Likwidacja spółki z o.o. bez majątku i z długami, procedura krok po kroku

Likwidacja spółki z o.o. bez aktywów wymaga wykonania tych samych podstawowych czynności korporacyjnych i rejestrowych co likwidacja spółki posiadającej majątek. Różnica polega na tym, że likwidatorzy muszą rzetelnie wykazać brak składników, z których można zaspokoić wierzycieli, oraz udokumentować, że nie istnieją wierzytelności, roszczenia, środki na rachunkach, ruchomości ani inne prawa majątkowe, które należałoby odzyskać lub sprzedać.

Najważniejszym błędem jest potraktowanie likwidacji jako sposobu na usunięcie długów. Likwidacja porządkuje i kończy byt prawny spółki, ale nie może zastąpić postępowania upadłościowego, gdy wystąpiły ustawowe przesłanki niewypłacalności. Nie chroni również automatycznie osób zarządzających przed odpowiedzialnością za zbyt późne reagowanie na zadłużenie.

Kiedy trzeba zastosować tę procedurę

Procedurę likwidacji stosuje się wtedy, gdy wspólnicy chcą zakończyć działalność spółki z o.o. i doprowadzić do jej wykreślenia z KRS, a nie zachodzi sytuacja, w której dalsze działania powinny być prowadzone przede wszystkim według Prawa upadłościowego. Sama okoliczność, że spółka nie ma już wyposażenia, pieniędzy ani aktywnych kontraktów, nie wystarcza do zakończenia jej bytu prawnego.

Przed podjęciem uchwały o rozwiązaniu spółki trzeba ustalić, czy spółka utraciła zdolność do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Ustawa przewiduje domniemanie takiego stanu, gdy opóźnienie przekracza trzy miesiące. W przypadku osoby prawnej dodatkową przesłanką może być utrzymywanie się przez ponad 24 miesiące stanu, w którym zobowiązania pieniężne przekraczają wartość majątku. Ocena nie może ograniczać się do sprawdzenia salda rachunku bankowego; potrzebne są aktualne dane księgowe, terminy wymagalności zobowiązań oraz realna prognoza płatności.

Jeżeli powstała podstawa do ogłoszenia upadłości, dłużnik powinien złożyć wniosek nie później niż w terminie 30 dni. W spółce z o.o. obowiązek ten obciąża osoby uprawnione do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki, a po otwarciu likwidacji może dotyczyć także likwidatorów. Brak środków na przeprowadzenie upadłości nie oznacza, że wolno zignorować ten obowiązek. Sąd może oddalić wniosek z powodu braku majątku wystarczającego na koszty postępowania, ale samo złożenie wniosku we właściwym czasie ma znaczenie dla oceny odpowiedzialności osób zarządzających.

Jeżeli spółka jest tylko nieaktywna, ale nie jest niewypłacalna, można przeprowadzić zwykłą likwidację. Jeżeli działalność została wcześniej zawieszona, szczegóły opisuje osobny tekst: likwidacja zawieszonej spółki z o.o. z długami.

Nie należy również zakładać, że wspólnicy mogą samodzielnie wybrać uproszczone wykreślenie spółki bez likwidacji. Postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania likwidacji jest wszczynane przez sąd rejestrowy z urzędu w ustawowo określonych sytuacjach. Nie jest to zwykły wniosek wspólników ani gwarantowany skrót proceduralny. Szerzej ten szczególny tryb omawia artykuł o wykreśleniu martwej spółki z o.o. z KRS.

Jakie dokumenty i dane przygotować

W sprawie spółki bez majątku dokumentacja jest szczególnie ważna, ponieważ sąd rejestrowy może oczekiwać wyjaśnienia, w jaki sposób ustalono brak aktywów i dlaczego likwidacja może zostać zakończona mimo niezaspokojonych zobowiązań. Przed podjęciem uchwały warto przygotować co najmniej:

• aktualną umowę spółki oraz odpis KRS;
• listę wspólników i dane potrzebne do prawidłowego zwołania zgromadzenia;
• pełną listę wierzycieli, wysokość zobowiązań, terminy płatności, zabezpieczenia i informacje o postępowaniach egzekucyjnych;
• wykaz wszystkich rachunków bankowych, kas, należności, środków trwałych, ruchomości, licencji, domen, udziałów, praw autorskich i innych praw majątkowych;
• informacje o umowach, pracownikach, sporach sądowych, postępowaniach podatkowych, administracyjnych i kontrolach;
• aktualne księgi rachunkowe, zestawienie obrotów i sald, ostatnie sprawozdania finansowe oraz dane potrzebne do sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji;
• dokumenty dotyczące zadłużenia wobec urzędu skarbowego, ZUS, kontrahentów, pracowników i podmiotów powiązanych;
• dowody wcześniejszych prób odzyskania należności lub sprzedaży składników majątkowych, jeżeli takie składniki istniały.

Do zgłoszenia otwarcia likwidacji potrzebne są przede wszystkim uchwała o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, dane likwidatorów, ich adresy do doręczeń, sposób reprezentacji oraz wymagane oświadczenia lub zgody. W zwykłym trybie uchwała o rozwiązaniu spółki powinna zostać objęta protokołem notarialnym. Wyjątek dotyczy spółki utworzonej przy wykorzystaniu wzorca umowy w S24, jeżeli wszyscy wspólnicy podejmują uchwałę w systemie i podpisują ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Procedura krok po kroku

Krok 1. Oceń niewypłacalność. Zanim wspólnicy otworzą likwidację, zarząd powinien przygotować udokumentowaną analizę płynności i zadłużenia. Jeżeli przesłanki upadłości już wystąpiły, samo podjęcie uchwały likwidacyjnej nie wstrzymuje terminu na złożenie wniosku o upadłość.

Krok 2. Podejmij uchwałę o rozwiązaniu spółki. Uchwała powinna wskazywać przyczynę rozwiązania, otwarcie likwidacji, osoby likwidatorów i sposób reprezentacji. Co do zasady likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej.

Krok 3. Zgłoś otwarcie likwidacji do KRS. Zgłoszenia dokonuje likwidator, co do zasady w terminie siedmiu dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Od otwarcia likwidacji spółka posługuje się firmą z dodatkiem „w likwidacji”, zachowuje osobowość prawną i działa przez likwidatorów.

Krok 4. Ogłoś otwarcie likwidacji w MSiG. Likwidatorzy ogłaszają rozwiązanie spółki i otwarcie likwidacji oraz wzywają wierzycieli do zgłaszania wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia. Ogłoszenie jest odrębną czynnością od wpisu otwarcia likwidacji do KRS.

Krok 5. Sporządź bilans otwarcia likwidacji. Bilans sporządzają likwidatorzy i przedstawiają go zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. Składniki aktywów ujmuje się według wartości zbywczej. Jeżeli spółka deklaruje brak majątku, księgi i dokumenty powinny pozwalać sprawdzić, czy nie pominięto należności, nadpłat, kaucji, roszczeń, praw do domen lub innych zbywalnych praw.

Krok 6. Wykonaj czynności likwidacyjne. Likwidatorzy kończą bieżące interesy, ściągają wierzytelności, wykonują zobowiązania i upłynniają majątek. Nowe interesy mogą rozpoczynać tylko wtedy, gdy służy to ukończeniu spraw będących w toku. W przypadku braku środków należy udokumentować, których zobowiązań nie można wykonać i dlaczego.

Krok 7. Zabezpiecz interesy znanych wierzycieli. Wierzyciele znani spółce nie mogą zostać pominięci tylko dlatego, że nie odpowiedzieli na ogłoszenie. Kwoty potrzebne na zobowiązania niewymagalne, sporne albo należne znanym wierzycielom, którzy się nie zgłosili, co do zasady wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, w tym w przewidzianych prawem przypadkach depozytu sądowego. Gdy spółka nie ma żadnych środków, likwidator powinien dokładnie opisać tę okoliczność i czynności podjęte w celu ustalenia majątku.

Krok 8. Prowadź rachunkowość i wykonuj obowiązki publicznoprawne. Otwarcie likwidacji nie znosi obowiązku prowadzenia ksiąg, składania sprawozdań finansowych i deklaracji ani wykonywania obowiązków wobec KRS, urzędu skarbowego i ZUS. Jeżeli likwidacja trwa dłużej niż rok obrotowy, potrzebne są również sprawozdania za kolejne lata.

Krok 9. Zakończ likwidację i przygotuj dokumenty do wykreślenia. Po zakończeniu wszystkich możliwych czynności likwidatorzy sporządzają sprawozdanie likwidacyjne. Zgromadzenie wspólników powinno je zatwierdzić, a księgi i dokumenty należy przekazać wskazanemu przechowawcy. Do sądu rejestrowego składa się wniosek o wykreślenie wraz z dokumentami potwierdzającymi zakończenie likwidacji.

W spółce, która nie ma majątku, a pozostawiła długi, wniosek o wykreślenie wymaga szczególnie starannego uzasadnienia. Trzeba wykazać, że nie istnieje żaden zbywalny majątek, zakończono bieżące sprawy, rozpoznano sytuację wszystkich wierzycieli i nie ma realnych czynności, które likwidator mógłby jeszcze wykonać. Samo oświadczenie „spółka nic nie ma” może być niewystarczające. O wykreśleniu rozstrzyga sąd rejestrowy po ocenie dokumentów i konkretnego stanu sprawy.

Wariant elektroniczny / S24 / PRS

Wnioski do rejestru przedsiębiorców składa się elektronicznie. Portal Rejestrów Sądowych jest podstawową ścieżką dla spółek, których dokumentacja nie może być obsłużona w S24. W PRS należy wybrać właściwy formularz zmiany danych spółki, wskazać otwarcie likwidacji, likwidatorów i sposób reprezentacji, dołączyć dokumenty oraz uiścić opłaty przez system.

S24 może być wykorzystany w zakresie przewidzianym przez system dla spółki, której umowę zawarto przy użyciu wzorca umowy i której dokumenty spełniają warunki obsługi w tym trybie. Uchwała o rozwiązaniu spółki w S24 wymaga podpisów wszystkich wspólników. Praktyczne omówienie tej ścieżki zawiera poradnik jak zlikwidować spółkę z o.o. przez S24?.

Przed wysłaniem wniosku należy sprawdzić, czy wszystkie załączniki są podpisane przez właściwe osoby, czy dane likwidatorów odpowiadają uchwale oraz czy sposób reprezentacji wpisano identycznie w formularzu i dokumentach. Brak podpisu jednego wspólnika pod uchwałą S24, niewłaściwa ścieżka formularza albo sprzeczność danych może prowadzić do zwrotu, wezwania do uzupełnienia lub oddalenia wniosku.

Wariant papierowy albo notarialny

Notarialna forma dotyczy przede wszystkim samej uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki w zwykłym trybie. Notariusz sporządza protokół zgromadzenia obejmujący uchwałę, ale późniejsze zgłoszenia do KRS składa się elektronicznie przez PRS. Nie należy więc utożsamiać notarialnego protokołu z możliwością wysłania papierowego formularza KRS.

Dokumenty źródłowe mogą mieć postać papierową, jednak do PRS dołącza się ich elektroniczne odwzorowania zgodnie z wymaganiami systemu i przepisami dotyczącymi reprezentacji przez profesjonalnego pełnomocnika. Jeżeli wniosek składa adwokat lub radca prawny, może być konieczne złożenie oświadczeń dotyczących zgodności kopii z dokumentami oraz przechowywania oryginałów.

Terminy, opłaty i ryzyka odrzucenia wniosku

Najważniejsze terminy w procedurze to:

• 30 dni od wystąpienia podstawy do ogłoszenia upadłości na złożenie wniosku upadłościowego;
• 7 dni na zgłoszenie otwarcia likwidacji i zmian podlegających wpisowi do KRS;
• 3 miesiące od ogłoszenia w MSiG na zgłaszanie wierzytelności przez wierzycieli spółki z o.o.;
• 6 miesięcy od ogłoszenia otwarcia likwidacji i wezwania wierzycieli jako okres, przed którego upływem nie wolno dzielić między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli.

Jeżeli spółka rzeczywiście nie ma żadnego majątku do podziału, sześciomiesięczny zakaz podziału nie tworzy majątku ani nie rozwiązuje problemu długów. Wniosek o wykreślenie powinien jednak pokazywać, że zakończono wszystkie czynności i respektowano ochronę wierzycieli. Zbyt wczesne złożenie wniosku bez wyjaśnienia braku majątku i bez prawidłowego ogłoszenia może spowodować wezwanie do uzupełnienia dokumentów albo odmowę wykreślenia.

Według aktualnych informacji urzędowych zgłoszenie otwarcia likwidacji w PRS wiąże się łącznie z opłatą sądową i opłatą za ogłoszenie wpisu w MSiG, a w S24 opłata jest niższa. Osobno opłaca się ogłoszenie wezwania wierzycieli; opłata zależy od liczby znaków i wynosi nie mniej niż 60 zł. Wniosek o wykreślenie spółki z KRS podlega opłacie 400 zł. Do tego dochodzą koszty notariusza, księgowości, pełnomocnika, korespondencji i ewentualnych depozytów.

Najczęstsze przyczyny problemów z wnioskiem to:

• brak wcześniejszej analizy niewypłacalności i pominięcie obowiązku upadłościowego;
• uchwała podjęta w niewłaściwej formie lub niezgodnie z zasadami reprezentacji i głosowania;
• brak podpisów wszystkich wspólników pod uchwałą w S24;
• niezgodność danych likwidatorów, adresów lub sposobu reprezentacji;
• brak ogłoszenia w MSiG albo wadliwe wezwanie wierzycieli;
• brak bilansu otwarcia, sprawozdania likwidacyjnego lub uchwały zatwierdzającej;
• pominięcie znanych wierzycieli, postępowań lub potencjalnych składników majątku;
• ogólne oświadczenie o braku majątku bez danych księgowych i dowodów;
• niezakończone postępowania sądowe, podatkowe, administracyjne lub egzekucyjne, które nadal wymagają działania likwidatora;
• brak wskazania przechowawcy ksiąg i dokumentów.

Wykreślenie spółki nie powinno być przedstawiane jako sposób na uniknięcie odpowiedzialności. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, wierzyciel może w określonych warunkach dochodzić roszczeń od członków zarządu na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stosuje się odpowiednio również do likwidatorów spółki z o.o., z wyjątkiem likwidatorów ustanowionych przez sąd. Odrębne zasady dotyczą zaległości podatkowych i składkowych.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po wykonaniu czynności likwidacyjnych trzeba uporządkować dokumentację i rozliczenia końcowe. Likwidatorzy powinni:

1. sporządzić sprawozdanie likwidacyjne oraz doprowadzić do jego zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników, o ile zgromadzenie może się odbyć;
2. złożyć wymagane dokumenty finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo właściwego modułu PRS;
3. złożyć wniosek o wykreślenie spółki z KRS wraz z uchwałami, oświadczeniami i dokumentami wymaganymi w konkretnej sprawie;
4. wskazać osobę przechowującą księgi i dokumenty rozwiązanej spółki;
5. wykonać końcowe obowiązki podatkowe, w tym dotyczące VAT, CIT i aktualizacji danych, jeżeli mają zastosowanie;
6. zakończyć rozliczenia z ZUS i pracownikami, jeżeli spółka była płatnikiem składek lub pracodawcą;
7. zamknąć rachunki i usługi dopiero po upewnieniu się, że nie będą potrzebne do odbioru zwrotów, korespondencji lub wykonania ostatnich płatności;
8. zachować dowody ogłoszeń, zgłoszeń, doręczeń i czynności związanych z ustalaniem majątku.

Spółka przestaje istnieć dopiero z chwilą wykreślenia z KRS. Do tego czasu ma osobowość prawną, musi być reprezentowana i może być stroną postępowań. Po wykreśleniu wierzyciele mogą nadal analizować podstawy odpowiedzialności członków zarządu, likwidatorów, poręczycieli lub innych osób. Dlatego dokumentacja z okresu poprzedzającego niewypłacalność i z całej likwidacji powinna być kompletna.

FAQ

Czy można zlikwidować spółkę z o.o., która ma długi?

Tak, samo istnienie długów nie wyłącza otwarcia likwidacji. Trzeba jednak wcześniej sprawdzić, czy spółka jest niewypłacalna i czy powstał obowiązek złożenia wniosku o upadłość. Likwidacja nie może służyć do obejścia tego obowiązku.

Czy brak majątku oznacza, że nie trzeba składać wniosku o upadłość?

Nie. Jeżeli wystąpiły przesłanki niewypłacalności, wniosek powinien zostać złożony w ustawowym terminie. Sąd może oddalić go z powodu braku majątku na koszty postępowania, ale brak majątku nie znosi samego obowiązku.

Czy wspólnicy odpowiadają za długi spółki z o.o.?

Co do zasady wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki tylko dlatego, że posiadają udziały. Odpowiedzialność może jednak wynikać z innych podstaw, na przykład z poręczenia, zabezpieczenia rzeczowego, działania jako członek zarządu albo obowiązku zwrotu bezprawnie otrzymanych świadczeń.

Czy wykreślenie spółki z KRS zamyka drogę wierzycielom?

Nie zawsze. Wykreślenie kończy byt prawny spółki, ale wierzyciele mogą nadal dochodzić roszczeń od osób odpowiadających na odrębnej podstawie, w szczególności od członków zarządu po spełnieniu przesłanek z art. 299 Kodeksu spółek handlowych.

Czy całą likwidację można przeprowadzić przez S24?

S24 jest dostępny tylko w zakresie przewidzianym dla spółek utworzonych przy wykorzystaniu wzorca umowy i dokumentów obsługiwanych przez system. W pozostałych przypadkach wykorzystuje się PRS, a uchwała o rozwiązaniu spółki jest co do zasady protokołowana przez notariusza.

Jak długo trwa likwidacja spółki z o.o.?

Czas zależy od spraw spółki, postępowań, liczby wierzycieli i kompletności dokumentów. Sam termin dla wierzycieli wynosi trzy miesiące od ogłoszenia, a podział majątku między wspólników nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy. Spory i braki formalne mogą znacząco wydłużyć procedurę.

Czy sąd musi wykreślić spółkę, gdy likwidator oświadczy brak majątku?

Nie. Sąd bada, czy likwidacja rzeczywiście została zakończona i czy dokumenty potwierdzają brak majątku oraz wykonanie wymaganych czynności. Może zażądać dodatkowych wyjaśnień albo dokumentów.

Kto przechowuje dokumenty po wykreśleniu spółki?

Księgi i dokumenty przekazuje się osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeżeli jej nie wskazano, przechowawcę może wyznaczyć sąd rejestrowy. Okresy przechowywania zależą od rodzaju dokumentacji.

Podsumowanie

Likwidacja spółki z o.o. bez majątku i z długami wymaga najpierw ustalenia, czy spółka jest niewypłacalna i czy zarząd lub likwidatorzy muszą złożyć wniosek o upadłość. Następnie trzeba prawidłowo otworzyć likwidację, zgłosić ją do KRS, opublikować wezwanie wierzycieli, sporządzić dokumenty finansowe i wykonać wszystkie możliwe czynności likwidacyjne.

Przed złożeniem wniosku o wykreślenie należy mieć dowody, że spółka nie posiada żadnego zbywalnego majątku, nie ma niezakończonych spraw wymagających działania i prawidłowo rozpoznano sytuację wierzycieli. Najważniejsze jest udokumentowanie daty niewypłacalności oraz czynności zarządu i likwidatorów, ponieważ wykreślenie spółki nie usuwa automatycznie ryzyka ich osobistej odpowiedzialności.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 270–290 oraz art. 299 i 299¹.
• Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe, w szczególności art. 10–13 i art. 21.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 25a–25e.
• Portal Rejestrów Sądowych oraz oficjalny poradnik podatki.gov.pl dotyczący zakończenia działalności gospodarczej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.