Działalność gospodarcza za granicą a firma w Polsce – podatki, ZUS i CEIDG

Czy można mieć firmę w Polsce i prowadzić działalność za granicą?

Tak. Sam fakt, że przedsiębiorca przebywa za granicą albo wykonuje tam część usług, nie powoduje automatycznie konieczności zamknięcia jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG. Możliwe jest również prowadzenie aktywności gospodarczej w więcej niż jednym państwie.

Nie oznacza to jednak, że polski wpis „przenosi” działalność do innych państw i zwalnia z ich przepisów. Trzeba odrębnie ustalić co najmniej cztery kwestie:

• czy działalność powinna być zarejestrowana również w państwie, w którym jest faktycznie wykonywana,
• w którym państwie przedsiębiorca jest rezydentem podatkowym i gdzie podlega opodatkowaniu dochód z działalności,
• którego państwa systemowi ubezpieczeń społecznych podlega,
• gdzie należy rozliczać VAT lub inne lokalne podatki i obowiązki administracyjne.

Odpowiedź zależy więc nie od samego numeru NIP czy wpisu w CEIDG, ale od rzeczywistego sposobu wykonywania działalności.

CEIDG, adres firmy i PKD przy działalności wykonywanej za granicą

CEIDG jest polską ewidencją przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. We wpisie wskazuje się między innymi adres do doręczeń, a jeżeli przedsiębiorca posiada stałe miejsce wykonywania działalności – również jego adres. Brak stałego biura w Polsce sam w sobie nie wyklucza prowadzenia działalności wpisanej do CEIDG.

Przy ocenie podobnych sytuacji pomocny może być poradnik dotyczący działalności w Polsce bez zameldowania. Zameldowanie nie jest bowiem tym samym co miejsce zamieszkania dla celów podatkowych lub ubezpieczeniowych.

Zakres działalności ujawniany w CEIDG powinien odpowiadać rzeczywiście wykonywanym czynnościom. Od 1 stycznia 2025 r. przy nowych wpisach i zmianach wpisów stosuje się klasyfikację PKD 2025. Przedsiębiorcy, którzy nadal mają we wpisie kody PKD 2007 i nie dokonują wcześniej aktualizacji, są objęci okresem przejściowym, po którym przewidziano automatyczne przeklasyfikowanie kodów od 1 stycznia 2027 r.

Jeżeli przedsiębiorca rozwija nowy rodzaj usług w związku z działalnością zagraniczną, powinien sprawdzić, czy aktualny wpis obejmuje odpowiedni kod PKD. Sam kod PKD nie rozstrzyga jednak, gdzie faktycznie prowadzona jest działalność ani gdzie powstaje obowiązek podatkowy.

Więcej o sytuacji osoby wykonującej aktywność po obu stronach granicy można przeczytać w materiale dotyczącym działalności gospodarczej w Polsce i w Niemczech. Z kolei przy nietypowym przedmiocie aktywności, w tym operacjach kapitałowych, znaczenie ma prawidłowe ustalenie, czy czynności są wykonywane w ramach przedsiębiorstwa – przykładem jest działalność gospodarcza a inwestycje giełdowe.

Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje również przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Przedsiębiorcy rejestrowani od 2025 r. uzyskują taki adres w ramach procedury rejestracyjnej. Przy pobycie za granicą prawidłowa obsługa e-Doręczeń ma szczególne znaczenie, ponieważ korespondencja urzędowa może wywoływać skutki prawne niezależnie od miejsca faktycznego pobytu przedsiębiorcy.

Gdzie płaci się podatek dochodowy przy działalności za granicą?

Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że polski wpis do CEIDG automatycznie oznacza opodatkowanie całej działalności wyłącznie w Polsce. W rzeczywistości najpierw trzeba ustalić rezydencję podatkową przedsiębiorcy, a następnie sprawdzić zasady wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej między Polską a drugim państwem.

Osoba fizyczna ma co do zasady miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce, jeżeli:

• posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych, albo
• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Są to alternatywne kryteria wynikające z ustawy o PIT. Jeżeli jednocześnie przepisy drugiego kraju uznają daną osobę za swojego rezydenta, konflikt rozstrzyga się według reguł właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeżeli taka umowa obowiązuje.

Polski rezydent podatkowy podlega zasadniczo w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli rozlicza dochody bez względu na miejsce ich osiągania. Nie oznacza to jednak dwukrotnego zapłacenia podatku od tego samego dochodu. Sposób rozliczenia zależy od odpowiedniej umowy międzynarodowej i przewidzianej w niej metody eliminowania podwójnego opodatkowania.

Zagraniczny zakład przedsiębiorcy

Szczególne znaczenie ma ustalenie, czy w drugim państwie powstał tak zwany zakład. Może nim być – zależnie od treści konkretnej umowy – stała placówka, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność, na przykład biuro, warsztat czy inna trwała baza działalności. W określonych przypadkach znaczenie mogą mieć także budowa, montaż albo działalność osoby działającej na rzecz przedsiębiorcy.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność poprzez zakład położony w drugim państwie, państwo to może uzyskać prawo do opodatkowania zysku przypisanego temu zakładowi. Następnie należy zastosować właściwą metodę zapobiegania podwójnemu opodatkowaniu.

Sama liczba 183 dni nie może być traktowana jako uniwersalna odpowiedź dla przedsiębiorcy. Kryterium to ma znaczenie przy ustalaniu polskiej rezydencji, ale nie zastępuje analizy ośrodka interesów życiowych ani zasad dotyczących zakładu i odpowiedniej umowy międzynarodowej.

ZUS przy działalności w Polsce i innym państwie

W przypadku działalności wykonywanej w państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii stosuje się zasady koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Ich podstawowym założeniem jest podleganie w danym okresie ustawodawstwu tylko jednego państwa.

Osoba normalnie wykonująca działalność na własny rachunek w dwóch lub kilku państwach członkowskich podlega co do zasady ustawodawstwu państwa zamieszkania, jeżeli wykonuje w nim znaczną część działalności. Przy ocenie bierze się pod uwagę między innymi:

• obrót,
• czas pracy,
• liczbę świadczonych usług,
• dochód.

Próg 25% jest wykorzystywany jako kryterium orientacyjne przy ocenie, czy działalność w państwie zamieszkania stanowi jej znaczną część. Jeśli znaczna część działalności nie jest wykonywana w państwie zamieszkania, znaczenie ma centrum zainteresowania dla działalności, ustalane na podstawie całokształtu okoliczności.

Jeżeli osoba zwykle prowadzi działalność na własny rachunek w jednym państwie członkowskim i czasowo udaje się do innego państwa, aby wykonywać podobną działalność, w określonych warunkach może nadal podlegać ustawodawstwu pierwszego państwa przez okres nieprzekraczający 24 miesięcy. Nie jest to jednak automatyczna zasada dotycząca każdego wyjazdu – trzeba spełnić warunki wynikające z przepisów koordynacyjnych.

Potwierdzeniem właściwego ustawodawstwa w relacjach objętych koordynacją jest zaświadczenie A1. Dokument ten ma istotne znaczenie podczas kontroli za granicą, ponieważ wskazuje system ubezpieczeń społecznych, któremu dana osoba podlega.

Firma w jednym państwie i etat w drugim

Inne zasady obowiązują, gdy przedsiębiorca jednocześnie prowadzi działalność na własny rachunek w jednym państwie członkowskim i wykonuje pracę najemną w innym. Co do zasady zastosowanie znajduje wówczas ustawodawstwo państwa, w którym wykonywana jest praca najemna. Dlatego nie można automatycznie przyjmować, że sam wpis do CEIDG oznacza obowiązek opłacania składek ZUS w Polsce.

Jeżeli działalność jest wykonywana poza UE, EOG i Szwajcarią, trzeba ustalić, czy Polskę z danym państwem łączy umowa o zabezpieczeniu społecznym. Zakres takich umów nie jest identyczny. W braku odpowiedniej umowy oceny dokonuje się według przepisów krajowych obu państw, co może prowadzić do innych rezultatów niż w ramach unijnej koordynacji.

Czy trzeba rejestrować działalność również za granicą?

To zależy od prawa państwa, w którym działalność jest wykonywana. W obrębie UE przedsiębiorcy korzystają ze swobody świadczenia usług i swobody przedsiębiorczości, ale rozróżnienie między czasowym świadczeniem usług transgranicznych a trwałym prowadzeniem działalności w innym państwie ma zasadnicze znaczenie.

Przy pojedynczym lub czasowym zleceniu często zakres lokalnych formalności będzie mniejszy niż przy stałym biurze, warsztacie, sklepie czy regularnej działalności skierowanej na miejscowy rynek. Poszczególne państwa mogą ponadto wymagać:

• zgłoszenia działalności lub rejestracji przedsiębiorcy,
• uzyskania lokalnego numeru podatkowego,
• rejestracji VAT,
• zgłoszenia świadczenia usług regulowanych,
• uzyskania zezwolenia, licencji albo potwierdzenia kwalifikacji,
• prowadzenia lokalnej ewidencji lub składania deklaracji.

Polski wpis do CEIDG nie zastępuje tych obowiązków. Ich istnienie trzeba sprawdzić według prawa kraju, w którym działalność ma być wykonywana.

VAT przy usługach i sprzedaży za granicą

Podatek VAT wymaga odrębnej analizy od podatku dochodowego. To, że dochód przedsiębiorcy rozliczany jest w Polsce, nie przesądza jeszcze, że każdą transakcję należy opodatkować polskim VAT.

Znaczenie mają między innymi:

• rodzaj sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi,
• status kontrahenta jako przedsiębiorcy lub konsumenta,
• miejsce świadczenia określone przepisami VAT,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu towarów,
• ewentualne stałe miejsce prowadzenia działalności,
• szczególne procedury dotyczące sprzedaży transgranicznej, w tym procedury unijne.

W zależności od modelu działalności może wystarczyć odpowiednie rozliczenie transakcji w Polsce, ale w innych sytuacjach konieczna będzie rejestracja dla VAT w drugim państwie. Dlatego podatku dochodowego, składek ZUS i VAT nie należy rozstrzygać jednym kryterium.

Co sprawdzić przed rozpoczęciem działalności za granicą?

Do analizy mogą być potrzebne między innymi umowy z kontrahentami, dane o liczbie dni pobytu w poszczególnych państwach, dokumenty dotyczące lokalu za granicą, zestawienie przychodów i czasu pracy w każdym kraju, informacje o zatrudnieniu oraz dokumenty potwierdzające więzi osobiste i gospodarcze.

Najczęstsze pytania o działalność gospodarczą w Polsce i za granicą

Czy mieszkając na stałe za granicą można zachować polską działalność gospodarczą?

Sam wyjazd z Polski nie powoduje automatycznie wykreślenia firmy z CEIDG. Trzeba jednak zaktualizować dane podlegające wpisowi i odrębnie ustalić skutki podatkowe oraz ubezpieczeniowe. Jeżeli faktyczna działalność jest stale prowadzona w innym państwie, mogą powstać także obowiązki wynikające z jego prawa.

Czy posiadanie NIP i wpisu do CEIDG oznacza, że podatki zawsze płaci się w Polsce?

Nie. Wpis do CEIDG jest rejestracją działalności w Polsce, ale miejsce opodatkowania dochodu ustala się na podstawie rezydencji podatkowej, miejsca prowadzenia działalności, ewentualnego zakładu oraz właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy można płacić ZUS jednocześnie w Polsce i w drugim państwie UE?

Przy sytuacjach objętych unijnymi przepisami koordynacyjnymi zasadą jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa w danym okresie. Trzeba jednak ustalić, które ustawodawstwo jest właściwe. W praktyce potwierdza to zaświadczenie A1.

Czy 183 dni za granicą automatycznie oznacza utratę polskiej rezydencji podatkowej?

Nie. W polskiej ustawie o PIT bierze się pod uwagę zarówno długość pobytu, jak i centrum interesów osobistych lub gospodarczych. W przypadku możliwej podwójnej rezydencji trzeba dodatkowo zastosować zasady przewidziane w odpowiedniej umowie międzynarodowej.

Czy pojedyncze zlecenie za granicą wymaga założenia tam firmy?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich państw i wszystkich rodzajów usług. Czasowe świadczenie usług może podlegać innym zasadom niż stała działalność prowadzona na lokalnym rynku. Trzeba sprawdzić prawo konkretnego państwa, szczególnie w przypadku zawodów regulowanych i działalności wymagającej zezwoleń.

Czy można wystawiać faktury z polskiej firmy klientom zagranicznym?

Tak, ale sposób rozliczenia VAT zależy od rodzaju transakcji, miejsca świadczenia, statusu kontrahenta i innych okoliczności. Sam fakt wystawienia faktury z polskim NIP nie przesądza, gdzie podatek powinien zostać rozliczony.

Źródła

• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 3 oraz art. 5a pkt 22 dotyczący zagranicznego zakładu, z uwzględnieniem właściwych umów międzynarodowych,
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy,
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w szczególności art. 11–13,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004,
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• oficjalne informacje Ministerstwa Finansów dotyczące rezydencji podatkowej i dochodów zagranicznych, ZUS dotyczące działalności wykonywanej w kilku państwach oraz Biznes.gov.pl dotyczące CEIDG, PKD i e-Doręczeń.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.