Prokura samoistna i łączna w spółce z o.o. – zasady i procedura

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa przedsiębiorcy. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może znacznie usprawnić podpisywanie umów, kontakty z bankami, urzędami i kontrahentami oraz prowadzenie sporów sądowych. Jednocześnie jest to bardzo szerokie umocowanie, dlatego błąd przy wyborze rodzaju prokury może sprawić, że osoba, która według wspólników miała działać tylko pod kontrolą zarządu, będzie mogła skutecznie reprezentować spółkę samodzielnie.

Przy ustanawianiu prokury trzeba rozdzielić trzy kwestie: wewnętrzną decyzję o powołaniu prokurenta, prawidłowe udzielenie mu prokury oraz zgłoszenie sposobu jej wykonywania do Krajowego Rejestru Sądowego. Każdy z tych etapów powinien być zgodny z umową spółki i aktualnymi przepisami.

Na czym polega problem prawny

Podstawowym problemem nie jest samo pytanie, czy spółka może mieć prokurenta. Spółka z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS może ustanowić prokurę. Najważniejsze jest określenie, w jaki sposób prokurent będzie mógł składać oświadczenia w imieniu spółki.

Prokura samoistna – kiedy prokurent może działać sam

W praktyce określenie „prokura samoistna” oznacza prokurę udzieloną w taki sposób, że prokurent może wykonywać swoje umocowanie samodzielnie. Kodeks cywilny posługuje się przy tym również pojęciem udzielenia prokury „oddzielnie”.

Jeżeli więc spółka udzieli danej osobie prokury samoistnej, jej podpis może wystarczyć do dokonania w imieniu spółki czynności mieszczącej się w ustawowym zakresie prokury. Nie zmienia tego automatycznie fakt, że członkowie zarządu spółki muszą przy reprezentacji działać we dwóch.

To bardzo istotne rozróżnienie. Zasady reprezentowania spółki przez zarząd i zakres umocowania prokurenta są dwiema odrębnymi konstrukcjami. Artykuł 205 § 3 Kodeksu spółek handlowych wyraźnie wskazuje, że przepisy o sposobie reprezentacji przez zarząd nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze.

Prokura łączna – podpis jednej osoby nie wystarczy

Prokura może zostać udzielona kilku osobom łącznie. W takim wariancie sposób jej wykonywania powinien jasno określać, które osoby muszą współdziałać. Jeżeli spółka chce, aby czynności były dokonywane wspólnie przez dwóch prokurentów, powinno to jednoznacznie wynikać z dokumentu ustanawiającego prokurę i zostać prawidłowo ujawnione w KRS.

Prokura łączna jest często wybierana wtedy, gdy zarząd chce ograniczyć ryzyko samodzielnego zawierania ważnych umów przez jedną osobę. Ograniczenie wynika wówczas z samego rodzaju prokury, a nie tylko z wewnętrznej instrukcji dla prokurenta.

Prokurent działający razem z członkiem zarządu

Kodeks cywilny pozwala również udzielić prokury obejmującej umocowanie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego. W spółce z o.o. można więc skonstruować prokurę w taki sposób, aby prokurent działał razem z członkiem zarządu.

Nie należy jednak mylić takiej prokury z ogólnym sposobem reprezentacji zarządu. Przykładowo, jeżeli zgodnie z umową spółki do reprezentacji wymagane jest współdziałanie jednego członka zarządu i prokurenta, nie oznacza to jeszcze, że każdy ustanowiony prokurent ma wyłącznie prokurę łączną z członkiem zarządu. Jeżeli otrzymał prokurę samoistną, zakres jego własnego umocowania trzeba oceniać według przepisów o prokurze.

Dlatego przed wpisaniem do uchwały hasła „prokura łączna” zarząd powinien ustalić, jaki konkretnie model ma obowiązywać: dwóch prokurentów działających razem, prokurent działający z członkiem zarządu czy inny dopuszczalny sposób wykonywania prokury.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Zakres prokury wynika przede wszystkim z Kodeksu cywilnego

Zgodnie z art. 109¹ Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS. Obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Zakres prokury jest więc z mocy prawa bardzo szeroki. Nie trzeba wyliczać w dokumencie, że prokurent może podpisywać typowe umowy handlowe, reprezentować spółkę przed sądem czy składać oświadczenia związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa.

Jednocześnie art. 109¹ § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje, że prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jeżeli zarząd wpisze więc do wewnętrznej uchwały, że prokurent nie może podpisywać umów powyżej 100 000 zł bez zgody prezesa, takie ograniczenie może mieć znaczenie w relacji wewnętrznej między spółką a prokurentem, ale co do zasady nie zmniejsza ustawowego umocowania prokurenta wobec kontrahenta.

Nie każdą czynność można wykonać na podstawie samej prokury

Istnieją ważne wyjątki. Zgodnie z art. 109³ Kodeksu cywilnego do zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej prowadzącej do oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Jeżeli więc prokurent ma sprzedać należącą do spółki nieruchomość, nie należy zakładać, że sama prokura samoistna wystarczy. Trzeba przygotować dodatkowe umocowanie odpowiednie dla tej konkretnej czynności i zachować formę wymaganą przez prawo.

Kto może zostać prokurentem

Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Przed powołaniem konkretnej osoby zarząd powinien również sprawdzić ograniczenia wynikające z art. 18 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten przewiduje zakaz pełnienia funkcji prokurenta przez osoby prawomocnie skazane za wskazane w ustawie przestępstwa.

Nie można więc ustanowić prokurentem spółki, fundacji ani innej osoby prawnej. Prokurentem jest zawsze konkretny człowiek.

Powołanie prokurenta przez zarząd

W przypadku wieloosobowego zarządu art. 208 § 6 Kodeksu spółek handlowych w ustawowym modelu wymaga zgody wszystkich członków zarządu na powołanie prokurenta. Przed podjęciem uchwały trzeba jednak przeczytać umowę spółki, ponieważ art. 208 § 1 pozwala odmiennie uregulować wzajemne stosunki członków wieloosobowego zarządu.

Nie należy utożsamiać jednomyślnej zgody na powołanie prokurenta z zasadami reprezentacji spółki przy wszystkich innych czynnościach. Są to dwie różne kwestie prawne.

W ustawowym modelu prokurę może natomiast odwołać każdy członek zarządu. Sam Kodeks cywilny dodatkowo stanowi, że prokura może być odwołana w każdym czasie. Również przed odwołaniem należy jednak sprawdzić umowę spółki i obowiązujące w niej zasady wewnętrzne.

Forma pisemna jest obowiązkowa

Artykuł 109² § 1 Kodeksu cywilnego wymaga udzielenia prokury na piśmie pod rygorem nieważności. Ustne uzgodnienie, wiadomość telefoniczna czy samo przekazanie kontrahentom informacji, że dana osoba „może podpisywać za spółkę”, nie zastępują prawidłowo udzielonej prokury.

W praktyce warto rozróżnić decyzję zarządu o powołaniu prokurenta od oświadczenia spółki, którym prokura zostaje mu udzielona. Dokumentacja powinna jednoznacznie pokazywać, komu udzielono prokury, jaki jest jej rodzaj i w jaki sposób ma być wykonywana. Jeżeli jeden dokument ma jednocześnie pełnić funkcję uchwały i dokumentu udzielenia prokury, jego treść oraz podpisy muszą odpowiadać obu tym funkcjom.

Zgłoszenie prokurenta do KRS

Udzielenie i wygaśnięcie prokury podlegają zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS. Zgłoszenie dotyczące udzielenia prokury powinno określać jej rodzaj, a przy prokurze łącznej oraz prokurze wykonywanej z członkiem organu zarządzającego również sposób wykonywania umocowania.

Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis należy zasadniczo złożyć nie później niż w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Dla prokurenta w KRS ujawnia się zarówno dane osoby, jak i rodzaj prokury.

Do dokumentacji rejestrowej trzeba przygotować także wymagane dane i dokumenty dotyczące prokurenta. Ustawa o KRS przewiduje między innymi obowiązek złożenia oświadczenia obejmującego zgodę na powołanie oraz adres do doręczeń, z wyjątkami dotyczącymi sytuacji, gdy zgoda została już wyrażona w sposób wskazany w ustawie, np. w protokole organu powołującego albo gdy wniosek podpisuje sama osoba podlegająca wpisowi.

Wpis prokury do KRS ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że prawidłowo ustanowiona prokura nie powstaje dopiero z chwilą dokonania wpisu. Nie jest to jednak argument za odkładaniem zgłoszenia. Rozbieżność między rzeczywistym stanem a publicznym rejestrem powoduje praktyczne i prawne ryzyka w kontaktach z bankami, kontrahentami oraz urzędami.

Co powinien zrobić wspólnik, zarząd albo przedsiębiorca

Krok 1: ustalić, jaki sposób reprezentacji jest rzeczywiście potrzebny

Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie organizacyjne: czy wybrana osoba ma mieć możliwość samodzielnego podpisywania umów, czy spółka chce zachować mechanizm kontroli dwóch osób.

Jeżeli prokurent ma sprawnie prowadzić bieżące sprawy i zarząd świadomie akceptuje szeroką samodzielność tej osoby, można rozważyć prokurę samoistną. Jeżeli każda istotna czynność ma wymagać współdziałania, odpowiedniejsza może być prokura łączna albo prokura wykonywana wspólnie z członkiem zarządu.

Krok 2: sprawdzić umowę spółki i aktualny skład zarządu

Przed przygotowaniem uchwały należy pobrać aktualny odpis KRS oraz sprawdzić umowę spółki. Szczególnie ważne są postanowienia dotyczące prowadzenia spraw spółki, reprezentacji i zasad działania wieloosobowego zarządu.

Trzeba również upewnić się, że osoby podejmujące decyzję o powołaniu są aktualnymi członkami zarządu i że nie ma sporu dotyczącego wygaśnięcia ich mandatów. Błąd na tym etapie może później podważyć prawidłowość procedury ustanowienia prokury.

Krok 3: podjąć decyzję o powołaniu i prawidłowo udzielić prokury

W typowym wieloosobowym zarządzie należy uzyskać zgodę wymaganą przez art. 208 Kodeksu spółek handlowych i umowę spółki. Następnie trzeba sporządzić pisemny dokument udzielenia prokury.

W dokumencie warto podać co najmniej dane prokurenta, datę udzielenia prokury, jej rodzaj oraz – jeżeli nie jest to prokura samoistna – dokładny sposób współdziałania. Nieprecyzyjne sformułowania typu „prokura łączna zgodnie z zasadami spółki” mogą prowadzić do wątpliwości, kto właściwie powinien podpisywać dokumenty.

Krok 4: przygotować i wysłać wniosek do KRS

Zmianę należy zgłosić elektronicznie do sądu rejestrowego za pośrednictwem właściwego systemu. W praktyce dla większości spółek właściwy będzie Portal Rejestrów Sądowych, a w przypadkach przewidzianych dla spółek korzystających z systemu S24 możliwe jest dokonanie odpowiednich czynności w tym systemie.

We wniosku trzeba wskazać właściwy rodzaj prokury i sposób jej wykonywania zgodny z dokumentami spółki. Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której uchwała mówi o jednym modelu, dokument udzielenia prokury o drugim, a do KRS zgłoszono jeszcze inny sposób reprezentacji.

Krok 5: zaktualizować procedury wewnętrzne

Po ustanowieniu prokurenta warto poinformować księgowość, bank, osoby odpowiedzialne za umowy i pracowników obsługujących korespondencję o rzeczywistym zakresie reprezentacji. Należy również ustalić, kto kontroluje aktualność wpisu w KRS oraz kto niezwłocznie zgłosi ewentualne odwołanie albo wygaśnięcie prokury.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

Rozbieżność między dokumentami a KRS

Jednym z najczęstszych problemów jest niezgodność pomiędzy uchwałą zarządu, pisemnym dokumentem prokury i wpisem w KRS. Jeżeli przykładowo zarząd chciał ustanowić prokurę łączną, a z dokumentu udzielenia prokury wynika prokura samoistna, nie można zakładać, że sam zamiar członków zarządu rozwiązuje problem.

Podobnie po odwołaniu lub wygaśnięciu prokury nie należy pozostawiać nieaktualnego wpisu w rejestrze. W obrocie gospodarczym KRS pełni funkcję publicznego źródła informacji o osobach uprawnionych do działania za spółkę, a przepisy ustawy o KRS przewidują konsekwencje związane z ujawnieniem albo brakiem ujawnienia danych podlegających wpisowi.

Wewnętrzny zakaz nie zawsze chroni spółkę wobec kontrahenta

Zarząd może wewnętrznie ustalić, że prokurent powinien uzyskać zgodę prezesa przed podpisaniem określonych umów. Nie należy jednak utożsamiać takiej instrukcji z ograniczeniem prokury skutecznym wobec osób trzecich. Co do zasady ustawowego zakresu prokury nie można ograniczyć ze skutkiem zewnętrznym.

Jeżeli spółka rzeczywiście nie chce, aby jedna osoba mogła samodzielnie zawierać umowy objęte prokurą, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest prawidłowe ukształtowanie rodzaju prokury, a nie tylko wprowadzenie limitu w regulaminie lub uchwale.

Przekroczenie ustawowego zakresu prokury

Szczególnej ostrożności wymagają czynności dotyczące przedsiębiorstwa i nieruchomości. Jeżeli ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności, nie wolno zakładać, że szerokie brzmienie prokury zastąpi takie umocowanie.

Przed podpisaniem umowy sprzedaży przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania albo zbycia lub obciążenia nieruchomości należy osobno sprawdzić zakres pełnomocnictwa i wymaganą formę czynności.

Odpowiedzialność zarządu i reprezentacja spółki

Prokurent nie staje się przez samo ustanowienie członkiem zarządu. Zakres jego obowiązków i potencjalnej odpowiedzialności należy więc odróżnić od odpowiedzialności osób pełniących funkcję w zarządzie. Problemy mogą się jednak łączyć, zwłaszcza gdy w spółce jednocześnie zmienia się skład zarządu i osoby uprawnione do reprezentacji. W takim przypadku warto osobno przeanalizować zmianę zarządu spółki a pełnomocnictwo.

Jeżeli to sam prokurent chce zakończyć pełnienie funkcji, znaczenie ma prawidłowe złożenie oświadczenia oraz późniejsze uporządkowanie wpisu rejestrowego. Ten problem szerzej omawia artykuł o rezygnacji z funkcji prokurenta spółki z o.o..

Warto również oddzielać funkcję prokurenta od funkcji członka zarządu i od podstaw wypłacania wynagrodzeń osobom działającym dla spółki. Jeżeli reorganizacja zasad reprezentacji jest połączona ze zmianą zasad wynagradzania organów, odrębnym zagadnieniem jest wynagrodzenie prezesa zarządu w spółce z o.o..

Ryzyko podatkowe i składkowe przy wynagrodzeniu prokurenta

Samo udzielenie prokury określa zakres umocowania do reprezentowania przedsiębiorcy. Nie jest automatycznie równoznaczne z zawarciem umowy o pracę, umowy-zlecenia ani innego stosunku prawnego regulującego wynagrodzenie.

Jeżeli prokurent ma otrzymywać pieniądze od spółki, trzeba osobno ustalić podstawę prawną świadczenia i wynikające z niej skutki podatkowe oraz ewentualne obowiązki składkowe. Nie powinno się ustalać sposobu rozliczenia wyłącznie na podstawie nazwy funkcji „prokurent”. Znaczenie ma rzeczywisty stosunek prawny łączący tę osobę ze spółką.

FAQ

Czy prokura samoistna oznacza, że prokurent może zrobić wszystko w imieniu spółki?

Nie. Zakres prokury jest bardzo szeroki, ale nie nieograniczony. Do zbycia przedsiębiorstwa, oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania oraz zbycia lub obciążenia nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do konkretnej czynności. Ponadto prokurent musi działać w sprawach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Czy przy prokurze łącznej zawsze potrzebne są podpisy dwóch prokurentów?

Nie w każdym możliwym modelu. Prokura łączna może przewidywać współdziałanie kilku prokurentów, a przepisy pozwalają także na prokurę wykonywaną wspólnie z członkiem organu zarządzającego. Trzeba więc sprawdzić dokładny sposób wykonywania prokury wynikający z dokumentów i KRS.

Czy prokurent samoistny może podpisać umowę sam, jeżeli zarząd spółki musi działać dwuosobowo?

Co do zasady tak, jeżeli dana czynność mieści się w zakresie prokury samoistnej. Sposób reprezentowania spółki przez wieloosobowy zarząd nie ogranicza sam przez się praw prokurenta wynikających z przepisów o prokurze.

Czy można ograniczyć prokurenta do umów o wartości np. 50 000 zł?

Można wprowadzić taką regułę jako obowiązek wewnętrzny, ale co do zasady nie ograniczy ona ustawowego umocowania prokurenta ze skutkiem wobec osób trzecich. Jeżeli spółka chce wykluczyć samodzielne działanie jednej osoby, powinna rozważyć odpowiedni rodzaj prokury, np. prokurę łączną.

Czy ustanowienie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu?

W ustawowym modelu wieloosobowego zarządu spółki z o.o. art. 208 § 6 Kodeksu spółek handlowych przewiduje zgodę wszystkich członków zarządu. Przed podjęciem decyzji należy jednak sprawdzić umowę spółki, ponieważ art. 208 § 1 pozwala odmiennie regulować wzajemne stosunki członków wieloosobowego zarządu.

Czy prokura działa dopiero po wpisaniu do KRS?

Nie. Wpis ma charakter deklaratoryjny, dlatego prawidłowo udzielona prokura może być skuteczna przed dokonaniem wpisu. Spółka ma jednak obowiązek zgłosić prokurę do KRS, a wniosek o wpis powinien być zasadniczo złożony w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Nieaktualny rejestr może powodować poważne problemy praktyczne.

Czy przy prokurze łącznej pismo do spółki trzeba doręczyć wszystkim prokurentom?

Nie. Kodeks cywilny przewiduje, że kierowane do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą być dokonywane wobec jednej z osób, którym udzielono prokury. Jest to odrębna zasada od obowiązku wspólnego składania oświadczeń przez prokurentów łącznych.

Czy prokurent może przekazać swoją prokurę innej osobie?

Nie może przenieść samej prokury. Może natomiast, w granicach przewidzianych w art. 109⁶ Kodeksu cywilnego, ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności albo pewnego rodzaju czynności. Nie powoduje to jednak, że osoba taka staje się kolejnym prokurentem spółki.

Podsumowanie

Przy ustanawianiu prokurenta najważniejsza jest nie sama nazwa funkcji, lecz dokładny sposób wykonywania umocowania. Spółka powinna świadomie zdecydować, czy prokurent ma działać samodzielnie, razem z innym prokurentem czy wspólnie z członkiem zarządu.

Przed udzieleniem prokury należy sprawdzić umowę spółki, skład zarządu i aktualny KRS, prawidłowo podjąć decyzję o powołaniu, zachować pisemną formę prokury i jednoznacznie określić jej rodzaj. Następnie zmianę należy terminowo zgłosić do rejestru i po wpisie skontrolować, czy KRS odpowiada rzeczywistemu umocowaniu.

Jeżeli problem dotyczy już podpisanej umowy, rozbieżności między uchwałą a KRS albo działania prokurenta bez wymaganej drugiej osoby, skutków nie należy oceniać wyłącznie na podstawie nazwy prokury. Konieczna jest analiza dokumentu ustanawiającego prokurę, umowy spółki, wpisu rejestrowego i konkretnej czynności.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 109¹–109⁸.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 18, art. 205 i art. 208.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 19a, art. 22 i art. 39.
• Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości – informacje dotyczące elektronicznych wniosków o zmianę danych w KRS.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.