Śmierć wspólnika spółki cywilnej a dalsze prowadzenie firmy

Spółka cywilna nie jest odrębną osobą prawną ani spółką handlową wpisaną do KRS. Jest umową zawartą przez co najmniej dwóch wspólników, którzy wspólnie prowadzą działalność gospodarczą i są współuprawnieni do majątku objętego wspólnością łączną. Dlatego śmierć jednego wspólnika oddziałuje jednocześnie na umowę spółki, wspólny majątek, reprezentację firmy, rozliczenia ze spadkobiercami oraz indywidualny status przedsiębiorcy zmarłego.

W spółce cywilnej nie ma zarządu w znaczeniu znanym ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Sprawy spółki prowadzą wspólnicy, a po śmierci jednego z nich określone uprawnienia mogą wykonywać spadkobiercy albo zarządca sukcesyjny. Każdorazowo trzeba więc ustalić, kto ma prawo podpisywać umowy, wydawać dyspozycje bankowe, rozmawiać z kontrahentami i wykonywać prawa należące wcześniej do zmarłego.

Na czym polega problem prawny

Skutek śmierci wspólnika zależy przede wszystkim od treści umowy spółki. Zgodnie z art. 872 Kodeksu cywilnego wspólnicy mogą zastrzec, że spadkobiercy zmarłego wspólnika wejdą do spółki na jego miejsce. Takie postanowienie powinno być sformułowane jednoznacznie. Samo ogólne zdanie, że spółka ma trwać mimo śmierci wspólnika, nie zawsze rozstrzyga wszystkie kwestie dotyczące wejścia spadkobierców, wykonywania ich praw i rozliczeń.

Umowa przewiduje wejście spadkobierców

Jeżeli umowa zawiera skuteczne postanowienie o wejściu spadkobierców, z chwilą śmierci wspólnika powstaje mechanizm kontynuacji jego uczestnictwa przez osoby dziedziczące. Gdy spadkobierców jest kilku, powinni wskazać spółce jedną osobę wykonującą ich prawa. Do czasu wskazania takiego reprezentanta pozostali wspólnicy mogą samodzielnie podejmować czynności w zakresie prowadzenia spraw spółki.

Wskazana osoba nie musi automatycznie stawać się wyłącznym właścicielem praw przypadających wszystkim spadkobiercom. Jej zadaniem jest wykonywanie ich praw wobec spółki. Wewnętrzne rozliczenia między spadkobiercami pozostają odrębną kwestią spadkową.

Umowa nie przewiduje wejścia spadkobierców

Brak klauzuli sukcesyjnej nie zawsze przekreśla kontynuację firmy. Jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny, ustawa pozwala spadkobiercom wejść na miejsce zmarłego wspólnika za zgodą pozostałych wspólników. Zarządca sukcesyjny powinien pisemnie zawiadomić wspólników o swoim ustanowieniu. Jeżeli wspólnik nie zgłosi pisemnego sprzeciwu w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia, uważa się, że wyraził zgodę.

Gdy zarządu sukcesyjnego nie ustanowiono, a umowa nie przewiduje wejścia spadkobierców, zmarły przestaje być stroną umowy, a jego następcy prawni nie stają się wspólnikami tylko dlatego, że odziedziczyli spadek. Jeżeli po śmierci pozostaje co najmniej dwóch wspólników i umowa nie nakazuje rozwiązania spółki, działalność może co do zasady trwać między nimi. Konieczne jest jednak rozliczenie praw majątkowych związanych z udziałem zmarłego.

Śmierć wspólnika w spółce dwuosobowej

Największe ryzyko występuje w spółce mającej tylko dwóch wspólników. Po śmierci jednego z nich pozostaje jedna osoba, a spółka cywilna jest umową, której nie można docelowo utrzymać w składzie jednoosobowym. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym wprowadza jednak okres przejściowy: jedyny pozostały wspólnik może podejmować czynności związane z prowadzeniem spraw spółki, a spółka nie ulega od razu rozwiązaniu, jeżeli możliwe jest jeszcze ustanowienie zarządu sukcesyjnego i wejście spadkobierców.

Jeżeli zarządca nie został ustanowiony wcześniej, uprawnienie do jego powołania wygasa zasadniczo po dwóch miesiącach od śmierci przedsiębiorcy. W spółce dwuosobowej brak skutecznej sukcesji przed końcem tego okresu może prowadzić do rozwiązania spółki. Gdy pozostający wspólnik złoży pisemny sprzeciw wobec wejścia spadkobierców w trybie ustawy, rozwiązanie może nastąpić wcześniej.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Podstawowe zasady wynikają z art. 860–875 Kodeksu cywilnego oraz z rozdziału 8 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. Przepisy te trzeba czytać łącznie z umową spółki, przepisami spadkowymi, ustawami podatkowymi oraz regulacjami dotyczącymi CEIDG i identyfikacji podatkowej.

Klauzula z art. 872 Kodeksu cywilnego

Art. 872 Kodeksu cywilnego pozwala zastrzec w umowie, że spadkobiercy wspólnika wejdą na jego miejsce. Jeżeli spadkobierców jest kilku, wskazują oni jedną osobę wykonującą ich prawa. Rozwiązanie to pozwala uniknąć sytuacji, w której każdy spadkobierca osobno uczestniczyłby w bieżącym prowadzeniu spraw spółki.

Przygotowując albo zmieniając umowę, warto określić również sposób ustalenia osoby reprezentującej spadkobierców, zasady podziału zysku za rok, w którym doszło do śmierci, sposób wyceny udziału zmarłego oraz procedurę na wypadek braku zainteresowania spadkobierców dalszym prowadzeniem firmy. Zmiany składu wymagają uporządkowania dokumentów i aneksów; pomocne może być omówienie zmiany wspólnika w spółce cywilnej krok po kroku.

Zarząd sukcesyjny i termin dwóch miesięcy

Zarządcę sukcesyjnego najlepiej powołać jeszcze za życia przedsiębiorcy i wpisać go do CEIDG. Wtedy zarząd sukcesyjny może powstać z chwilą śmierci, bez oczekiwania na uzgodnienia między spadkobiercami. Zarządca nie staje się wspólnikiem we własnym imieniu, lecz wykonuje prawa dotyczące udziału zmarłego i działa na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Jeżeli przedsiębiorca nie dokonał takiego powołania, po jego śmierci zarządcę może powołać uprawniona osoba, między innymi małżonek mający udział w przedsiębiorstwie w spadku albo spadkobierca, który przyjął spadek. Potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział większy niż 85/100 w przedsiębiorstwie w spadku. Powołanie i zgody wymagają formy aktu notarialnego, a notariusz zgłasza zarządcę do CEIDG.

Termin dwóch miesięcy jest terminem zawitym. Po jego upływie nie można skutecznie powołać pierwszego zarządcy sukcesyjnego. Nie należy czekać na zakończenie całego postępowania spadkowego, ponieważ jego długość nie przedłuża tego terminu.

Zgoda pozostałych wspólników i termin 14 dni

Jeżeli umowa nie zawiera klauzuli wejścia spadkobierców, lecz powstał zarząd sukcesyjny, wejście wymaga zgody pozostałych wspólników. Zarządca powinien ich niezwłocznie zawiadomić na piśmie. Wspólnik, który nie chce kontynuować spółki ze spadkobiercami, musi w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia złożyć zarządcy pisemny sprzeciw. Brak reakcji jest traktowany jako zgoda.

Dla celów dowodowych zawiadomienie należy doręczyć w sposób pozwalający wykazać jego datę, na przykład listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo osobiście za pisemnym pokwitowaniem. Oświadczenie wspólnika również powinno jednoznacznie wskazywać, czy wyraża zgodę, czy sprzeciwia się wejściu spadkobierców.

Majątek wspólny i rozliczenie zmarłego wspólnika

W czasie trwania spółki majątek wspólników jest objęty wspólnością łączną. Zmarły nie posiadał wyodrębnionego udziału w każdym samochodzie, maszynie, rachunku czy wierzytelności, którym mógł swobodnie rozporządzić. Dlatego nie można uprościć sprawy do przekazania spadkobiercom określonego procentu każdego składnika majątku.

Jeżeli spadkobiercy nie wchodzą do spółki, należy ustalić rozliczenie odpowiadające prawom zmarłego. W praktyce bierze się pod uwagę postanowienia umowy, wartość wkładu, wartość majątku netto, udział w zyskach, należności i zobowiązania oraz stan rozliczeń na dzień śmierci. Gdy dochodzi do rozwiązania całej spółki, po zapłaceniu długów zwraca się wkłady, a pozostałą nadwyżkę dzieli zgodnie z udziałem w zyskach.

Wypłata pieniędzy z rachunku firmowego bez wcześniejszego ustalenia podstawy prawnej może pogłębić spór. Zasady bieżących rozliczeń szerzej opisuje artykuł o wypłatach dla wspólników spółki cywilnej.

Co powinni zrobić pozostali wspólnicy i spadkobiercy

Pierwsze działania powinny służyć zabezpieczeniu ciągłości firmy, ustaleniu osób uprawnionych i uniknięciu czynności dokonanych bez właściwego umocowania. Nie należy rozpoczynać od nieformalnego podziału pieniędzy ani przejmowania składników majątku przez rodzinę zmarłego.

Krok 1. Zabezpieczyć dokumenty i bieżące sprawy

Należy zabezpieczyć umowę spółki wraz ze wszystkimi aneksami, akt zgonu, pełnomocnictwa, dokumenty bankowe, umowy z kontrahentami, polisy, decyzje administracyjne, ewidencje podatkowe, dokumenty księgowe i wykaz majątku. Trzeba również sprawdzić terminy płatności, zamówienia w toku, sprawy sądowe i administracyjne oraz zobowiązania, których niewykonanie mogłoby wywołać poważną szkodę.

Krok 2. Sprawdzić klauzulę sukcesyjną i liczbę wspólników

Trzeba odpowiedzieć na trzy pytania: czy umowa przewiduje wejście spadkobierców, ilu wspólników pozostaje po śmierci oraz czy umowa wskazuje śmierć jako przyczynę rozwiązania spółki. Odpowiedzi wyznaczają dalszą procedurę. Szczególnej pilności wymaga spółka dwuosobowa.

Krok 3. Zweryfikować wpis zarządcy sukcesyjnego w CEIDG

Należy sprawdzić, czy zmarły powołał zarządcę sukcesyjnego i czy wpis był skuteczny. Jeżeli nie, spadkobiercy i małżonek powinni niezwłocznie skontaktować się z notariuszem w celu oceny, czy mogą powołać zarządcę po śmierci. Do notariusza trzeba przygotować dokumenty dotyczące zgonu, małżeństwa, testamentu, osób mogących dziedziczyć, przyjęcia spadku oraz udziałów w przedsiębiorstwie w spadku.

Krok 4. Doręczyć zawiadomienia i zebrać oświadczenia

Jeżeli umowa nie przewiduje wejścia spadkobierców, zarządca sukcesyjny zawiadamia pozostałych wspólników. Wspólnicy powinni zachować dowód daty doręczenia i podjąć świadomą decyzję przed upływem 14 dni. Zgoda oznacza kontynuację współpracy ze spadkobiercami reprezentowanymi przez zarządcę; sprzeciw może doprowadzić do wyłączenia sukcesji, a w spółce dwuosobowej nawet do rozwiązania spółki.

Krok 5. Ustalić nowy sposób prowadzenia spraw i reprezentacji

Po potwierdzeniu dalszego trwania spółki trzeba ustalić, kto podpisuje umowy, składa zlecenia bankowe, reprezentuje spółkę przed urzędami i podejmuje decyzje przekraczające zwykły zarząd. Jeżeli do spółki wchodzi kilku spadkobierców, powinni wskazać jedną osobę wykonującą ich prawa, chyba że prawa te wykonuje zarządca sukcesyjny na podstawie ustawy.

Jeżeli strony planują trwałe wejście konkretnej osoby do spółki zamiast wieloosobowej grupy spadkobierców, potrzebne mogą być dalsze czynności spadkowe i umowne. Sam aneks nie przenosi automatycznie wszystkich praw należących do spadku. Techniczne aspekty przyjęcia nowej osoby omawia artykuł o dopisaniu wspólnika do spółki cywilnej.

Krok 6. Sporządzić inwentaryzację i rozliczenie

Należy ustalić stan środków pieniężnych, należności, zapasów, środków trwałych, praw niematerialnych i zobowiązań na dzień śmierci. Warto sporządzić podpisany protokół i zabezpieczyć dane księgowe. Jeżeli spadkobiercy nie wchodzą do spółki, dokumentacja będzie podstawą do wyceny ich roszczenia. Jeżeli wchodzą, pozwoli oddzielić rozliczenia sprzed śmierci od późniejszych operacji.

Krok 7. Zaktualizować dane urzędowe i umowne

Po ustaleniu modelu kontynuacji trzeba zaktualizować dane wspólników i spółki w odpowiednich rejestrach oraz zawiadomić instytucje, które wymagają aktualnych informacji. Zakres zgłoszeń zależy od tego, czy spółka trwa, czy zmienia się jej skład, czy powstało przedsiębiorstwo w spadku oraz czy spółka była podatnikiem VAT, płatnikiem składek albo posiadaczem zezwoleń.

W praktyce sprawdza się w szczególności CEIDG poszczególnych przedsiębiorców, dane identyfikacyjne spółki w urzędzie skarbowym, REGON, VAT, ZUS, rachunki bankowe, białą listę podatników VAT, pełnomocnictwa, podpisy elektroniczne, kasy fiskalne, licencje, zezwolenia i rejestry branżowe. Nie wszystkie zgłoszenia wykonuje ta sama osoba i nie wszystkie mają ten sam termin.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

Podatek dochodowy i przedsiębiorstwo w spadku

Spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego od zysku wspólników. Podatek rozliczają wspólnicy według przypadającego im udziału. Jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny, przedsiębiorstwo w spadku może być podatnikiem w zakresie udziału przypadającego wcześniej zmarłemu wspólnikowi. Księgowość powinna wyodrębnić przychody, koszty, zaliczki i rozliczenia za okres przed śmiercią oraz okres działania przedsiębiorstwa w spadku.

Nieprawidłowe przypisanie przychodów do zmarłego, spadkobierców, przedsiębiorstwa w spadku albo pozostałych wspólników może prowadzić do zaległości podatkowej. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na moment powstania przychodu, faktury wystawione przed i po śmierci, zaliczki od klientów oraz koszty dotyczące kilku okresów.

VAT i identyfikacja podatkowa

W zakresie VAT sama spółka cywilna może być odrębnym podatnikiem posiadającym własny NIP. Jeżeli spółka nadal istnieje, śmierć jednego wspólnika nie zawsze oznacza automatyczne zakończenie jej rejestracji VAT. Trzeba jednak zaktualizować dane identyfikacyjne i sprawdzić, czy zmiana składu wpływa na zgłoszenia, rachunki i pełnomocnictwa.

Jeżeli spółka ulega rozwiązaniu, mogą powstać obowiązki związane z zakończeniem działalności, zgłoszeniem zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych i rozliczeniem towarów pozostałych na dzień rozwiązania. Zakres obowiązków zależy od statusu VAT i rodzaju majątku, dlatego inwentaryzację należy uzgodnić z księgowością przed rozporządzaniem składnikami.

CEIDG, REGON, bank i decyzje administracyjne

Każdy wspólnik będący osobą fizyczną jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG. Spółka cywilna ma również dane identyfikacyjne wykorzystywane w rejestrze REGON i rozliczeniach podatkowych. Po zmianie składu trzeba sprawdzić zarówno wpisy indywidualnych wspólników, jak i dane samej spółki.

Bank może wymagać aktu zgonu, dokumentów spadkowych, potwierdzenia wpisu zarządcy sukcesyjnego, aneksu do umowy spółki albo nowych wzorów podpisów. Dotychczasowe pełnomocnictwa udzielone przez zmarłego mogą wygasnąć albo stać się niewystarczające. Nie należy zakładać, że sam dostęp techniczny do bankowości internetowej oznacza prawo do dysponowania pieniędzmi.

Koncesje, licencje, zezwolenia i wpisy do rejestrów branżowych mogą być związane z konkretnym przedsiębiorcą, spółką albo osobą spełniającą warunki zawodowe. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym przewiduje mechanizmy czasowej kontynuacji i przenoszenia niektórych decyzji, ale terminy i wymogi zależą od rodzaju zezwolenia. Każdą decyzję trzeba sprawdzić oddzielnie.

Odpowiedzialność za zobowiązania

Zgodnie z art. 864 Kodeksu cywilnego wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Śmierć wspólnika nie powoduje zniknięcia długów powstałych wcześniej. Prawa i obowiązki majątkowe zmarłego co do zasady wchodzą do spadku, a zakres odpowiedzialności spadkobierców zależy również od sposobu przyjęcia spadku i przepisów o odpowiedzialności za długi spadkowe.

Trzeba odróżnić odpowiedzialność zmarłego za zobowiązania istniejące przed śmiercią od odpowiedzialności związanej z późniejszym prowadzeniem firmy i ewentualnym wejściem spadkobierców do spółki. Nie należy automatycznie zakładać, że każdy nowy wspólnik odpowiada w identycznym zakresie za wszystkie wcześniejsze i późniejsze długi. W razie znacznych zobowiązań potrzebna jest analiza daty ich powstania, treści umów, charakteru sukcesji oraz czynności dokonanych po śmierci.

Rozliczenie majątku bez dokumentacji

Najczęstszym źródłem sporu jest ustalanie wartości praw zmarłego wyłącznie na podstawie salda rachunku bankowego. Wycena powinna uwzględniać także należności, zobowiązania, środki trwałe, zapasy, wartość wkładów, udział w zysku, leasingi, kredyty, zabezpieczenia oraz roszczenia sporne. W przedsiębiorstwach usługowych znaczenie mogą mieć również prawa do marki, domeny, bazy klientów i kontraktów.

Jeżeli strony nie uzgodnią wartości, spór może wymagać opinii biegłego i postępowania sądowego. Dlatego protokół inwentaryzacyjny, bilans na dzień śmierci i zachowane dokumenty są zwykle ważniejsze niż szybka, prowizoryczna wypłata na rzecz rodziny.

FAQ

Czy śmierć wspólnika zawsze rozwiązuje spółkę cywilną?

Nie. Skutek zależy od umowy, liczby pozostałych wspólników i zastosowania zarządu sukcesyjnego. W spółce wieloosobowej działalność może trwać między pozostałymi wspólnikami, a przy odpowiednich postanowieniach lub zgodach do spółki mogą wejść spadkobiercy.

Czy spadkobierca automatycznie staje się wspólnikiem?

Nie w każdym przypadku. Automatyczne wejście powinno wynikać z umowy spółki albo z mechanizmu przewidzianego w ustawie o zarządzie sukcesyjnym, gdy ustanowiono zarządcę i pozostali wspólnicy wyrazili zgodę lub nie zgłosili sprzeciwu w terminie.

Ile czasu jest na powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci?

Co do zasady dwa miesiące od dnia śmierci przedsiębiorcy. Po upływie tego terminu uprawnienie do powołania pierwszego zarządcy wygasa. Powołanie po śmierci odbywa się przed notariuszem i wymaga ustawowo określonej większości udziałów w przedsiębiorstwie w spadku.

Co oznacza termin 14 dni dla pozostałych wspólników?

Jeżeli umowa nie przewiduje wejścia spadkobierców, zarządca sukcesyjny zawiadamia wspólników na piśmie. Wspólnik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia na złożenie pisemnego sprzeciwu. Brak sprzeciwu jest traktowany jako zgoda.

Czy zarządca sukcesyjny staje się wspólnikiem?

Nie. Zarządca wykonuje prawa związane z udziałem zmarłego i reprezentuje przedsiębiorstwo w spadku w ustawowym zakresie. Działa w imieniu własnym, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Czy jeden pozostały wspólnik może sam prowadzić firmę?

Może wykonywać określone czynności w okresie przejściowym przewidzianym przez ustawę, ale spółka cywilna nie może docelowo pozostać umową jednej osoby. Trzeba doprowadzić do wejścia spadkobierców albo przygotować rozwiązanie spółki i inną formę dalszej działalności.

Jak rozlicza się spadkobierców, którzy nie wchodzą do spółki?

Rozliczenie powinno uwzględniać umowę, wkład zmarłego, udział w zyskach, wartość majątku netto oraz zobowiązania. Nie ogranicza się ono do wypłaty części salda rachunku bankowego. W razie sporu potrzebna może być wycena przedsiębiorstwa lub opinia biegłego.

Czy trzeba zmienić NIP spółki cywilnej?

Nie każda zmiana wspólnika automatycznie oznacza nadanie nowego NIP, ale trzeba zaktualizować dane identyfikacyjne i ustalić wpływ zmiany na status spółki. Inaczej wygląda sytuacja spółki kontynuującej działalność, a inaczej spółki rozwiązanej. Konkretne zgłoszenia należy ustalić z księgową na podstawie przyjętego modelu sukcesji.

Podsumowanie

Po śmierci wspólnika trzeba w pierwszej kolejności sprawdzić umowę spółki, liczbę pozostałych wspólników i wpis zarządcy sukcesyjnego. W spółce dwuosobowej szczególnie ważny jest dwumiesięczny termin na powołanie zarządcy po śmierci, natomiast przy braku klauzuli sukcesyjnej wspólnicy muszą pamiętać o 14 dniach na ewentualny sprzeciw wobec wejścia spadkobierców.

Dalsze działania powinny objąć ustalenie reprezentacji, inwentaryzację majątku i zobowiązań, rozliczenie praw zmarłego oraz aktualizację danych podatkowych, rejestrowych, bankowych i branżowych. Ostateczna ocena zależy od umowy spółki, dokumentów spadkowych, liczby wspólników, wpisów w CEIDG i struktury zobowiązań. Przy znacznym majątku lub zadłużeniu nie należy dokonywać wypłat ani zmian własnościowych bez wcześniejszego ustalenia ich podstawy prawnej i podatkowej.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 860–875.
• Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, w szczególności art. 12 oraz art. 46–50.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.