Zgoda spółki na sprzedaż udziałów w spółce z o.o. – kiedy jest potrzebna?

W praktyce określenia zgoda spółki i zgoda zarządu bywają używane zamiennie, ale nie oznaczają dokładnie tego samego. Art. 182 Kodeksu spółek handlowych pozwala umowie spółki uzależnić zbycie udziału od zgody spółki. Dopiero jeżeli umowa nie przewiduje odmiennego mechanizmu, ustawowym rozwiązaniem jest udzielenie tej zgody przez zarząd na piśmie.

Dlatego przed sprzedażą nie należy zaczynać od pytania, czy zarząd zgadza się na transakcję. Najpierw trzeba ustalić, czy aktualna umowa spółki w ogóle ogranicza zbywanie udziałów, jak dokładnie formułuje ograniczenie i kto zgodnie z nią ma podejmować decyzję.

Na czym polega problem prawny

Udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są co do zasady zbywalne. Wspólnicy mogą jednak w umowie spółki wprowadzić mechanizmy kontrolujące zmianę składu osobowego spółki. Jednym z najczęściej spotykanych jest uzależnienie sprzedaży udziałów od zgody spółki.

Umowa może na przykład przewidywać, że zbycie udziałów wymaga zgody spółki, zgody określonego organu, zachowania procedury zawiadomienia pozostałych wspólników albo respektowania prawa pierwszeństwa lub innego ograniczenia. Każde takie postanowienie trzeba czytać dokładnie, ponieważ zakres ograniczenia może dotyczyć całego udziału, części udziału, określonego rodzaju transakcji albo nabywców spełniających określone warunki.

Jeżeli umowa spółki nie przewiduje ograniczenia z art. 182 KSH, sam ten przepis nie nakłada obowiązku uzyskiwania zgody przy każdej sprzedaży. Trzeba jednak sprawdzić również pozostałe postanowienia umowy i przepisy szczególne. Przykładowo przy udziałach związanych z obowiązkiem powtarzających się świadczeń niepieniężnych znaczenie może mieć art. 176 § 3 KSH.

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy wspólnik uzgodnił już cenę z kupującym, strony przygotowały dokumenty, a dopiero przed podpisaniem albo po podpisaniu umowy okazuje się, że umowa spółki przewiduje zgodę lub dodatkową procedurę. W takiej sytuacji nie powinno się zakładać, że jest to wyłącznie formalność.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że brak wymaganej zgody na zbycie udziałów może powodować bezskuteczność zawieszoną czynności. Oznacza to, że samo podpisanie umowy nie daje nabywcy bezpiecznej podstawy do wykonywania praw wspólnika, dopóki wymagana zgoda nie zostanie skutecznie udzielona.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Art. 182 KSH i treść umowy spółki

Podstawowym przepisem jest art. 182 § 1 KSH. Pozwala on uzależnić w umowie spółki zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału od zgody spółki albo ograniczyć zbycie w inny sposób.

Kluczowe jest zatem brzmienie aktualnej umowy spółki. Nie wystarczy opierać się na wersji podpisanej przy zakładaniu spółki, jeżeli później była zmieniana. Przed transakcją należy ustalić jej obowiązujące brzmienie wraz ze wszystkimi zmianami.

Kto udziela zgody na sprzedaż udziałów?

Jeżeli zbycie jest uzależnione od zgody spółki, a sama umowa nie reguluje procedury inaczej, zastosowanie ma art. 182 § 3 KSH: zgody udziela zarząd w formie pisemnej.

Umowa spółki może jednak ustanawiać własny mechanizm. Może przewidywać określone zasady podejmowania decyzji, wskazywać właściwy organ albo łączyć zgodę z innymi ograniczeniami. Dlatego nie można automatycznie przyjmować, że w każdej spółce wystarczy pismo podpisane przez prezesa zarządu.

Trzeba również zweryfikować zasady reprezentacji i podejmowania decyzji w danym organie. Jeżeli zgodnie z umową potrzebna jest uchwała, należy zadbać o jej prawidłowe podjęcie, właściwy porządek obrad, wymaganą większość oraz dokumentację.

Czy zgoda może zostać udzielona po podpisaniu umowy?

Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że zgoda na zbycie udziałów może być traktowana jako zgoda osoby trzeciej w rozumieniu art. 63 § 1 Kodeksu cywilnego i może zostać udzielona również po dokonaniu czynności. Do czasu uzyskania skutecznej zgody czynność pozostaje jednak obciążona istotnym ryzykiem prawnym.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji znacznie lepiej ustalić wymaganą procedurę przed przeniesieniem udziałów i określić w dokumentach kolejność: zgoda, podpisanie umowy oraz zawiadomienie spółki.

Co można zrobić po odmowie zgody?

Jeżeli obowiązuje ustawowy mechanizm z art. 182 § 3–5 KSH i spółka odmówi zgody, wspólnik nie jest pozbawiony możliwości sprzedaży. Sąd rejestrowy może pozwolić na zbycie, jeżeli istnieją ważne powody.

Nie ma zamkniętego katalogu ważnych powodów. Ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego, postanowień umowy spółki, przyczyn sprzedaży, sytuacji wspólnika i interesów spółki. Sam fakt, że wspólnik znalazł kupującego, nie przesądza jeszcze wyniku postępowania.

Jeżeli sprawa trafia do sądu, spółka może w terminie wyznaczonym przez sąd przedstawić innego nabywcę. Gdy nie uda się uzgodnić ceny lub terminu płatności, sąd rejestrowy może je ustalić na wniosek wspólnika lub spółki, w razie potrzeby korzystając z opinii biegłego. Jeżeli wskazany przez spółkę nabywca nie zapłaci ceny w wyznaczonym terminie, ustawa przewiduje możliwość swobodnego rozporządzenia udziałem, z zastrzeżeniami wynikającymi z art. 182 § 5 KSH.

Forma umowy sprzedaży udziałów

Zgodnie z art. 180 KSH zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału powinno zostać dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Nie należy mylić tego wymogu z obowiązkiem zawarcia całej umowy w formie aktu notarialnego.

Wyjątek dotyczy możliwości dokonania określonych czynności za pomocą wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy. Przed skorzystaniem z tej drogi trzeba sprawdzić, czy konkretna spółka i transakcja spełniają warunki systemowe.

Kiedy sprzedaż staje się skuteczna wobec spółki?

Art. 187 § 1 KSH wymaga zawiadomienia spółki o przejściu udziałów oraz przedstawienia dowodu dokonania czynności. Przejście udziałów jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy otrzyma ona od zainteresowanego zawiadomienie wraz z dowodem przejścia udziałów.

W praktyce po zawarciu umowy należy więc przekazać spółce dokument pozwalający ustalić, kto nabył udziały, ile udziałów zostało przeniesionych oraz kiedy nastąpiła transakcja. Nie warto pozostawiać tego obowiązku na później, szczególnie gdy po sprzedaży planowane jest zgromadzenie wspólników albo wypłata dywidendy.

Co powinien zrobić wspólnik, zarząd albo przedsiębiorca

Bezpieczne przeprowadzenie transakcji można podzielić na kilka kolejnych etapów.

1. Sprawdź aktualną umowę spółki

Należy ustalić, czy umowa zawiera ograniczenie zbywania udziałów i czy obejmuje ono planowaną transakcję. Trzeba zwrócić uwagę nie tylko na sformułowanie zgoda spółki, ale również na prawo pierwszeństwa, prawo pierwokupu, wymogi dotyczące osoby nabywcy, terminy zawiadomień i szczególne większości.

2. Ustal właściwego adresata wniosku o zgodę

Jeżeli umowa nie ustanawia odmiennego mechanizmu, właściwy będzie zarząd. Gdy umowa wskazuje inną procedurę, trzeba postępować zgodnie z jej treścią. Wniosek powinien pozwalać organowi jednoznacznie zidentyfikować planowaną czynność.

Praktycznie warto podać w nim:

• dane wspólnika zamierzającego sprzedać udziały,
• dane planowanego nabywcy,
• liczbę i wartość nominalną sprzedawanych udziałów,
• rodzaj planowanej transakcji,
• najważniejsze warunki sprzedaży, jeżeli są istotne dla procedury wynikającej z umowy spółki,
• wyraźne żądanie udzielenia zgody,
• dokumenty wymagane przez umowę spółki.

Kodeks spółek handlowych nie ustanawia jednego ogólnego terminu, w którym każda spółka ma rozpoznać taki wniosek. Termin może wynikać z umowy spółki. Jeżeli dokument nie określa procedury albo zarząd przez długi czas nie podejmuje decyzji, dalszy sposób działania wymaga oceny konkretnej klauzuli i okoliczności.

3. Uzyskaj decyzję w prawidłowej formie

Jeżeli zastosowanie ma ustawowy model z art. 182 § 3 KSH, zgoda zarządu powinna być pisemna. Jeżeli umowa spółki przewiduje uchwałę wspólników albo inny tryb, należy zachować wymagania dotyczące tego trybu.

4. Po odmowie oceń możliwość wystąpienia do sądu

Wspólnik powinien zabezpieczyć dokument odmowy i dowody potwierdzające powody, dla których chce dokonać sprzedaży. Jeżeli zamierza wystąpić do sądu rejestrowego, istotne będzie wykazanie ważnych powodów przemawiających za pozwoleniem na zbycie.

5. Zawrzyj umowę w wymaganej formie

W standardowym trybie podpisy zbywcy i nabywcy powinny zostać notarialnie poświadczone. W umowie warto precyzyjnie wskazać udziały, cenę, sposób i termin płatności, moment przejścia praw oraz rozliczenie obowiązków związanych z udziałami.

6. Zawiadom spółkę i zaktualizuj dokumentację

Po dokonaniu transakcji należy zawiadomić spółkę i przedstawić dowód przejścia udziałów. Następnie zarząd powinien zaktualizować księgę udziałów i wykonać obowiązki wynikające z art. 188 KSH.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

Podatki po sprzedaży udziałów

Sprzedaż udziałów może powodować obowiązki podatkowe zarówno po stronie zbywcy, jak i nabywcy. Rodzaj rozliczenia zależy między innymi od tego, czy sprzedającym jest osoba fizyczna czy osoba prawna, w jaki sposób udziały zostały nabyte lub objęte, jaka jest cena i wartość rynkowa udziałów oraz czy w konkretnej sytuacji zastosowanie mają przepisy o VAT i PCC.

Osoba fizyczna sprzedająca udziały powinna w szczególności ustalić przychód, możliwe koszty podatkowe i obowiązek rozliczenia dochodu z kapitałów pieniężnych. Nabywca powinien natomiast sprawdzić, czy w jego sytuacji powstaje obowiązek w podatku od czynności cywilnoprawnych i czy nie występuje ustawowe wyłączenie związane z VAT.

Szersze omówienie tych zagadnień znajduje się w artykule sprzedaż udziałów w spółce z o.o. a podatki: pit, pcc i vat.

Księga udziałów i dokumenty składane do sądu rejestrowego

Zarząd prowadzi księgę udziałów i wpisuje do niej między innymi dane wspólników, liczbę oraz wartość nominalną przysługujących im udziałów, a także zmiany dotyczące osób wspólników i ich udziałów. Po wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu nową listę wspólników zgodnie z art. 188 KSH.

Nie należy przy tym utożsamiać sprzedaży udziałów z każdą inną zmianą dotyczącą osoby wspólnika. Przykładowo odrębnych problemów może wymagać sukcesja po zmarłym wspólniku, którą omawia artykuł śmierć wspólnika spółki z o.o. a wpis w krs.

Niedopełnienie przez zarząd obowiązków związanych z prowadzeniem księgi udziałów lub składaniem wymaganej listy wspólników może prowadzić do odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych, w tym grzywny.

CRBR po zmianie właścicielskiej

Sprzedaż udziałów może zmienić osobę beneficjenta rzeczywistego albo zakres kontroli wykonywanej przez dotychczasowego beneficjenta. Jeżeli zmieniają się informacje podlegające zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, należy zweryfikować obowiązek aktualizacji. Obecnie zmiana informacji przekazanych do CRBR jest co do zasady zgłaszana w terminie 14 dni od jej powstania.

Odpowiedzialność za obowiązki związane z udziałem

Nabywca nie powinien ograniczać badania spółki wyłącznie do jej zadłużenia wobec kontrahentów. Z art. 186 KSH wynika, że w przypadku zbycia udziału lub jego części nabywca odpowiada wobec spółki solidarnie ze zbywcą za niespełnione świadczenia należne spółce ze zbytego udziału.

Przed zakupem warto więc ustalić, czy z udziałami wiążą się dopłaty, powtarzające się świadczenia, inne obowiązki przewidziane umową albo zaległości wobec spółki. Oświadczenie sprzedającego w umowie może mieć znaczenie dla wzajemnych rozliczeń stron, ale nie powinno zastępować weryfikacji dokumentacji spółki.

Zmiana właścicielska a późniejsze decyzje wspólników

Po skutecznym wejściu nabywcy do spółki zmienia się osoba wykonująca prawa z udziałów, co może mieć znaczenie również dla późniejszych uchwał dotyczących organów spółki. Jeżeli wraz ze sprzedażą udziałów planowana jest zmiana zarządu, odrębnym zagadnieniem może być to, czy wspólnik może głosować na siebie do zarządu?.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują różnicę między sprzedażą bez ograniczeń, transakcją wymagającą zgody oraz sytuacją, w której umowę podpisano przed zakończeniem wymaganej procedury.

FAQ

Czy każda sprzedaż udziałów w spółce z o.o. wymaga zgody spółki?

Nie. Art. 182 KSH pozwala wprowadzić taki wymóg do umowy spółki, ale nie ustanawia go automatycznie dla każdej sprzedaży. Przed transakcją trzeba sprawdzić aktualne postanowienia umowy oraz ewentualne przepisy szczególne.

Kto udziela zgody spółki na sprzedaż udziałów?

Jeżeli umowa uzależnia zbycie od zgody spółki, ale nie określa własnego trybu, zgodnie z art. 182 § 3 KSH zgody udziela zarząd w formie pisemnej. Umowa spółki może przewidywać odmienne rozwiązanie.

Czy zgoda może być udzielona po podpisaniu umowy sprzedaży?

W orzecznictwie dopuszcza się udzielenie takiej zgody również po dokonaniu czynności. Do czasu jej skutecznego udzielenia transakcja może jednak pozostawać bezskuteczna. Z tego względu bezpieczniej ustalić procedurę i uzyskać zgodę przed zamknięciem transakcji.

Co zrobić, gdy spółka odmawia zgody?

Jeżeli zastosowanie ma ustawowy tryb z art. 182 § 3–5 KSH, wspólnik może zwrócić się do sądu rejestrowego o pozwolenie na zbycie i wykazać ważne powody. Spółka może następnie otrzymać możliwość przedstawienia innego nabywcy.

Czy sprzedaż udziałów wymaga aktu notarialnego?

Co do zasady nie trzeba sporządzać całej umowy jako aktu notarialnego. Art. 180 KSH wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla określonych spółek korzystających z wzorca umowy dostępny jest również odpowiedni tryb teleinformatyczny.

Kiedy nabycie udziałów jest skuteczne wobec spółki?

Od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o przejściu udziałów wraz z dowodem dokonania czynności. Wynika to z art. 187 § 1 KSH.

Ile czasu zarząd ma na udzielenie zgody?

Art. 182 KSH nie ustanawia jednego ogólnego terminu obowiązującego każdą spółkę. Termin i procedura mogą wynikać z umowy spółki. Jeżeli umowa nie reguluje tej kwestii, a organ nie podejmuje decyzji, sposób dalszego działania trzeba ustalić z uwzględnieniem konkretnego postanowienia umownego i okoliczności sprawy.

Czy po sprzedaży trzeba zmienić dane w CRBR?

Nie każda sprzedaż udziałów zmienia beneficjenta rzeczywistego. Jeżeli jednak transakcja powoduje zmianę informacji podlegających zgłoszeniu do CRBR, spółka powinna dokonać aktualizacji w ustawowym terminie, co do zasady 14 dni od zmiany.

Podsumowanie

Przed sprzedażą udziałów trzeba przede wszystkim sprawdzić aktualną umowę spółki. Jeżeli nie przewiduje ona zgody ani innego ograniczenia, sam art. 182 KSH nie tworzy obowiązku uzyskiwania zgody przy każdej transakcji.

Jeżeli zgoda jest wymagana, należy ustalić właściwy organ i procedurę, uzyskać decyzję w odpowiedniej formie, a po odmowie rozważyć możliwość wystąpienia do sądu rejestrowego. Dopiero po uporządkowaniu tych kwestii bezpiecznie jest finalizować sprzedaż, zawiadamiać spółkę oraz aktualizować księgę udziałów, dokumenty rejestrowe i – w razie potrzeby – CRBR.

Przy bardziej rozbudowanych klauzulach ograniczających zbywanie udziałów znaczenie ma dokładne brzmienie umowy spółki. Zgoda, pierwszeństwo, wymagania wobec nabywcy i dodatkowe terminy mogą tworzyć jedną procedurę i pominięcie któregokolwiek z jej elementów może prowadzić do sporu o skuteczność sprzedaży.