Podział zysku i straty w spółce cywilnej – zasady i rozliczenie wspólników

Na czym polega podział zysku i straty w spółce cywilnej

Spółka cywilna nie jest spółką handlową ani odrębną od wspólników osobą prawną. Jest stosunkiem umownym łączącym wspólników, którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego. W zakresie wykonywanej działalności gospodarczej przedsiębiorcami są jej wspólnicy. Spółka cywilna nie ma także zarządu jako organu odpowiadającego zarządowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej.

Zasady uczestnictwa wspólników w zysku i stracie określa przede wszystkim art. 867 Kodeksu cywilnego. Punktem wyjścia jest równość: jeżeli dwóch wspólników nie ustaliło w umowie żadnych innych proporcji, każdy ma prawo do połowy zysku i każdy uczestniczy w połowie straty. Przy trzech wspólnikach co do zasady będzie to po jednej trzeciej.

Nie ma przy tym znaczenia, że jeden wspólnik wniósł 100 000 zł, a drugi jedynie 20 000 zł albo że wkład jednego z nich polegał przede wszystkim na świadczeniu usług. Wartość wkładów nie wyznacza automatycznie udziału w zysku.

Wspólnicy mogą odejść od tej reguły. Umowa może przewidywać przykładowo udział w zysku w proporcji 70% do 30% albo 50%, 30% i 20%. Możliwe jest również odmienne określenie udziału w stratach. Kodeks cywilny pozwala nawet całkowicie zwolnić określonego wspólnika z udziału w stratach. Niedopuszczalne jest natomiast takie ukształtowanie umowy, które całkowicie wyłączałoby wspólnika od udziału w zyskach.

Jeżeli wspólnicy określili w umowie jedynie udział w zysku, ale nie napisali nic o stratach, art. 867 § 2 Kodeksu cywilnego wprowadza regułę interpretacyjną: w razie wątpliwości proporcja udziału w zysku odnosi się również do udziału w stratach.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Przy rozliczaniu wspólników trzeba rozdzielić trzy różne zagadnienia: prawo do zysku, uczestnictwo w stracie oraz odpowiedzialność za długi wobec osób trzecich. Posługiwanie się jednym pojęciem udziału procentowego do wszystkich tych kwestii może prowadzić do błędów.

Prawo wspólnika do wypłaty zysku

Zgodnie z art. 868 Kodeksu cywilnego zasadą jest możliwość żądania podziału i wypłaty zysku po rozwiązaniu spółki. Jeżeli jednak spółka została zawarta na czas dłuższy, wspólnicy mogą żądać podziału i wypłaty zysków z końcem każdego roku obrachunkowego. W praktyce przy spółce prowadzonej jako stałe przedsięwzięcie gospodarcze podstawą okresowego rozliczenia jest więc wynik za dany rok oraz treść umowy spółki.

Nie należy utożsamiać prawa do zysku z dowolnym pobieraniem pieniędzy z rachunku używanego w działalności. Jeżeli wspólnicy dokonują w ciągu roku zaliczkowych wypłat na poczet przewidywanego zysku, zasady takich wypłat powinny być jasno uzgodnione, a po ustaleniu rzeczywistego wyniku trzeba je uwzględnić w końcowym rozliczeniu.

Wspólny majątek to nie to samo co zysk do wypłaty

W czasie trwania spółki majątek zgromadzony przez wspólników jest objęty szczególną wspólnością łączną. Zgodnie z art. 863 Kodeksu cywilnego wspólnik nie może swobodnie rozporządzać udziałem we wspólnym majątku ani żądać jego podziału w trakcie trwania spółki. Wypłata wypracowanego zysku nie powinna być więc mylona z podziałem składników majątkowych przedsiębiorstwa.

Ma to znaczenie chociażby wtedy, gdy w działalności wykorzystywany jest pojazd lub inny składnik finansowany umową leasingu. Rozliczenie zysku nie rozstrzyga automatycznie, komu przypadnie leasingowany samochód w spółce cywilnej ani kto przejmie związane z nim prawa i obowiązki.

Udział w stracie a odpowiedzialność za zobowiązania

Umowne zwolnienie wspólnika z udziału w stratach reguluje stosunki wewnętrzne pomiędzy wspólnikami. Nie usuwa natomiast odpowiedzialności wobec wierzycieli. Zgodnie z art. 864 Kodeksu cywilnego wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania związane ze spółką. Wierzyciel może zatem dochodzić należności również od wspólnika, którego umowa zwalnia z ekonomicznego udziału w stratach.

Jeżeli taki wspólnik spełni świadczenie na rzecz wierzyciela, kwestia późniejszego rozliczenia między wspólnikami wymaga uwzględnienia treści umowy, zasad uczestnictwa w stratach oraz reguł dotyczących rozliczeń między współdłużnikami solidarnymi.

Co powinien zrobić wspólnik przed podziałem zysku albo rozliczeniem straty

Bezpieczne rozliczenie należy rozpocząć od umowy spółki i wszystkich późniejszych aneksów. Nie wystarczy ustalić, ile pieniędzy znajduje się na rachunku. Trzeba sprawdzić, jakie prawa mają poszczególni wspólnicy, jaki okres jest rozliczany oraz czy w trakcie roku dokonywano już wypłat na ich rzecz.

Kodeks cywilny nie ustanawia dla zwykłego corocznego podziału zysku takiego sformalizowanego mechanizmu jak w spółkach kapitałowych. Nie ma zgromadzenia wspólników zatwierdzającego dywidendę według przepisów Kodeksu spółek handlowych. Dla celów dowodowych rozsądne jest jednak sporządzenie pisemnego protokołu, porozumienia albo uchwały wspólników, zwłaszcza gdy określa ona wysokość wyniku, kwoty należne poszczególnym osobom, sposób potrącenia wcześniejszych wypłat i terminy przelewów.

Jeżeli wspólnicy chcą trwale zmienić proporcje uczestnictwa w zysku lub stracie, najlepiej zrobić to przez zmianę umowy spółki. Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której równocześnie dochodzi do przyjęcia lub odejścia wspólnika. Sama zmiana procentów nie rozwiązuje problemu rozliczenia okresu przed zmianą składu osobowego. Procedurę dotyczącą wejścia nowej osoby szerzej przedstawia materiał zmiana wspólnika w spółce cywilnej krok po kroku.

Jeżeli natomiast konflikt dotyczący zysku lub strat prowadzi do decyzji o zakończeniu współpracy, trzeba oddzielnie przeanalizować wypowiedzenie udziału w spółce cywilnej i zasady rozliczenia z występującym wspólnikiem. Rozliczenie przy wystąpieniu nie jest zwykłą wypłatą bieżącego zysku.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

Podział zysku cywilnoprawnego a podatek dochodowy

Jednym z najczęstszych błędów jest utożsamianie wypłaty pieniędzy wspólnikowi z momentem opodatkowania zysku. Spółka cywilna jest transparentna dla podatku dochodowego: podatnikiem podatku dochodowego nie jest sama spółka, lecz jej wspólnicy. W przypadku wspólników będących osobami fizycznymi art. 8 ustawy o PIT nakazuje przypisywać przychody z udziału w spółce proporcjonalnie do prawa do udziału w zysku. Zasada ta odnosi się odpowiednio także do kosztów oraz – przy formach opodatkowania, w których ma to zastosowanie – strat podatkowych. Analogiczny mechanizm dla wspólnika będącego podatnikiem CIT wynika z art. 5 ustawy o CIT.

Oznacza to, że zobowiązanie podatkowe wspólnika nie powstaje dopiero dlatego, że pieniądze zostały mu fizycznie przelane. Przychody i koszty działalności są przypisywane wspólnikom według właściwych zasad podatkowych w toku prowadzenia działalności. Późniejsza wypłata środków odpowiadających zyskowi, który został wcześniej prawidłowo rozliczony podatkowo, co do zasady nie oznacza ponownego opodatkowania tego samego dochodu. Trzeba jednak potrafić wykazać, z jakiego okresu i z jakiego tytułu pochodzi wypłacana kwota.

Szczególnie ważne jest rozróżnienie udziału w stracie cywilnoprawnej od straty podatkowej. Umowa może na przykład zwolnić wspólnika z ponoszenia straty w relacjach wewnętrznych. Nie oznacza to automatycznie, że podatkowe przychody, koszty i strata zostaną przypisane według tej samej konstrukcji. Ustawy o podatkach dochodowych odwołują się przede wszystkim do prawa do udziału w zysku.

VAT i status spółki cywilnej

Inaczej wygląda VAT. Na potrzeby podatku od towarów i usług spółka cywilna może być samodzielnym podatnikiem VAT jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Nie zmienia to jednak zasady, że dla podatku dochodowego wynik działalności jest przypisywany wspólnikom. Sam podział pieniężnego zysku pomiędzy wspólników nie powinien być utożsamiany ze sprzedażą towaru lub świadczeniem usługi.

Czy zmianę udziału w zysku zgłasza się do KRS

Spółka cywilna nie jest wpisywana do rejestru przedsiębiorców KRS, więc zmiana proporcji udziału w zysku lub stracie nie jest zmianą zgłaszaną do KRS. Wspólnicy będący osobami fizycznymi figurują jako przedsiębiorcy w CEIDG i ujawniają tam między innymi udział w spółce cywilnej poprzez jej dane identyfikacyjne. Spółka posiada także własny NIP i REGON.

Jeżeli wraz ze zmianą zasad rozliczeń zmieniają się inne dane podlegające zgłoszeniu do CEIDG, urzędu skarbowego lub rejestru REGON, trzeba dokonać odpowiedniej aktualizacji. Sama wewnętrzna proporcja podziału zysku nie powinna być jednak mylona z udziałem kapitałowym ujawnianym w KRS, charakterystycznym dla innych typów spółek.

Strata nie usuwa odpowiedzialności wobec wierzycieli

Strata wykazana w rozliczeniu wspólników nie jest tym samym co zadłużenie wobec kontrahenta, banku, leasingodawcy lub organu podatkowego. Jeżeli istnieją wymagalne zobowiązania związane z działalnością spółki, wierzyciel może korzystać z solidarnej odpowiedzialności wspólników. Wewnętrzne ustalenie, że jeden wspólnik ponosi 80% straty, a drugi 20%, nie ogranicza praw wierzyciela wynikających z art. 864 Kodeksu cywilnego.

Z tego względu przed wypłatą znacznej części środków wspólnikom należy ocenić również płynność przedsiębiorstwa. Prawo do udziału w zysku nie powinno być analizowane w oderwaniu od wymagalnych zobowiązań i środków potrzebnych do dalszego prowadzenia działalności.

Rozwiązanie spółki i końcowe rozliczenie majątku

Po rozwiązaniu spółki zasady rozliczenia są inne niż przy corocznej wypłacie zysku. Zgodnie z art. 875 Kodeksu cywilnego od chwili rozwiązania do wspólnego majątku wspólników stosuje się odpowiednio przepisy o współwłasności w częściach ułamkowych, z uwzględnieniem szczególnych zasad przewidzianych dla spółki cywilnej.

Najpierw z majątku powinny zostać zapłacone długi związane ze spółką. Następnie wspólnikom zwraca się wkłady na zasadach przewidzianych przez przepisy. Dopiero pozostałą nadwyżkę wspólnego majątku dzieli się między wspólników w takim stosunku, w jakim uczestniczyli w zyskach.

Jeżeli majątek nie wystarcza na uregulowanie zobowiązań, trzeba uwzględnić zarówno solidarną odpowiedzialność wspólników wobec wierzycieli, jak i późniejsze rozliczenia wewnętrzne. Dlatego końcowego rozrachunku nie należy sprowadzać jedynie do odjęcia wkładów i zastosowania procentów z umowy.

Podsumowanie i rekomendowane działania

Przed dokonaniem podziału zysku warto ustalić cztery rzeczy: jaki okres jest rozliczany, jaki rzeczywisty wynik został osiągnięty, jakie proporcje wynikają z aktualnej umowy spółki oraz jakie wypłaty otrzymali już wspólnicy. Dopiero na tej podstawie można określić kwotę należną każdemu z nich.

Jeżeli wystąpiła strata, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy umowa przewiduje odrębne proporcje jej ponoszenia lub zwalnia któregoś wspólnika z udziału w stratach. Takiego postanowienia nie można jednak traktować jako ochrony przed wierzycielami, ponieważ odpowiedzialność za zobowiązania związane ze spółką pozostaje solidarna.

Przy większych kwotach, zmianie składu wspólników, wypłacie zysków z kilku poprzednich lat albo sporze co do wcześniejszych pobrań pieniędzy warto sporządzić dokładne rozliczenie obejmujące umowę, dokumentację księgową, rozliczenia podatkowe i historię wypłat. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której te same kwoty są różnie traktowane przez poszczególnych wspólników.

Najczęstsze pytania o podział zysku i straty w spółce cywilnej

Czy wspólnik, który wniósł większy wkład, automatycznie otrzymuje większy zysk?

Nie. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, wspólnicy uczestniczą w zysku po równo, niezależnie od rodzaju i wartości wniesionych wkładów. Większy udział w zysku trzeba odpowiednio ustalić w umowie.

Czy można jednego wspólnika całkowicie zwolnić z ponoszenia strat?

Tak. Kodeks cywilny pozwala zwolnić wspólnika od udziału w stratach. Nie można natomiast całkowicie wyłączyć wspólnika od udziału w zysku. Zwolnienie ze strat działa w stosunkach między wspólnikami i nie wyłącza solidarnej odpowiedzialności wobec wierzycieli.

Czy wspólnicy mogą wypłacać pieniądze na poczet zysku w trakcie roku?

Wspólnicy mogą określić w umowie lub uzgodnieniach zasady okresowych wypłat lub zaliczek, ale trzeba odróżniać je od ustawowego prawa żądania podziału zysku z końcem roku obrachunkowego w spółce zawartej na czas dłuższy. Zaliczki powinny zostać później rozliczone z rzeczywistym wynikiem oraz wcześniejszymi pobraniami każdego wspólnika.

Czy wypłata zysku wspólnikowi powoduje drugi raz PIT?

Co do zasady nie powinno dochodzić do ponownego opodatkowania tego samego dochodu tylko z powodu późniejszej wypłaty środków wspólnikowi. W spółce cywilnej przychody i koszty są przypisywane wspólnikom zgodnie z przepisami podatkowymi już w toku prowadzenia działalności. Przy wypłacie zysków z wcześniejszych lat trzeba jednak zachować dokumentację pozwalającą wykazać ich źródło i wcześniejsze rozliczenie.

Czy wspólnik zwolniony z udziału w stracie może odpowiadać za długi spółki?

Tak. Zgodnie z art. 864 Kodeksu cywilnego wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania związane ze spółką. Wierzyciela nie wiąże wewnętrzne postanowienie umowy, zgodnie z którym określony wspólnik nie uczestniczy w stratach.