury pojawia się dopiero w trakcie kontroli podatkowej kontrahenta. W takiej sytuacji warto żądać od kontrahenta pisemnego wyjaśnienia, dokumentów potwierdzających status nabywcy oraz informacji, dlaczego pierwotne dane mają być uznane za błędne.

Kiedy właściwa jest korekta danych nabywcy?

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Taka pomyłka może dotyczyć również danych nabywcy, w tym numeru NIP, ale korekta powinna odzwierciedlać rzeczywisty stan faktyczny.

Jeżeli rzeczywistym nabywcą była spółka cywilna, a na fakturze przez pomyłkę wskazano dane jednego ze wspólników, można rozważyć wystawienie faktury korygującej dane nabywcy. W praktyce trzeba jednak odróżnić zwykłą omyłkę w danych od sytuacji, w której próbuje się zastąpić jednego kontrahenta innym podmiotem po fakcie.

Im większa zmiana danych, tym większe ryzyko sporu z organem podatkowym. Sama korekta numeru NIP może być oceniana inaczej niż całkowita zmiana nabywcy, szczególnie gdy dokumenty handlowe, zamówienie, korespondencja, płatność i odbiór towaru wskazują na inny podmiot.

Jak podejść do JPK i rozliczenia VAT?

Jeżeli korekta dotyczy wyłącznie danych formalnych nabywcy i nie zmienia podstawy opodatkowania ani kwoty podatku, co do zasady nie powinna prowadzić do zmiany wysokości VAT należnego u sprzedawcy. Może jednak wymagać korekty części ewidencyjnej JPK_V7 za okres, w którym wykazano pierwotną fakturę, jeżeli w ewidencji znajdują się błędne dane wymagające poprawy.

Nie jest prawidłowe automatyczne założenie, że trzeba skorygować sprzedaż z października do zera, a następnie wykazać ją ponownie w lipcu kolejnego roku. Jeżeli obowiązek podatkowy powstał w dacie pierwotnej sprzedaży, wystawienie nowej faktury w późniejszym okresie mogłoby zniekształcić rozliczenie VAT.

W praktyce należy ustalić: datę wydania towaru, datę powstania obowiązku podatkowego, status nabywcy w tym dniu, dane widniejące w zamówieniu i umowie, sposób zapłaty oraz to, kto faktycznie używał towaru w działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT przez spółkę z zakupów przed rejestracją

W praktyce pojawia się również pytanie, czy spółka cywilna może odliczyć VAT z faktury wystawionej przed jej formalnym zarejestrowaniem albo na przyszłego wspólnika. Orzecznictwo TSUE i część orzecznictwa sądów administracyjnych akcentują zasadę neutralności VAT: jeżeli zakup był związany z przyszłą działalnością opodatkowaną spółki, samo formalne wyprzedzenie rejestracji nie zawsze powinno pozbawiać prawa do odliczenia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 11 kwietnia 2013 roku, sygn. akt I SA/Wr 1513/12, wskazał, że fakt, iż spółka w dniu wystawienia faktury jeszcze nie istniała i nie była zarejestrowanym podatnikiem VAT, nie musi sam w sobie wyłączać prawa do odliczenia, jeżeli wydatki służyły jej przyszłej działalności gospodarczej.

Trzeba jednak podkreślić, że takie sprawy są bardzo zależne od dokumentów i konkretnego stanu faktycznego. W orzecznictwie i praktyce organów podatkowych pojawia się także podejście bardziej rygorystyczne, zgodnie z którym faktura powinna wskazywać podmiot uprawniony do odliczenia. Dlatego nie należy traktować korzystnych wyroków jako automatycznej zgody na dowolne przenoszenie faktur między wspólnikiem a spółką.

Co powinien zrobić sprzedawca?

Sprzedawca powinien przede wszystkim unikać wystawiania dokumentów, które nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu transakcji. Jeżeli towar został sprzedany i wydany, a pierwotna faktura dokumentowała rzeczywistą sprzedaż, korekta zerująca powinna być stosowana tylko wtedy, gdy istnieje ku temu faktyczna i prawna podstawa.

Bezpieczne postępowanie obejmuje analizę dokumentów źródłowych: zamówienia, korespondencji, potwierdzenia odbioru, przelewu, danych z umowy, danych nabywcy przekazanych do faktury oraz statusu podatkowego kontrahenta w chwili sprzedaży. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy wystawić korektę danych, czy odmówić korekty zerującej.

Jeżeli sprawa ma znaczną wartość albo może mieć wpływ na kontrolę podatkową, warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej. Opłata co do zasady wynosi 40 zł od jednego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Ochrona interpretacji zależy jednak od tego, czy opis sprawy jest pełny i zgodny z rzeczywistością.

Podsumowanie

Najbezpieczniejsze stanowisko jest następujące: nie należy zerować faktury i wystawiać nowej w bieżącym okresie tylko dlatego, że kontrahent chce rozliczyć zakup w spółce cywilnej. Jeżeli sprzedaż rzeczywiście miała miejsce w pierwotnym okresie, dokumentacja powinna zachować zgodność z tym zdarzeniem.

Jeżeli błąd polegał na nieprawidłowym wskazaniu danych nabywcy, możliwa może być korekta danych faktury, ale jej zakres musi wynikać z dokumentów i rzeczywistego przebiegu transakcji. W razie wątpliwości lepiej uzyskać pisemne stanowisko kontrahenta, skonsultować dokumenty i rozważyć interpretację podatkową niż wystawić korektę, która może zostać zakwestionowana w kontroli.

FAQ

Czy sprzedawca musi wystawić korektę zerującą na żądanie kontrahenta?

Nie. Sprzedawca powinien wystawić korektę tylko wtedy, gdy istnieje rzeczywista podstawa do korekty. Samo żądanie kontrahenta, zwłaszcza zgłoszone w trakcie kontroli, nie przesądza o obowiązku wyzerowania faktury.

Czy można wystawić nową fakturę w bieżącym miesiącu za sprzedaż z poprzedniego roku?

Co do zasady nie powinno się w ten sposób przenosić sprzedaży do innego okresu, jeżeli towar został wydany wcześniej i wtedy powstał obowiązek podatkowy. Nowa faktura w bieżącym okresie może zniekształcić rozliczenie VAT.

Czy błędny NIP nabywcy zawsze oznacza konieczność korekty JPK?

Nie zawsze, ale korekta ewidencji JPK_V7 może być konieczna, jeżeli w przesłanej ewidencji wykazano błędne dane wymagające poprawy. Jeżeli korekta nie zmienia kwot podatku, nie musi oznaczać zmiany VAT należnego.

Czy spółka cywilna może odliczyć VAT z faktury wystawionej na wspólnika?

To zależy od okoliczności. Znaczenie mają dokumenty, cel zakupu, moment powstania spółki, wykorzystanie towaru w działalności opodatkowanej i treść faktury. Część orzecznictwa dopuszcza odliczenie w szczególnych sytuacjach, ale nie jest to reguła działająca automatycznie.

Czy lepiej wystawić fakturę korygującą czy notę korygującą?

Przy istotnych wątpliwościach dotyczących nabywcy bezpieczniej analizować sprawę indywidualnie. Nota korygująca służy poprawianiu określonych pomyłek przez nabywcę i wymaga akceptacji wystawcy, ale nie powinna służyć do fikcyjnej zmiany strony transakcji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
2. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 11 kwietnia 2013 roku, sygn. akt I SA/Wr 1513/12

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.