Zarząd sukcesyjny w jednoosobowej działalności – jak ustanowić zarządcę i zapewnić ciągłość firmy

Na czym polega zarząd sukcesyjny w jednoosobowej działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest związana bezpośrednio z osobą przedsiębiorcy. Nie ma tutaj odrębnej spółki, zarządu ani wspólników w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych. Śmierć przedsiębiorcy nie oznacza jednak, że firma musi z dnia na dzień przestać funkcjonować. Ustawa o zarządzie sukcesyjnym pozwala tymczasowo kontynuować działalność przy wykorzystaniu przedsiębiorstwa pozostawionego przez zmarłego.

Po śmierci przedsiębiorcy mamy do czynienia z przedsiębiorstwem w spadku. Zarządca sukcesyjny nie staje się jego właścicielem i nie dziedziczy firmy tylko dlatego, że został powołany. Jego zadaniem jest prowadzenie przedsiębiorstwa na rachunek osób, którym przysługują prawa do przedsiębiorstwa w spadku.

W relacjach związanych z działalnością zarządca posługuje się dotychczasową firmą przedsiębiorcy z dodaniem oznaczenia „w spadku”. Działa we własnym imieniu, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. Może zawierać umowy, występować przed sądami i organami oraz wykonywać prawa i obowiązki związane z działalnością w zakresie wyznaczonym przez ustawę.

Zarząd sukcesyjny nie rozstrzyga natomiast, kto ostatecznie przejmie firmę. Jest pomostem między śmiercią przedsiębiorcy a działem spadku, sprzedażą przedsiębiorstwa, przejęciem go przez konkretnego następcę albo innym docelowym rozwiązaniem.

Sytuacja	Jak ustanawia się zarząd sukcesyjny
Przedsiębiorca żyje	Przedsiębiorca powołuje zarządcę, zarządca wyraża zgodę, a informacja zostaje zgłoszona do CEIDG. Powołanie i zgoda wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Przedsiębiorca zmarł bez ustanowionego zarządcy	Uprawniona osoba może powołać zarządcę przed notariuszem. Potrzebna jest zgoda osób mających łącznie więcej niż 85/100 udziału w przedsiębiorstwie w spadku. Uprawnienie do powołania wygasa zasadniczo po 2 miesiącach od śmierci.

Jakie przepisy i obowiązki mają znaczenie

Kto może zostać zarządcą sukcesyjnym

Zarządcą sukcesyjnym może zostać osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie musi być członkiem rodziny, spadkobiercą ani przedsiębiorcą. Może nim być na przykład małżonek, dorosłe dziecko, wieloletni pracownik albo inna osoba znająca przedsiębiorstwo.

Funkcji nie może pełnić osoba objęta prawomocnym zakazem prowadzenia działalności gospodarczej albo określonym zakazem obejmującym działalność wykonywaną przez przedsiębiorcę lub zarządzanie majątkiem. Jednocześnie funkcję może wykonywać tylko jeden zarządca sukcesyjny.

Przedsiębiorca może dodatkowo wskazać zarządcę na wypadek, gdyby osoba powołana w pierwszej kolejności jeszcze przed jego śmiercią zrezygnowała, zmarła, utraciła pełną zdolność do czynności prawnych, została odwołana albo została objęta odpowiednim zakazem. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko, że w chwili śmierci przedsiębiorcy firma pozostanie bez osoby mogącej przejąć zarządzanie.

Jakie uprawnienia ma zarządca

Zarząd sukcesyjny obejmuje prowadzenie przedsiębiorstwa w spadku oraz umocowanie do związanych z tym czynności sądowych i pozasądowych. Zarządca może między innymi wykonywać prawa i obowiązki wynikające z prowadzonej wcześniej działalności, reprezentować przedsiębiorstwo w postępowaniach, odbierać korespondencję dotyczącą firmy i zawierać umowy potrzebne do jej bieżącego funkcjonowania.

Ustawa rozróżnia jednak czynności zwykłego zarządu od czynności wykraczających poza ten zakres. Te pierwsze zarządca wykonuje samodzielnie. Jeżeli czynność przekracza zwykły zarząd, potrzebna jest zgoda wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, a gdy takiej zgody nie można uzyskać – zezwolenie sądu.

Co dzieje się z umowami i pracownikami

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego ma służyć zachowaniu ciągłości stosunków gospodarczych. Ustawa przewiduje szczególne zasady dotyczące umów zawartych przez przedsiębiorcę w ramach działalności. Nie dotyczy to jednak umów, których wykonanie było ściśle uzależnione od osobistych przymiotów zmarłego.

Osobne regulacje dotyczą stosunków pracy. W okresie zarządu sukcesyjnego uprawnienia i obowiązki pracodawcy wykonuje zarządca sukcesyjny. Dlatego przy firmie zatrudniającej pracowników wyznaczenie zarządcy jeszcze za życia przedsiębiorcy jest szczególnie ważne – ogranicza ryzyko organizacyjnego paraliżu po jego śmierci.

Jak długo może działać zarząd sukcesyjny

Zarząd sukcesyjny nie jest trwałą formą prowadzenia firmy przez spadkobierców. Może wygasnąć znacznie wcześniej niż po dwóch latach, na przykład wskutek działu spadku obejmującego przedsiębiorstwo, nabycia całego przedsiębiorstwa przez jedną osobę albo ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy.

Jeżeli żadne wcześniejsze zdarzenie nie spowoduje wygaśnięcia zarządu, podstawowy maksymalny okres wynosi 2 lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. Sąd może z ważnych przyczyn przed upływem tego okresu przedłużyć zarząd, ale nie dłużej niż do 5 lat od śmierci przedsiębiorcy.

Co powinien zrobić przedsiębiorca i spadkobiercy

Jeżeli przedsiębiorca może przygotować sukcesję za życia

Powołanie zarządcy za życia jest proceduralnie prostsze niż organizowanie zarządu dopiero po śmierci właściciela firmy. Nie wymaga uzgadniania osoby zarządcy pomiędzy spadkobiercami i pozwala wcześniej przygotować wybraną osobę do przejęcia bieżących spraw.

CEIDG, PKD, ZUS i prowadzenie działalności po śmierci

Zarządca sukcesyjny nie zakłada po śmierci przedsiębiorcy nowej jednoosobowej działalności na swoje nazwisko. Kontynuuje działalność przy wykorzystaniu przedsiębiorstwa w spadku, posługując się firmą zmarłego z oznaczeniem „w spadku”. Dane rejestrowe firmy powinny jednak zostać uporządkowane jeszcze za życia – błędny albo nieaktualny wpis w CEIDG może skomplikować późniejsze ustalanie rzeczywistego zakresu prowadzonej działalności, adresów czy statusu firmy.

Dotyczy to także sytuacji, gdy przedsiębiorca faktycznie zaprzestał działalności, ale formalności rejestrowe lub rozliczeniowe nie zostały zamknięte. O konsekwencjach takiego stanu szerzej piszemy w materiale niezamknięta działalność po wyjeździe za granicę – ceidg, zus i urząd skarbowy.

Jeżeli celem przedsiębiorcy jest natomiast przekazanie własności firmy konkretnej osobie jeszcze za życia, zarząd sukcesyjny nie musi być podstawowym instrumentem. Odrębnej analizy wymaga na przykład przekazanie firmy synowi w darowiźnie albo decyzja o tym, jak przekazać firmę mężowi i rozliczyć podatki. Takie czynności prowadzą do zmiany właściciela jeszcze za życia, podczas gdy zarząd sukcesyjny ma przede wszystkim zapewnić tymczasową ciągłość po śmierci przedsiębiorcy.

Jeżeli przedsiębiorca zmarł bez wpisanego zarządcy

Brak wcześniejszego wpisu w CEIDG nie przekreśla możliwości ustanowienia zarządu, ale czas na działanie jest krótki. Zarządcę może powołać między innymi małżonek przedsiębiorcy mający udział w przedsiębiorstwie w spadku, spadkobierca, który przyjął spadek, albo – w przypadkach wskazanych w ustawie – zapisobierca windykacyjny. Po formalnym potwierdzeniu praw do spadku zarządcę może powołać właściciel przedsiębiorstwa w spadku.

Do powołania potrzebna jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100. Powołanie oraz wymagane zgody następują w formie aktu notarialnego. Osoba powoływana na zarządcę składa przed notariuszem wymagane oświadczenia. Notariusz zgłasza powołanie do CEIDG niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym, a zarządca powołany po śmierci zaczyna pełnić funkcję od chwili wpisu do CEIDG.

Standardowo uprawnienie do powołania zarządcy wygasa z upływem 2 miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Ustawa reguluje odrębnie sytuacje, w których akt zgonu nie zawiera daty zgonu albo moment śmierci został określony w odpowiednim orzeczeniu sądu.

Do czasu ustanowienia zarządu ustawa pozwala określonym osobom na wykonywanie czynności koniecznych do zachowania majątku lub możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa. Zakres tych czynności jest jednak węższy niż kompetencje ustanowionego zarządcy. Nie powinno się zatem traktować tego okresu jako swobodnego prowadzenia firmy przez dowolnego członka rodziny.

Przed wizytą u notariusza trzeba przygotować dokumenty pozwalające ustalić sytuację spadkową i udziały w przedsiębiorstwie. W zależności od stanu sprawy mogą mieć znaczenie między innymi akt zgonu, informacje o małżeństwie i ustroju majątkowym, testament, dokumenty dotyczące przyjęcia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo europejskie poświadczenie spadkowe. Dokładny zestaw dokumentów zależy od tego, na jakim etapie znajduje się sprawa spadkowa.

Ryzyka podatkowe, rejestrowe i odpowiedzialnościowe

NIP, PIT, VAT i rozliczenia przedsiębiorstwa w spadku

NIP nadany zmarłemu przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i może być używany do czasu wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został jeszcze ustanowiony, możliwość posługiwania się NIP w okresie przejściowym zależy od spełnienia warunków przewidzianych w ustawie, w tym od zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego kontynuowania prowadzenia przedsiębiorstwa.

Na gruncie podatku dochodowego przedsiębiorstwo w spadku jest jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej będącą podatnikiem dochodów uzyskiwanych w ustawowym okresie. Także przepisy VAT traktują przedsiębiorstwo w spadku jako podatnika kontynuującego działalność zmarłego podatnika. Powstanie przedsiębiorstwa w spadku nie oznacza więc prostego zakończenia wszystkich rozliczeń i rozpoczęcia podatkowo całkowicie nowej działalności przez zarządcę.

Trzeba natomiast odróżnić podatki związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa w spadku od odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe powstałe wcześniej oraz od podatkowych skutków dziedziczenia. Zakres obowiązków zależy między innymi od dotychczasowej formy opodatkowania, statusu VAT, prowadzonej dokumentacji, zaległości i rodzaju zdarzeń gospodarczych po śmierci przedsiębiorcy.

ZUS i pracownicy

Przedsiębiorstwo w spadku jest płatnikiem składek w stosunku do pracowników i określonych innych osób, w tym zleceniobiorców przedsiębiorstwa w spadku. Obowiązki płatnika wykonuje zarządca sukcesyjny, a w okresach przewidzianych ustawą – odpowiednie osoby uprawnione do dokonywania czynności zachowawczych.

Nie oznacza to jednak, że zarządca kontynuuje ubezpieczenia społeczne zmarłego przedsiębiorcy tak, jak gdyby przedsiębiorca nadal żył. Rozliczenia dotyczące zmarłego i rozliczenia przedsiębiorstwa w spadku trzeba rozdzielić. Szczególnego sprawdzenia wymagają firmy zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców, ponieważ opóźnienia w dokumentach i składkach mogą generować dalsze zaległości.

Decyzje, zezwolenia i działalność regulowana

Sam zarząd sukcesyjny nie gwarantuje automatycznego zachowania każdego zezwolenia, koncesji, decyzji albo wpisu do rejestru. Trzeba ustalić, jakie uprawnienia były potrzebne do działalności i czy dotyczą ich ogólne reguły ustawy o zarządzie sukcesyjnym, czy przepisy szczególne.

Jeżeli zastosowanie mają ogólne przepisy dotyczące decyzji związanych z przedsiębiorstwem, zarządca może w terminie 3 miesięcy od ustanowienia zarządu wystąpić do organu, który wydał decyzję, o potwierdzenie możliwości jej wykonywania. Organ sprawdza między innymi spełnienie ustawowych warunków i dokumenty przedłożone przez zarządcę.

Przy działalności regulowanej lub wymagającej odpowiedniego wpisu zarządca powinien również pilnować odrębnego terminu. Ustawa przewiduje co do zasady miesiąc od ustanowienia zarządu na złożenie wniosku o odpowiednią zmianę oznaczenia przedsiębiorcy w rejestrze wraz z wymaganym oświadczeniem. Przepisy szczególne mogą wprowadzać inne zasady, dlatego wykaz koncesji, licencji, zezwoleń i wpisów powinien być jednym z pierwszych dokumentów sprawdzanych po śmierci przedsiębiorcy.

Kto odpowiada za zobowiązania

Za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku ustawa przewiduje solidarną odpowiedzialność właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. Zarządca sukcesyjny co do zasady nie odpowiada osobiście za zobowiązania zaciągnięte na rachunek właścicieli, chyba że odpowiedzialność wynika z odrębnych przepisów.

Nie oznacza to braku odpowiedzialności zarządcy za sposób wykonywania funkcji. Zarządca odpowiada za szkodę wyrządzoną wskutek nienależytego wykonywania obowiązków. Powinien więc dokumentować istotne decyzje, kontrolować przepływy finansowe, zachowywać zgody właścicieli wymagane przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd oraz monitorować sytuację płatniczą przedsiębiorstwa.

Istotne ryzyko powstaje w razie niewypłacalności. Prawo upadłościowe nakłada w przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości na zarządcę sukcesyjnego. Zasadniczy termin wynosi 30 dni od wystąpienia podstawy do ogłoszenia upadłości. Jeżeli podstawa istniała już przed ustanowieniem zarządu, termin dla zarządcy biegnie od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Takiej sytuacji nie powinno się traktować jak zwykłego problemu z chwilową płynnością.

Podsumowanie i rekomendowane działania

Zarząd sukcesyjny najlepiej przygotować jeszcze za życia przedsiębiorcy. Wówczas można wybrać osobę znającą firmę, uzyskać jej zgodę, zgłosić ją do CEIDG i przekazać jej wiedzę potrzebną do prowadzenia przedsiębiorstwa w sytuacji nagłej.

Jeżeli właściciel firmy już zmarł, trzeba działać szybko. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy zarządca został wpisany do CEIDG. Jeżeli nie, trzeba sprawdzić krąg osób uprawnionych do jego powołania, strukturę udziałów w przedsiębiorstwie w spadku i możliwość uzyskania wymaganej większości ponad 85/100, a następnie przeprowadzić czynności u notariusza przed upływem dwumiesięcznego terminu.

Po ustanowieniu zarządu należy niezwłocznie przejrzeć umowy, należności i zobowiązania, pracowników, księgowość, status podatkowy, rachunki bankowe, decyzje administracyjne, zezwolenia i rejestry działalności regulowanej. Zarząd sukcesyjny nie usuwa bowiem wszystkich formalności – zapewnia ramy prawne do prowadzenia przedsiębiorstwa w okresie przejściowym.

Równolegle spadkobiercy powinni ustalić docelowy los firmy. Pozostawianie przedsiębiorstwa przez długi czas wyłącznie w formule zarządu sukcesyjnego nie zastępuje decyzji o tym, kto ma być jego właścicielem po zakończeniu spraw spadkowych.

Najczęstsze pytania o zarząd sukcesyjny

Czy zarządca sukcesyjny musi być spadkobiercą?

Nie. Zarządcą może być inna osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, o ile nie jest objęta ustawowym zakazem wyłączającym możliwość pełnienia tej funkcji. Często wybór osoby znającej przedsiębiorstwo jest praktycznie ważniejszy niż pokrewieństwo ze zmarłym.

Czy wpisanie zarządcy do CEIDG oznacza przekazanie mu firmy?

Nie. Zarządca nie nabywa własności przedsiębiorstwa. Prowadzi je czasowo na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. O własności decydują przepisy prawa spadkowego i ewentualne późniejsze czynności dotyczące przedsiębiorstwa.

Czy po upływie 2 miesięcy od śmierci można jeszcze powołać pierwszego zarządcę sukcesyjnego?

Co do zasady nie. Ustawowe uprawnienie do powołania zarządcy po śmierci przedsiębiorcy wygasa po 2 miesiącach. Szczególne zasady obliczenia terminu dotyczą przypadków, w których brak jest ustalonej daty śmierci. Dlatego brak wcześniejszego zarządcy wymaga szybkiego ustalenia sytuacji spadkowej i podjęcia decyzji.

Czy zarządca może sprzedać przedsiębiorstwo w spadku?

Sprzedaż całego przedsiębiorstwa zasadniczo wykracza poza bieżące prowadzenie firmy. Czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku albo zezwolenia sądu. Dodatkowo zbycie przedsiębiorstwa w spadku lub udziału w nim w okresie zarządu sukcesyjnego wymaga formy aktu notarialnego.

Czy zarząd sukcesyjny stosuje się do jednoosobowej spółki z o.o.?

Nie w taki sam sposób. Spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną i nie przestaje istnieć z powodu śmierci jej wspólnika. Dziedziczeniu mogą podlegać udziały w spółce, natomiast zasady dalszego funkcjonowania spółki wynikają przede wszystkim z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki. Zarząd sukcesyjny opisany w tym artykule dotyczy działalności osoby fizycznej wpisanej do CEIDG.

Źródła

• ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw,
• ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy,
• ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników,
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe,
• oficjalne materiały Ministerstwa Rozwoju i Technologii oraz Biznes.gov.pl dotyczące zarządu sukcesyjnego i CEIDG.

Potrzebujesz indywidualnej odpowiedzi? Opisz swoją sytuację w formularzu poniżej. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.