Zaliczka na dywidendę w spółce z o.o. kiedy można ją wypłacić

Zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy pozwala przekazać wspólnikom część spodziewanego zysku jeszcze przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników, które zatwierdzi roczne sprawozdanie finansowe i podejmie ostateczną uchwałę o podziale zysku. Nie jest to jednak swobodna wypłata pieniędzy ze spółki. Zarząd może ją przeprowadzić wyłącznie w granicach umowy spółki, Kodeksu spółek handlowych, danych księgowych oraz zasad opodatkowania dywidend.

Przed podjęciem decyzji trzeba rozdzielić cztery kwestie: istnienie upoważnienia w umowie spółki, wynik poprzedniego roku, aktualny wynik bieżącego roku oraz realną płynność finansową. Brak choćby jednego z tych elementów może spowodować, że wypłata będzie nienależna, mimo że spółka ma pieniądze na rachunku.

Na czym polega problem prawny

Wspólnik spółki z o.o. nie może w dowolnym momencie pobrać części pieniędzy spółki tylko dlatego, że posiada udziały albo pełni funkcję w zarządzie. Majątek spółki jest odrębny od majątku wspólnika. Każdy transfer powinien mieć wyraźną podstawę prawną, na przykład wynagrodzenie z umowy, zwrot pożyczki, zapłatę za usługę, dywidendę albo prawidłowo ustaloną zaliczkę na poczet dywidendy.

Problem pojawia się zwykle wtedy, gdy spółka w trakcie roku osiąga dobre wyniki, a wspólnicy chcą wypłacić część środków przed zatwierdzeniem sprawozdania za ten rok. Zwykła dywidenda jest wypłacana na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników po zakończeniu roku obrotowego. Zaliczka działa wcześniej, ale przepisy ograniczają zarówno organ podejmujący decyzję, jak i źródło oraz wysokość wypłaty.

Kiedy wypłata jest zaliczką na dywidendę

O kwalifikacji wypłaty decyduje jej rzeczywista podstawa, a nie sam tytuł przelewu. Jeżeli środki są przekazywane wspólnikowi z uwagi na jego prawo do udziału w zysku i mają zostać rozliczone z przyszłą dywidendą, należy stosować art. 194–195 Kodeksu spółek handlowych. Nie można ominąć tych warunków przez opisanie przelewu jako zaliczki, wypłaty właścicielskiej albo czasowego pobrania środków.

Czy zgromadzenie wspólników musi wyrazić zgodę

Ustawowe uprawnienie do podjęcia decyzji o wypłacie zaliczki przysługuje zarządowi, jeżeli umowa spółki zawiera odpowiednie upoważnienie. Co do zasady nie zastępuje się tego upoważnienia jednorazową uchwałą wspólników. Umowa może jednak przewidywać dodatkowe wymogi wewnętrzne, dlatego przed wypłatą trzeba sprawdzić jej aktualne, zarejestrowane brzmienie oraz zasady podejmowania uchwał przez zarząd.

Czy wystarczy dodatnie saldo na rachunku bankowym

Nie. Środki na rachunku potwierdzają jedynie możliwość technicznego wykonania przelewu. Nie dowodzą, że spółka osiągnęła zysk, mieści się w ustawowym limicie ani że po wypłacie zachowa zdolność terminowego regulowania zobowiązań. Zarząd powinien osobno ocenić wynik finansowy i płynność, uwzględniając między innymi podatki, wynagrodzenia, raty kredytów, zobowiązania handlowe oraz przewidywane wydatki inwestycyjne.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Upoważnienie zarządu w umowie spółki

Art. 194 Kodeksu spółek handlowych pozwala umowie spółki upoważnić zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy. W umowie powinno znaleźć się jednoznaczne postanowienie, z którego wynika kompetencja zarządu. Ogólne postanowienie o prawie wspólników do zysku albo o kompetencjach zarządu nie powinno być traktowane jako wystarczająca podstawa.

Jeżeli takiego zapisu nie ma, najpierw należy zmienić umowę spółki i doprowadzić do wpisania zmiany do KRS. Dopiero po skutecznym wejściu zmiany w życie zarząd powinien rozważać uchwałę o zaliczce. Późniejsze uzupełnienie umowy nie usuwa automatycznie ryzyka związanego z wypłatą dokonaną wcześniej.

Zysk wykazany za poprzedni rok obrotowy

Spółka może wypłacić zaliczkę tylko wtedy, gdy zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Warunku tego nie spełnia samo sporządzenie sprawozdania ani prognoza poprawy wyników. Sprawozdanie musi być zatwierdzone przez właściwy organ, a wynik netto za poprzedni rok musi być dodatni.

W praktyce oznacza to, że nowo utworzona spółka, która nie ma jeszcze zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy wykazującego zysk, nie powinna wypłacać zaliczki na podstawie art. 194–195 Kodeksu spółek handlowych. Tak samo należy ocenić spółkę, która za poprzedni rok wykazała stratę, nawet jeśli bieżący rok zapowiada się bardzo dobrze.

Bieżący zysk i ustawowy limit zaliczki

Maksymalna kwota zaliczki nie jest ustalana na podstawie zysku z poprzedniego roku. Poprzedni rok służy do sprawdzenia, czy spółka w ogóle spełnia warunek wypłaty. Sam limit opiera się przede wszystkim na zysku osiągniętym od końca poprzedniego roku obrotowego, wykazanym w aktualnym sprawozdaniu finansowym.

Co do zasady limit oblicza się w następujący sposób:

• ustala się połowę zysku netto osiągniętego od początku bieżącego roku obrotowego,
• dodaje się kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi zarząd może dysponować w celu wypłaty zaliczek,
• odejmuje się niepokryte straty,
• odejmuje się wartość udziałów własnych.

Przy kilku wypłatach w tym samym roku trzeba kontrolować limit łącznie. Nie można przy każdej kolejnej uchwale liczyć połowy bieżącego zysku od początku, pomijając zaliczki wypłacone wcześniej. Kwotę wynikającą z kalkulacji należy traktować jako maksymalną kwotę brutto przeznaczoną dla wspólników, przed potrąceniem należnego podatku.

Sprawozdanie finansowe na potrzeby wypłaty

Zarząd powinien dysponować sprawozdaniem finansowym pokazującym zysk osiągnięty od początku bieżącego roku obrotowego do dnia przyjętego dla kalkulacji. Dokument powinien być sporządzony zgodnie z ustawą o rachunkowości i obejmować dane pozwalające rzetelnie ustalić wynik oraz pozycje korygujące limit. W spółce z o.o. przepisy o zaliczce nie ustanawiają ogólnego obowiązku badania takiego śródrocznego sprawozdania przez biegłego rewidenta, jednak badanie może wynikać z innych regulacji, umowy spółki albo przyjętych zasad kontroli.

Im większy odstęp między dniem sprawozdawczym a wypłatą, tym większe ryzyko, że dane nie odzwierciedlają aktualnej sytuacji. Jeżeli po sporządzeniu dokumentu nastąpiła istotna strata, odpis aktualizujący, utrata kontraktu albo powstało znaczne zobowiązanie, zarząd powinien zaktualizować kalkulację przed przelewem.

Wystarczające środki i bezpieczeństwo wierzycieli

Nawet prawidłowo wyliczony zysk nie oznacza automatycznie, że zaliczkę należy wypłacić. Art. 194 Kodeksu spółek handlowych wymaga, aby spółka posiadała środki wystarczające na wypłatę. Zarząd powinien badać nie tylko aktualny stan rachunku, lecz także zdolność do regulowania wymagalnych i przewidywalnych zobowiązań po wypłacie.

Jeżeli transfer może doprowadzić do utraty płynności albo pogłębić zagrożenie niewypłacalnością, zarząd powinien z niego zrezygnować lub obniżyć kwotę. Spełnienie matematycznego limitu nie zwalnia członków zarządu z obowiązku działania lojalnie wobec spółki, z należytą starannością oraz z uwzględnieniem interesu spółki i ochrony wierzycieli.

Co powinien zrobić wspólnik, zarząd albo przedsiębiorca

Krok 1. Sprawdzić aktualną umowę spółki

Należy pobrać aktualny tekst umowy oraz odpis KRS i sprawdzić, czy umowa wprost upoważnia zarząd do wypłacania zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Trzeba też zweryfikować postanowienia o udziale wspólników w zysku, uprzywilejowaniu udziałów, sposobie reprezentacji i podejmowaniu uchwał przez zarząd.

Krok 2. Zweryfikować poprzedni rok obrotowy

Do dokumentacji należy dołączyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok oraz uchwałę o jego zatwierdzeniu. Księgowość powinna jednoznacznie potwierdzić, że sprawozdanie wykazuje zysk netto. Sam fakt, że zgromadzenie pozostawiło ten zysk w spółce, nie zastępuje kalkulacji limitu dla bieżącej zaliczki.

Krok 3. Sporządzić aktualne dane finansowe

Księgowość powinna zamknąć odpowiedni okres, ująć przychody i koszty, rozliczyć podatki, amortyzację, rezerwy, odpisy i różnice kursowe, a następnie przygotować sprawozdanie finansowe na przyjęty dzień. Na tej podstawie należy obliczyć zysk osiągnięty od początku roku oraz sprawdzić kapitały rezerwowe, straty z lat ubiegłych i udziały własne.

Krok 4. Obliczyć maksymalną kwotę i podział między wspólników

Kalkulacja powinna wskazywać ustawowy limit, zaliczki wypłacone wcześniej w tym samym roku, pozostałą dostępną kwotę oraz podział między wspólników. Co do zasady podział powinien odpowiadać prawu wspólników do udziału w zysku, z uwzględnieniem postanowień umowy dotyczących udziałów uprzywilejowanych.

Krok 5. Ocenić płynność finansową

Zarząd powinien przygotować krótką analizę przepływów pieniężnych obejmującą co najmniej najbliższe miesiące. Warto ująć należności o niepewnym terminie spłaty, podatki, wynagrodzenia, składki, raty finansowania, zobowiązania wobec dostawców oraz planowane inwestycje. Uchwała o zaliczce nie powinna opierać się wyłącznie na saldzie rachunku z jednego dnia.

Krok 6. Podjąć i udokumentować uchwałę zarządu

Uchwała powinna określać podstawę prawną i umowną, okres objęty sprawozdaniem, wynik finansowy, sposób obliczenia limitu, łączną kwotę brutto zaliczki, kwoty przypadające poszczególnym wspólnikom, termin wypłaty oraz sposób pobrania podatku. Do uchwały warto dołączyć kalkulację podpisaną przez osobę odpowiedzialną za księgi i dokument potwierdzający analizę płynności.

Krok 7. Rozliczyć podatek i zaksięgować wypłatę

Przed przelewem trzeba ustalić status podatkowy każdego wspólnika: osoba fizyczna lub prawna, rezydent lub nierezydent, podmiot krajowy lub zagraniczny, a także ewentualne prawo do zwolnienia albo zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zaliczka na dywidendę nie jest kosztem uzyskania przychodu spółki i nie dokumentuje się jej fakturą.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

PIT wspólnika będącego osobą fizyczną

Zaliczka na poczet dywidendy wypłacana osobie fizycznej będącej polskim rezydentem jest co do zasady przychodem z udziału w zyskach osób prawnych. Spółka jako płatnik pobiera 19% zryczałtowanego PIT od kwoty brutto. Podatku nie pomniejsza się o koszty nabycia udziałów, kwotę wolną ani straty z działalności gospodarczej.

Pobrany podatek spółka wpłaca zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania, a po zakończeniu roku wykazuje go w deklaracji PIT-8AR składanej do końca stycznia. Wspólnik będący polskim rezydentem co do zasady nie dolicza tak opodatkowanej wypłaty do dochodów opodatkowanych skalą i nie otrzymuje PIT-11 z tego tytułu. Dywidenda nie stanowi podstawy składek ZUS ani składki zdrowotnej.

CIT i podatek u źródła przy wspólniku będącym spółką

Jeżeli odbiorcą jest osoba prawna, wypłata co do zasady podlega 19% zryczałtowanemu CIT pobieranemu przez płatnika. W określonych przypadkach możliwe jest zwolnienie dywidendowe, między innymi przy bezpośrednim posiadaniu co najmniej 10% udziałów przez wymagany nieprzerwany okres dwóch lat oraz spełnieniu pozostałych warunków ustawy o CIT. Płatnik musi zgromadzić dokumenty i dochować należytej staranności, a przy podmiotach zagranicznych sprawdzić także certyfikat rezydencji, umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i regulacje WHT.

Przy wysokich płatnościach do podmiotów powiązanych niebędących polskimi rezydentami trzeba dodatkowo zweryfikować mechanizm poboru podatku u źródła po przekroczeniu ustawowego progu 2 mln zł na rzecz tego samego podatnika w roku podatkowym płatnika. Zastosowanie preferencji może wymagać spełnienia dodatkowych wymogów, złożenia oświadczenia albo uzyskania opinii o stosowaniu preferencji.

Spółka na estońskim CIT

Jeżeli spółka wybrała ryczałt od dochodów spółek, wypłaty na rzecz wspólników wymagają odrębnej kalkulacji. Zaliczka na dywidendę może wywołać opodatkowanie jako rozdysponowany zysk już w związku z wypłatą, a rozliczenie spółki i PIT wspólnika odbywa się według mechanizmu właściwego dla estońskiego CIT. Nie należy automatycznie stosować rozliczenia przygotowanego dla klasycznego CIT.

Zmiana umowy spółki i KRS

Sama wypłata zaliczki nie jest zdarzeniem zgłaszanym do KRS. Obowiązek rejestrowy pojawia się jednak wtedy, gdy umowa nie zawiera upoważnienia dla zarządu i trzeba ją zmienić. Zmiana umowy wymaga zachowania właściwej procedury oraz wpisu do rejestru. W spółkach korzystających z systemu wzorca pomocne może być omówienie dotyczące zmian w spółce z o.o. przez s24, przy czym możliwość zastosowania trybu elektronicznego trzeba ocenić dla konkretnej spółki i konkretnej zmiany.

Nienależna wypłata i odpowiedzialność zarządu

Jeżeli wspólnik otrzyma wypłatę sprzeczną z prawem lub umową spółki, art. 198 Kodeksu spółek handlowych przewiduje obowiązek jej zwrotu. Członkowie organów odpowiedzialni za taką wypłatę mogą odpowiadać solidarnie ze wspólnikiem. Dodatkowo członek zarządu może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki, jeżeli działaniem sprzecznym z prawem lub umową wyrządził jej szkodę.

Ryzyko rośnie, gdy wypłata następuje bez aktualnych danych księgowych, przy problemach z płynnością, z pominięciem zobowiązań podatkowych albo w sposób uprzywilejowujący wybranego wspólnika bez podstawy w umowie. W skrajnych sytuacjach transfer dokonany w okresie niewypłacalności może być analizowany również z perspektywy prawa upadłościowego oraz odpowiedzialności karnej lub karnoskarbowej.

Zwrot zaliczki po zakończeniu roku

Jeżeli po zakończeniu roku obrotowego spółka odnotuje stratę, wspólnicy zwracają zaliczki w całości. Jeżeli spółka osiągnie zysk niższy od wypłaconych zaliczek, każdy wspólnik zwraca część przekraczającą zysk przypadający mu za ten rok. Dlatego zarząd powinien zachować rezerwę bezpieczeństwa, a nie wypłacać automatycznie pełnego ustawowego maksimum.

Zwrot środków nie oznacza, że wcześniejsze rozliczenie podatku zawsze skoryguje się automatycznie. Spółka i wspólnik powinni ustalić sposób udokumentowania zwrotu, korekty księgowej oraz ewentualnego odzyskania nadpłaconego podatku. Postępowanie zależy od statusu wspólnika, rodzaju podatku i momentu zwrotu.

Dywidenda a inne transakcje ze wspólnikiem

Zaliczki na dywidendę nie należy mieszać ze sprzedażą udziałów, pożyczką, wynagrodzeniem członka zarządu ani zapłatą za usługi. Każda z tych czynności ma inną podstawę prawną, dokumentację i skutki podatkowe. Przykładowo odrębnym zagadnieniem jest sprzedaż udziałów w spółce z o.o. za 1 zł, której nie rozlicza się jak dywidendy.

FAQ

Czy zaliczkę na dywidendę można wypłacać co miesiąc?

Przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu kilku wypłat w roku. Każda wypłata musi jednak mieć podstawę w umowie i decyzji zarządu, a łączna suma zaliczek nie może przekroczyć aktualnego limitu. Cykliczne przelewy bez aktualizacji wyniku i płynności są ryzykowne.

Czy wystarczy uchwała wspólników o wypłacie zaliczki?

Nie. Podstawą kompetencji zarządu musi być odpowiednie postanowienie umowy spółki. Uchwała wspólników nie zastępuje brakującego upoważnienia, choć umowa może przewidywać dodatkowe wymogi dotyczące decyzji.

Czy można wypłacić zaliczkę, gdy poprzedni rok zakończył się stratą?

Nie na podstawie art. 194–195 Kodeksu spółek handlowych. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok musi wykazywać zysk. Bieżący dodatni wynik ani wysoka gotówka na rachunku nie usuwają tego warunku.

Czy zaliczka może pochodzić z zysku zatrzymanego z dawnych lat?

Sam niepodzielony zysk z dawnych lat nie jest automatycznie podstawą zaliczki. Limit mogą zwiększyć kapitały rezerwowe utworzone z zysku, ale tylko w zakresie, w jakim zarząd może nimi dysponować w celu wypłaty zaliczek. Trzeba sprawdzić uchwały o utworzeniu kapitału i postanowienia umowy.

Czy od zaliczki dla osoby fizycznej spółka pobiera podatek?

Tak. Przy polskim rezydencie spółka co do zasady pobiera 19% zryczałtowanego PIT od kwoty brutto. Wspólnik otrzymuje kwotę netto, a spółka wpłaca podatek i wykazuje go w PIT-8AR.

Czy zaliczka na dywidendę jest kosztem spółki?

Nie. Jest to dystrybucja zysku do wspólników, a nie wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Nie obniża podstawy opodatkowania CIT spółki i nie jest dokumentowana fakturą.

Czy wypłatę zaliczki trzeba zgłosić do KRS?

Nie, sama wypłata nie podlega zgłoszeniu do KRS. Zgłoszenia wymaga natomiast zmiana umowy spółki, jeżeli dopiero wprowadza się do niej upoważnienie zarządu do wypłacania zaliczek.

Co się stanie, jeśli po zakończeniu roku spółka wykaże stratę?

Wspólnicy są zobowiązani zwrócić otrzymane zaliczki w całości. Jeżeli zysk będzie jedynie niższy od zaliczek, zwrot obejmie nadwyżkę ponad zysk przypadający danemu wspólnikowi. Trzeba też osobno rozliczyć skutki księgowe i podatkowe zwrotu.

Podsumowanie

Bezpieczna wypłata zaliczki na dywidendę wymaga jednoczesnego spełnienia warunków umownych, korporacyjnych, finansowych i podatkowych. Zarząd powinien rozpocząć od sprawdzenia umowy spółki i zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok, następnie przygotować aktualne dane finansowe, obliczyć łączny limit oraz ocenić płynność po wypłacie.

Przed przelewem należy podjąć udokumentowaną uchwałę zarządu, ustalić kwoty przypadające wspólnikom i prawidłowo pobrać podatek. Jeżeli dane są niepełne albo spółka ma napiętą płynność, bezpieczniej odroczyć decyzję lub wypłacić kwotę niższą od ustawowego maksimum. Ocena zawsze powinna opierać się na aktualnych dokumentach konkretnej spółki.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 191–195, art. 198 i art. 293.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 30a, art. 41 i art. 42.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 22 i art. 26.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.