Umowa spółki z o.o. – co powinna zawierać i czego nie wpisywać?

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednocześnie aktem założycielskim i podstawowym dokumentem ustrojowym spółki. To z niej wynika nie tylko, kto obejmuje udziały, lecz także wiele reguł, które później decydują o sposobie działania wspólników i organów.

W typowej spółce jednoosobowej prosty dokument może wystarczyć. Przy dwóch lub większej liczbie wspólników pominięcie zasad wyjścia ze spółki, zbywania udziałów, finansowania lub podejmowania kluczowych decyzji często wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy wspólnicy przestają się zgadzać. Wówczas zmiana umowy może wymagać większości, której skonfliktowane strony już nie są w stanie uzyskać.

Co musi zawierać umowa spółki z o.o.?

Obowiązkowy katalog wynika przede wszystkim z art. 157 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Brak jednego z wymaganych elementów może spowodować problemy z rejestracją, a wadliwe postanowienia mogą wymagać poprawienia przed wpisem albo już po rejestracji.

Firma i siedziba spółki

Umowa powinna określać firmę, czyli nazwę spółki, oraz jej siedzibę. Firma musi zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”; w obrocie można używać skrótów „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.

Warto odróżnić siedzibę od pełnego adresu. KSH wymaga wskazania w umowie siedziby, natomiast adres jest ujawniany w zgłoszeniu rejestrowym. Jeżeli nie ma szczególnej potrzeby, wpisywanie do umowy konkretnej ulicy i numeru może niepotrzebnie utrudnić późniejszą przeprowadzkę w obrębie tej samej miejscowości.

Przedmiot działalności

Umowa musi wskazywać przedmiot działalności spółki. Powinien on odpowiadać rzeczywistemu planowi biznesowemu, a nie być przypadkową listą możliwych aktywności. Zbyt wąskie określenie może wymusić późniejszą zmianę umowy, ale wpisywanie bardzo szerokiego katalogu bez związku z działalnością zwykle nie daje praktycznej korzyści.

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić także, czy planowana działalność nie jest regulowana odrębnymi przepisami i czy nie wymaga zezwolenia, koncesji, wpisu do rejestru działalności regulowanej albo szczególnej formy organizacyjnej.

Kapitał zakładowy i udziały

Kapitał zakładowy spółki z o.o. musi wynosić co najmniej 5000 zł. Wartość nominalna pojedynczego udziału nie może być niższa niż 50 zł. Udziały nie mogą być obejmowane poniżej wartości nominalnej; nadwyżka ponad wartość nominalną jest przelewana do kapitału zapasowego.

Umowa musi również rozstrzygnąć, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Jeżeli wspólnik może mieć kilka udziałów, wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i niepodzielne. Trzeba też podać liczbę i wartość nominalną udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników.

Czas trwania spółki

Jeżeli spółka ma działać przez czas oznaczony, trzeba wskazać ten okres w umowie. Jeżeli wspólnicy zakładają działalność bez z góry określonej daty zakończenia, nie ma potrzeby wprowadzania sztucznego terminu.

Co warto dodatkowo wpisać do umowy spółki z o.o.?

Elementy obowiązkowe wystarczają do utworzenia prostej spółki, ale nie zawsze do bezpiecznego ułożenia relacji między wspólnikami. Im więcej wspólników, większe różnice w ich zaangażowaniu lub większa wartość przedsięwzięcia, tym większe znaczenie mają postanowienia dodatkowe.

Aporty i dodatkowe obowiązki wspólników

Jeżeli udział ma być pokryty w całości lub części wkładem niepieniężnym, umowa powinna szczegółowo określić przedmiot aportu, wspólnika, który go wnosi, oraz liczbę i wartość nominalną udziałów obejmowanych w zamian. Nie wystarczy ogólne sformułowanie typu „majątek przedsiębiorstwa” bez wskazania, co rzeczywiście ma zostać przeniesione na spółkę.

Przedmiotem wkładu niepieniężnego do spółki z o.o. nie może być prawo niezbywalne ani świadczenie pracy lub usług. To ważne przy spółkach zakładanych przez osoby, z których jedna wnosi pieniądze, a druga przede wszystkim know-how i pracę. Takiej pracy nie można po prostu wycenić jako aportu na kapitał zakładowy.

Jeżeli wspólnik ma wykonywać na rzecz spółki powtarzające się świadczenia niepieniężne, KSH pozwala uregulować je odrębnie. Umowa musi wtedy oznaczyć ich rodzaj i zakres. Jest to jednak inna konstrukcja niż aport i powinna być zaprojektowana pod konkretną relację gospodarczą.

Dopłaty

Jeżeli wspólnicy chcą mieć możliwość okresowego dofinansowania spółki bez każdorazowego podwyższania kapitału zakładowego, warto rozważyć klauzulę dopłat. Umowa może zobowiązać wspólników do dopłat tylko w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Sam ogólny zapis, że wspólnicy „mogą być zobowiązani do finansowania spółki”, jest zbyt nieprecyzyjny dla konstrukcji dopłat z KSH.

Uprzywilejowanie udziałów i szczególne prawa

Jeżeli któryś wspólnik ma mieć szczególne uprawnienia, trzeba opisać je precyzyjnie i z uwzględnieniem ustawowych limitów. Uprzywilejowanie może dotyczyć w szczególności prawa głosu, dywidendy albo udziału w majątku po likwidacji. Osobiste korzyści wspólnika oraz dodatkowe obowiązki wobec spółki również powinny być dokładnie określone w umowie, jeżeli mają wywoływać skutki wobec spółki.

Zbywanie udziałów i prawo pierwszeństwa

Umowa może uzależnić zbycie udziału od zgody spółki albo ograniczyć zbycie w inny sposób. W praktyce wspólnicy często ustalają procedurę zgody, prawo pierwszeństwa lub inne mechanizmy, które mają zapobiec wejściu do spółki przypadkowej osoby.

Klauzula powinna odpowiadać na konkretne pytania: kto składa ofertę, komu i w jakim terminie; jak ustalana jest cena; co dzieje się, jeżeli uprawniony nie odpowie; czy ograniczenie obejmuje również zastawienie udziału. Nieprecyzyjna procedura może zamiast chronić wspólników zablokować sprzedaż na wiele miesięcy i stworzyć spór o skuteczność czynności.

Śmierć wspólnika i wejście spadkobierców

Umowa może ograniczyć albo wyłączyć wstąpienie spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. Jeżeli jednak wspólnicy korzystają z takiego rozwiązania, muszą określić warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki. Bez tego ograniczenie lub wyłączenie może być bezskuteczne.

Warto z góry przemyśleć sposób ustalenia wartości udziałów, termin zapłaty i ewentualne raty. Mechanizm nie powinien prowadzić ani do paraliżu finansowego spółki, ani do pozornego „wykupu” udziałów za arbitralną kwotę oderwaną od ich wartości.

Umorzenie udziałów

Jeżeli wspólnicy chcą korzystać z umorzenia udziałów, umowa musi przewidywać taką możliwość. W przypadku umorzenia przymusowego szczególnie ważne jest określenie przesłanek i trybu. Nie należy zostawiać zarządowi lub większości całkowicie swobodnej decyzji o pozbawieniu wspólnika udziałów.

Zarząd, reprezentacja i kluczowe decyzje

KSH zawiera reguły domyślne, ale umowa może w wielu miejscach ukształtować je inaczej. Warto zdecydować m.in., kto powołuje i odwołuje członków zarządu, jak długo trwa ich kadencja oraz jak spółka ma być reprezentowana przy zarządzie wieloosobowym.

Jeżeli umowa nie reguluje sposobu reprezentacji zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Jeżeli biznes wymaga reprezentacji samodzielnej, mieszanej albo zależnej od funkcji członka zarządu, trzeba to świadomie zaprojektować.

Warto przeanalizować także art. 230 KSH. Co do zasady rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości przekraczającej dwukrotność kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa stanowi inaczej. Przy kapitale 5000 zł próg ten wynosi zaledwie 10 000 zł, dlatego pozostawienie ustawowej reguły bez refleksji może być niepraktyczne.

Większości głosów i sytuacja 50/50

Co do zasady uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, o ile ustawa lub umowa nie przewiduje czegoś innego. Dla zmiany umowy, rozwiązania spółki oraz niektórych innych decyzji KSH ustanawia większości kwalifikowane.

W spółce dwóch wspólników po 50% problemem może być trwały impas. Sam zapis, że „najważniejsze uchwały wymagają jednomyślności”, nie rozwiązuje konfliktu, tylko może go pogłębić. Dobrze przygotowana umowa powinna wskazywać, które sprawy rzeczywiście wymagają podwyższonej większości oraz co ma się wydarzyć, gdy decyzji nie da się podjąć przez określony czas.

Podwyższenie kapitału bez każdorazowej zmiany umowy

Jeżeli spółka planuje kolejne rundy finansowania, można rozważyć umieszczenie w umowie podstawy do podwyższenia kapitału zakładowego do określonego maksimum i w określonym terminie. Jeżeli takich parametrów nie ma, podwyższenie kapitału co do zasady wymaga zmiany umowy. Klauzula powinna być dostosowana do realnego planu finansowania, a nie wpisana „na zapas” bez limitu i terminu.

Czego lepiej nie wpisywać do umowy spółki z o.o.?

Dobra umowa nie jest najdłuższą możliwą umową. Każde dodatkowe postanowienie powinno odpowiadać konkretnemu ryzyku albo potrzebie biznesowej. Nadmiernie szczegółowy dokument może powodować konieczność częstych zmian, a źle skonstruowana klauzula może być bezskuteczna lub prowadzić do sporów.

Postanowień sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami

Nie można skutecznie „wyłączyć” ustawowych zasad tam, gdzie KSH na to nie pozwala. Przykładowo nie można obniżyć minimalnego kapitału zakładowego poniżej 5000 zł ani wartości nominalnej udziału poniżej 50 zł. Nie można też wpisać pracy lub usług jako aportu na pokrycie udziałów w spółce z o.o.

Nieprecyzyjnych obowiązków i przywilejów

Unikaj sformułowań takich jak „wspólnik będzie pomagał spółce”, „wspólnik ma zapewnić finansowanie w razie potrzeby” albo „wspólnik większościowy ma dodatkowe uprawnienia”. Jeżeli obowiązek, korzyść, uprzywilejowanie albo świadczenie ma mieć znaczenie prawne, trzeba określić jego zakres, warunki uruchomienia i sposób wykonania.

Zbyt szczegółowych danych operacyjnych

Nie ma potrzeby przepisywania do umowy całego modelu zarządzania przedsiębiorstwem, regulaminu pracy, cenników, zakresów obowiązków pracowników czy procedur zakupowych. Takie dokumenty zmieniają się znacznie częściej niż ustrój spółki. Wprowadzanie ich do umowy może powodować, że zwykła zmiana organizacyjna stanie się zmianą umowy wymagającą procedury korporacyjnej i rejestrowej.

Pełnego adresu, jeżeli wystarczy siedziba

Jeżeli wspólnicy nie mają szczególnego powodu, aby „zamrozić” konkretny adres w umowie, zwykle wystarczy wskazanie wymaganej przez KSH siedziby. Dzięki temu przeniesienie biura w obrębie tej samej siedziby nie musi automatycznie oznaczać zmiany aktu założycielskiego tylko dlatego, że zmieniła się ulica.

Klauzul kopiowanych bez dopasowania do struktury wspólników

Mechanizmy dobre dla spółki trzech inwestorów nie muszą być dobre dla rodzinnej spółki 50/50. Dotyczy to szczególnie praw pierwszeństwa, zakazów zbywania udziałów, umorzenia przymusowego, uprzywilejowania głosów i procedur na wypadek impasu. Przed skopiowaniem gotowej klauzuli trzeba sprawdzić, kto rzeczywiście będzie mógł z niej skorzystać i jaki będzie skutek dla drugiej strony.

Umowa notarialna czy S24?

Zasadą jest zawarcie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego. KSH dopuszcza jednak zawarcie umowy przy wykorzystaniu wzorca w systemie S24. Ten tryb jest szybszy i prostszy, ale ogranicza treść umowy do wariantów przewidzianych w systemowym wzorcu.

S24 dobrze sprawdza się przy nieskomplikowanej spółce, w której wspólnicy akceptują standardowe rozwiązania. Jeżeli potrzebne są niestandardowe zasady dotyczące zbywania udziałów, praw osobistych, finansowania, sukcesji, rozbudowanych mechanizmów konfliktowych albo aportów przy zakładaniu spółki, umowa notarialna daje znacznie większą swobodę projektowania.

W spółce zakładanej przy wykorzystaniu wzorca umowy kapitał zakładowy jest pokrywany wyłącznie wkładami pieniężnymi. Zgodnie z KSH powinny one zostać wniesione nie później niż w terminie 7 dni od wpisu spółki do rejestru. Jeżeli wspólnik ma wnieść aport już przy powstaniu spółki, standardowy tryb S24 nie będzie właściwą drogą.

Istotne są także terminy rejestracyjne. Jeżeli spółka założona w zwykłym trybie nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy, umowa ulega rozwiązaniu. Dla umowy zawartej przy wykorzystaniu wzorca termin ten wynosi 7 dni.

Umowa spółki a rejestracja i dalsze etapy działalności

Sama umowa nie kończy procesu tworzenia spółki. Do jej powstania potrzebne są również wkłady na pokrycie kapitału na zasadach przewidzianych w KSH, powołanie zarządu, a gdy wymaga tego ustawa lub umowa – także organu nadzoru, oraz wpis do KRS. Zawiązanie spółki zgłasza zarząd do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Jeżeli założycielem ma być organizacja społeczna, warto osobno przeanalizować zasady dotyczące utworzenia spółki z o.o. przez stowarzyszenie, ponieważ poza KSH mogą mieć znaczenie także kompetencje organów i statut podmiotu zakładającego spółkę.

Nie trzeba natomiast próbować przewidzieć w umowie założycielskiej całego przyszłego życia przedsiębiorstwa. Późniejszy podział spółki z o.o. przez wydzielenie podlega odrębnej procedurze, podobnie jak szczegółowe kwestie związane z likwidacją. Także umowa o pracę z likwidatorem spółki z o.o. jest zagadnieniem, którego nie należy „na wszelki wypadek” regulować w umowie założycielskiej jako sztywnej reguły.

Jeżeli po rejestracji wspólnicy chcą zmienić umowę, co do zasady potrzebna jest uchwała wspólników i wpis zmiany do rejestru. Uchwała o zmianie umowy powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza, z wyjątkiem zmian dokonywanych w dopuszczalnym zakresie przy użyciu wzorca w systemie teleinformatycznym.

FAQ

Czy umowa spółki z o.o. zawsze musi być u notariusza?

Nie. Zasadą jest akt notarialny, ale umowę spółki z o.o. można również zawrzeć przy wykorzystaniu wzorca w systemie S24. S24 ogranicza jednak treść do rozwiązań przewidzianych w systemowym wzorcu.

Jaki jest minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o.?

Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5000 zł, a wartość nominalna jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł. Umowa musi wskazać wysokość kapitału oraz liczbę i wartość nominalną udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników.

Czy można wnieść pracę jako wkład do spółki z o.o.?

Nie jako wkład niepieniężny na pokrycie udziałów. KSH wyłącza świadczenie pracy lub usług jako aport do spółki z o.o. Praca wspólnika może być uregulowana w inny sposób, ale nie może zastępować wkładu na kapitał zakładowy.

Czy umowa może zabronić sprzedaży udziałów bez zgody spółki?

Umowa może uzależnić zbycie udziału od zgody spółki albo ograniczyć je w inny sposób. Warto jednak precyzyjnie określić procedurę, aby ograniczenie nie prowadziło do niezamierzonego, trwałego zablokowania wspólnika.

Czy można wyłączyć wejście spadkobierców do spółki?

Tak. Umowa może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie spadkobierców, ale powinna wtedy określić warunki ich spłaty. Brak takich warunków może powodować bezskuteczność ograniczenia lub wyłączenia.

Czy umowa powinna określać sposób reprezentacji spółki?

Nie jest to jeden z elementów wymienionych w art. 157 § 1 KSH, ale przy zarządzie wieloosobowym warto tę kwestię świadomie uregulować. Jeżeli umowa milczy, stosuje się ustawową zasadę współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu z prokurentem.

Czy warto wpisać do umowy dopłaty?

Tak, jeżeli wspólnicy chcą zachować możliwość dodatkowego finansowania spółki w tej formule. Umowa musi określić granice dopłat w liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Bez odpowiedniej podstawy w umowie nie można po prostu uchwałą stworzyć obowiązku dopłat w rozumieniu KSH.

Czy S24 nadaje się do spółki dwóch wspólników po 50%?

Może się nadawać do bardzo prostej relacji, ale sam podział 50/50 zwiększa znaczenie zasad na wypadek braku zgody. Jeżeli wspólnicy chcą rozbudowanych mechanizmów dotyczących impasu, sprzedaży udziałów, sukcesji lub szczególnych praw, warto sprawdzić, czy wzorzec S24 rzeczywiście pozwala je prawidłowo ukształtować.

Podsumowanie

Przed podpisaniem umowy spółki z o.o. trzeba najpierw dopilnować elementów obowiązkowych z KSH, a następnie odpowiedzieć na pytanie, jakie realne ryzyka występują między wspólnikami. W prostej spółce jednoosobowej rozbudowane klauzule mogą być zbędne. W spółce kilku osób kluczowe bywają zasady zbywania udziałów, dziedziczenia, dopłat, reprezentacji, głosowania i rozwiązania impasu.

Najbezpieczniej oceniać projekt umowy nie tylko przez pryzmat dnia rejestracji, ale również sytuacji, w której spółka rośnie, potrzebuje dodatkowego kapitału, jeden wspólnik chce odejść albo wspólnicy przestają się zgadzać. To właśnie wtedy ujawnia się praktyczna jakość umowy.