Czy spółka cywilna musi przekształcić się w spółkę jawną?

Na czym polega problem prawny

Pytanie, kiedy spółka cywilna musi stać się spółką jawną, często wynika z informacji opartych na nieaktualnych przepisach. W przeszłości Kodeks spółek handlowych przewidywał przypadki obowiązkowego zgłoszenia spółki cywilnej do rejestru jako spółki jawnej. Ustawa nowelizująca z 23 października 2008 r. zniosła jednak tę zasadę od 8 stycznia 2009 r.

Aktualny art. 26 § 4 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę jawną. Jest to zatem decyzja wspólników, a nie automatyczny skutek osiągnięcia określonego obrotu, liczby pracowników czy wartości majątku.

Trzeba przy tym pamiętać, że spółka cywilna i spółka jawna mają odmienną konstrukcję prawną. Spółka cywilna jest stosunkiem umownym pomiędzy wspólnikami regulowanym przede wszystkim przez Kodeks cywilny. Sama spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców – przedsiębiorcami są jej wspólnicy w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Spółka jawna jest natomiast osobową spółką handlową. Ma własną zdolność prawną, może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana oraz jest wpisywana do rejestru przedsiębiorców KRS.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Dla odpowiedzi na pytanie o obowiązkowe przekształcenie najważniejszy jest art. 26 § 4–6 Kodeksu spółek handlowych. Przepisy te regulują dobrowolne przekształcenie spółki cywilnej w jawną, sposób zgłoszenia oraz skutki wpisu do KRS.

Osobno trzeba stosować ustawę o rachunkowości. W przypadku spółek cywilnych, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, obowiązek stosowania jej zasad powstaje, jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro. Kwotę tę przelicza się na złote po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego dany rok obrotowy.

Przekroczenie tego progu powoduje zmianę sposobu prowadzenia rachunkowości, a nie zmianę formy prawnej. Co więcej, przekształcenie spółki cywilnej osób fizycznych w spółkę jawną osób fizycznych samo w sobie nie pozwala uniknąć tego obowiązku, ponieważ spółki jawne osób fizycznych również zostały objęte tym samym progiem w ustawie o rachunkowości.

Jeżeli wspólnikami spółki cywilnej nie są wyłącznie osoby fizyczne, zasady rachunkowości należy ustalić odrębnie. Ustawa o rachunkowości obejmuje bowiem spółki cywilne niewchodzące w szczególne wyłączenie dotyczące spółek cywilnych osób fizycznych niezależnie od wskazanego progu.

Co powinien zrobić wspólnik planujący przekształcenie

Jeżeli jedynym powodem rozważania spółki jawnej jest przekroczenie określonego poziomu przychodów, pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie obowiązków rachunkowych. Nie ma potrzeby rozpoczynania procedury w KRS tylko dlatego, że spółka stała się większa.

Jeżeli natomiast wspólnicy świadomie chcą przejść na formę spółki jawnej, art. 26 KSH przewiduje uproszczoną drogę przekształcenia.

1. Sprawdzenie stanu spółki cywilnej. Należy ustalić aktualny skład wspólników, treść umowy, wkłady, majątek wspólny, zobowiązania, umowy z kontrahentami oraz ewentualne zezwolenia i koncesje.
2. Uzgodnienie przekształcenia przez wspólników. Procedura wymaga współdziałania wszystkich wspólników. Przed zgłoszeniem muszą oni dostosować umowę spółki do wymagań przewidzianych dla spółki jawnej.
3. Dostosowanie umowy. Umowa powinna zawierać między innymi firmę i siedzibę spółki, określenie wkładów wspólników i ich wartości, przedmiot działalności oraz czas trwania, jeżeli jest oznaczony. Warto od razu prawidłowo ustalić także sposób reprezentacji.
4. Przygotowanie zgłoszenia do KRS. Zgłoszenia przekształcenia dokonują wszyscy wspólnicy. Wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się elektronicznie w systemie teleinformatycznym. W tym trybie nie można wykorzystać wzorca umowy właściwego dla S24.
5. Dołączenie wymaganych dokumentów. Zakres załączników powinien odpowiadać konkretnemu stanowi spółki oraz danym podlegającym ujawnieniu w KRS.
6. Oczekiwanie na wpis. Samo podpisanie zmienionej umowy nie powoduje jeszcze przekształcenia. Zgodnie z art. 26 § 5 KSH spółka cywilna staje się spółką jawną dopiero z chwilą wpisu do rejestru.

Jeżeli równolegle ze zmianą formy prawnej planowana jest roszada między dotychczasowymi wspólnikami, warto wcześniej ustalić zasady, na jakich przebiega zmiana wspólnika w spółce cywilnej krok po kroku. Przekształcenie nie powinno zastępować prawidłowego uporządkowania zmian osobowych.

Podobnie należy potraktować planowane dopisanie wspólnika do spółki cywilnej. Trzeba zdecydować, czy nowy wspólnik ma wejść jeszcze do spółki cywilnej, czy dopiero do spółki jawnej, ponieważ wpływa to na dokumenty i przebieg całej operacji.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

Pełna księgowość nie oznacza obowiązku zmiany spółki

Najczęstszym błędem jest utożsamianie obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych z obowiązkiem wejścia do KRS. Są to dwie odrębne kwestie. Spółka cywilna może nadal funkcjonować po przekroczeniu progu rachunkowego, jeżeli wspólnicy nie podejmą decyzji o przekształceniu.

Nie należy też zakładać, że przekształcenie w spółkę jawną pozwoli wrócić do uproszczonej księgowości. Jeżeli spółkę jawną tworzą osoby fizyczne i jej przychody przekraczają ustawowy próg, również ona podlega odpowiednim obowiązkom wynikającym z ustawy o rachunkowości.

Sposób księgowania wypłat, rozliczeń prywatnych i operacji na rachunku spółki może wymagać osobnej analizy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji opisanych szerzej w materiale o wypłatach dla wspólników spółki cywilnej.

Przekształcenie zapewnia sukcesję, ale trzeba sprawdzić podatki

Z chwilą wpisu do KRS spółce jawnej przysługują prawa i obowiązki stanowiące wcześniej majątek wspólny wspólników spółki cywilnej. Przepisy Ordynacji podatkowej przewidują ponadto sukcesję praw i obowiązków podatkowych przy powstaniu osobowej spółki handlowej w wyniku przekształcenia innej spółki niemającej osobowości prawnej.

Także NIP spółki cywilnej przechodzi na spółkę handlową powstałą z przekształcenia. Nie oznacza to jednak, że po wpisie do KRS nie ma żadnych czynności aktualizacyjnych. Trzeba sprawdzić dane podatkowe, VAT, rachunek bankowy, dokumentację księgową, zgłoszenia dotyczące beneficjentów rzeczywistych oraz inne obowiązki zależne od konkretnego składu wspólników i działalności spółki.

Szczególnej uwagi wymaga spółka jawna, której wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne. Taka spółka może stać się podatnikiem CIT, jeżeli nie zostaną spełnione ustawowe obowiązki informacyjne. W przypadku spółki jawnej powstałej z przekształcenia należy w szczególności zweryfikować obowiązek złożenia informacji CIT-15J; dla nowo zarejestrowanej spółki jawnej przepisy przewidują termin 14 dni od jej zarejestrowania.

Zmieniają się zasady odpowiedzialności wobec wierzycieli

W spółce cywilnej wspólnicy odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania na podstawie art. 864 Kodeksu cywilnego. Spółka jawna sama jest podmiotem praw i obowiązków oraz odpowiada swoim majątkiem, ale jej wspólnicy również ponoszą odpowiedzialność osobistą, solidarną i nieograniczoną.

W spółce jawnej odpowiedzialność wspólnika ma jednak charakter subsydiarny w zakresie prowadzenia egzekucji – egzekucja z jego majątku może być prowadzona, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Nie oznacza to pełnego oddzielenia majątku prywatnego wspólnika od ryzyka prowadzonego biznesu.

Przekształcenie nie jest zatem sposobem na usunięcie wcześniejszych zobowiązań lub uwolnienie wspólników od istniejącego ryzyka. Przed podjęciem decyzji trzeba przeanalizować zadłużenie, toczące się spory, zabezpieczenia oraz udzielone gwarancje i poręczenia.

Umowy, zezwolenia i majątek wymagają przeglądu

Mechanizm przekształcenia zapewnia daleko idącą ciągłość prawną. Nie powinno się jednak automatycznie zakładać, że każda decyzja administracyjna, koncesja, licencja, umowa kredytowa albo umowa z kontrahentem będzie funkcjonować bez jakiejkolwiek dodatkowej czynności.

Przed zgłoszeniem do KRS warto przejrzeć zwłaszcza umowy kredytowe i leasingowe, najem nieruchomości, umowy z kluczowymi kontrahentami, zezwolenia branżowe, dotacje oraz postępowania, w których uczestniczą wspólnicy. Szczególne przepisy albo treść decyzji mogą przewidywać wyjątki od sukcesji lub obowiązek zawiadomienia określonego podmiotu.

Podsumowanie i rekomendowane działania

Jeżeli wspólnicy zastanawiają się nad spółką jawną wyłącznie dlatego, że firma osiągnęła wysoki obrót, powinni zacząć od sprawdzenia przepisów o rachunkowości. Sam poziom przychodów nie tworzy obecnie obowiązku przekształcenia.

Spółka jawna może natomiast być świadomym wyborem organizacyjnym, gdy wspólnicy chcą prowadzić działalność jako odrębna jednostka wpisana do KRS, uporządkować reprezentację i majątek albo przygotować przedsiębiorstwo do dalszych zmian strukturalnych.

Najczęstsze pytania

Czy przekroczenie 2 500 000 euro przychodów oznacza obowiązkową spółkę jawną?

Nie. Próg 2 500 000 euro występuje w ustawie o rachunkowości i w określonych przypadkach decyduje o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie jest progiem obowiązkowego przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną.

Czy spółka cywilna może prowadzić pełną księgowość i nadal pozostać spółką cywilną?

Tak. Obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości nie zmienia automatycznie formy prawnej. Wspólnicy mogą nadal prowadzić działalność jako spółka cywilna.

Czy do przekształcenia spółki cywilnej w jawną można użyć S24?

Nie w trybie przekształcenia określonym w art. 26 § 4 KSH. Przepis wprost wyłącza zawarcie umowy spółki jawnej przy wykorzystaniu wzorca umowy. Zgłoszenie jest dokonywane elektronicznie do KRS, ale nie poprzez uproszczony wzorzec umowy S24.

Czy przed przekształceniem trzeba zlikwidować spółkę cywilną?

Nie. Mechanizm z art. 26 § 4–6 KSH jest przekształceniem, a nie likwidacją działalności i tworzeniem całkowicie nowego przedsiębiorstwa od zera. Skutek przekształcenia następuje z chwilą wpisu spółki jawnej do KRS.

Czy spółkę cywilną można przekształcić bezpośrednio w inną spółkę handlową?

Tak. Kodeks spółek handlowych pozwala również na przekształcenie spółki cywilnej w inną spółkę handlową niż spółka jawna, jednak odbywa się to według odrębnej procedury przewidzianej w przepisach o przekształceniach.

Źródła

• Kodeks spółek handlowych – w szczególności art. 22, art. 25, art. 26, art. 31, art. 551 i art. 553.
• Ustawa z 23 października 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych, Dz.U. z 2008 r. Nr 217, poz. 1381.
• Kodeks cywilny – w szczególności art. 860–875 oraz art. 864.
• Ustawa – Prawo przedsiębiorców – art. 4 ust. 2.
• Ustawa o rachunkowości – w szczególności art. 2 oraz art. 3 ust. 3.
• Ordynacja podatkowa – art. 93a.
• Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – art. 12.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych – art. 1 ust. 3 pkt 1a.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.