Wykreślenie spółki z o.o. z KRS bez likwidacji – kiedy jest możliwe

W praktyce określenie „wykreślenie spółki bez likwidacji” bywa używane w dwóch różnych znaczeniach. Pierwsze dotyczy skutków połączenia albo podziału spółek, kiedy spółka przejmowana lub dzielona może zostać rozwiązana bez prowadzenia klasycznej likwidacji. Drugie, omawiane w tym artykule, dotyczy szczególnego postępowania sądu rejestrowego prowadzonego na podstawie art. 25a–25e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ten szczególny tryb ma służyć usuwaniu z rejestru podmiotów, które faktycznie nie działają i nie mają majątku pozwalającego przeprowadzić zwykłą likwidację. Nie jest natomiast sposobem na pominięcie wierzycieli, ukrycie aktywów ani uniknięcie odpowiedzialności członków zarządu.

Kiedy trzeba zastosować tę procedurę

Sąd rejestrowy wszczyna postępowanie z urzędu, gdy wystąpi co najmniej jedna z ustawowych sytuacji:

• sąd upadłościowy, oddalając wniosek o ogłoszenie upadłości albo umarzając postępowanie upadłościowe, stwierdzi, że materiał sprawy uzasadnia rozwiązanie podmiotu bez likwidacji;
• wniosek o ogłoszenie upadłości został oddalony albo postępowanie upadłościowe umorzono dlatego, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza nawet na koszty postępowania;
• sąd rejestrowy odstąpił od postępowania przymuszającego albo je umorzył;
• pomimo wezwania sądu nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe;
• pomimo dwukrotnego wezwania nie wykonano innych obowiązków rejestrowych objętych postępowaniem przymuszającym.

Wystąpienie jednej z tych przesłanek nie oznacza jeszcze automatycznego wykreślenia. Sąd musi następnie ustalić, czy spółka rzeczywiście nie prowadzi działalności oraz czy nie posiada zbywalnego majątku. Oba warunki muszą być spełnione łącznie.

Jeżeli spółka nadal zawiera umowy, zatrudnia pracowników, prowadzi rachunek z realnymi obrotami, ma nieruchomość, pojazd, zapasy, udziały, wierzytelności, prawa własności intelektualnej albo inny składnik możliwy do sprzedaży, szczególny tryb może okazać się niedopuszczalny. W takiej sytuacji właściwa jest zwykła likwidacja, postępowanie upadłościowe, restrukturyzacja albo inna procedura odpowiadająca rzeczywistemu stanowi spółki.

Wspólnicy nie mogą więc skutecznie podjąć uchwały, że spółka z o.o. zostaje rozwiązana bez likwidacji tylko dlatego, że chcą ograniczyć koszty lub skrócić czas zamknięcia działalności. Uchwała o rozwiązaniu spółki co do zasady otwiera likwidację, a wykreślenie następuje dopiero po jej prawidłowym zakończeniu.

Wykreślenie spółki nie powoduje automatycznie, że wszystkie związane z nią roszczenia stają się bezprzedmiotowe. Wierzyciele mogą w odpowiednim trybie dochodzić praw do mienia przejętego przez Skarb Państwa, a w określonych przypadkach także roszczeń wobec członków zarządu, wspólników, poręczycieli lub innych osób ponoszących odpowiedzialność na odrębnej podstawie.

Jakie dokumenty i dane przygotować

Zakres dokumentów zależy od tego, czy spółka chce wykazać, że nadal działa i ma majątek, czy przeciwnie – potwierdza stan faktyczny wskazujący na brak działalności i brak zbywalnych aktywów. Sąd nie opiera się wyłącznie na oświadczeniu zarządu. Może porównywać informacje z rejestrów publicznych, organów podatkowych i innych instytucji.

W odpowiedzi na wezwanie sądu należy przygotować przede wszystkim:

• numer KRS spółki, sygnaturę sprawy i oznaczenie sądu rejestrowego;
• opis aktualnej działalności albo jednoznaczną informację, od kiedy działalność faktycznie nie jest prowadzona;
• wykaz wszystkich składników majątku, w tym środków na rachunkach, gotówki, nieruchomości, pojazdów, maszyn, zapasów, udziałów, akcji, wierzytelności i praw majątkowych;
• informację o rachunkach bankowych i aktualne wyciągi lub zaświadczenia o saldzie;
• ostatnie sprawozdania finansowe, zestawienie obrotów i sald, ewidencję środków trwałych albo inne dokumenty księgowe obrazujące stan majątku;
• informację o prowadzonych postępowaniach sądowych, egzekucyjnych, podatkowych, upadłościowych lub restrukturyzacyjnych;
• wykaz wierzycieli i dłużników spółki oraz dokumenty dotyczące należności i zobowiązań;
• umowy, faktury, deklaracje podatkowe, dokumenty ZUS, korespondencję z kontrahentami lub inne dowody potwierdzające faktyczne prowadzenie albo zaprzestanie działalności;
• dokument wykazujący umocowanie osoby składającej pismo, jeżeli nie wynika ono z aktualnego wpisu w KRS.

Wierzyciel, który chce wykazać, że wykreślenie narusza jego uzasadniony interes, powinien wskazać konkretną wierzytelność, jej wysokość i podstawę, podać informacje o znanym majątku spółki oraz dołączyć dostępne dowody, na przykład umowę, faktury, nakaz zapłaty, wyrok, tytuł wykonawczy, protokół komornika albo dokument wskazujący na istnienie wierzytelności przysługującej spółce wobec osoby trzeciej.

Procedura krok po kroku

1. Wszczęcie postępowania z urzędu. Sąd rejestrowy nie czeka na wniosek wspólników. Rozpoczyna postępowanie po stwierdzeniu jednej z przesłanek wskazanych w art. 25a ustawy o KRS.
2. Wezwanie spółki. Sąd zawiadamia spółkę o wszczęciu sprawy i wzywa ją do wykazania, że faktycznie prowadzi działalność oraz posiada majątek, ze wskazaniem jego składników. Termin wynosi 14 dni od doręczenia wezwania.
3. Ogłoszenie o postępowaniu. Informacja o wszczęciu sprawy jest publikowana w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeżeli spółka nie ma organu uprawnionego do reprezentacji albo aktualnego adresu, ogłoszenie może zastąpić indywidualne zawiadomienie.
4. Termin dla zainteresowanych. Osoby, których uzasadniony interes może sprzeciwiać się rozwiązaniu spółki, mają 3 miesiące od dnia ogłoszenia na zgłoszenie sądowi odpowiednich okoliczności.
5. Ustalenie działalności i majątku. Sąd może żądać informacji od organów podatkowych, podmiotów prowadzących rejestry i ewidencje publiczne, innych organów administracji oraz organizacji społecznych.
6. Ocena przesłanek. Wykreślenie jest możliwe, jeżeli sąd ustali brak faktycznej działalności i brak zbywalnego majątku. Niezaspokojone zobowiązania lub nieściągalne wierzytelności same w sobie nie blokują rozstrzygnięcia.
7. Rozstrzygnięcie. Sąd orzeka o rozwiązaniu spółki bez przeprowadzania likwidacji i zarządza jej wykreślenie albo umarza postępowanie, gdy spółka prowadzi działalność, ma zbywalny majątek lub występują inne istotne okoliczności, w szczególności uzasadniony interes wierzyciela.
8. Uprawomocnienie i wpis. Po uzyskaniu prawomocności rozstrzygnięcia sąd dokonuje wykreślenia spółki z KRS.

Wariant elektroniczny / S24 / PRS, jeżeli dotyczy

Odpowiedzi na wezwania i inne pisma w sprawie spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców należy co do zasady składać elektronicznie w Portalu Rejestrów Sądowych. W PRS trzeba wybrać właściwą sprawę albo funkcję umożliwiającą skierowanie pisma do sądu rejestrowego, podać sygnaturę, dołączyć załączniki i podpisać dokument podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

S24 nie służy do zainicjowania postępowania z art. 25a ustawy o KRS, ponieważ postępowanie jest wszczynane przez sąd z urzędu. To, że spółka została pierwotnie założona w S24, nie oznacza, że wspólnicy mogą w tym systemie wybrać rozwiązanie bez likwidacji. Do korespondencji w konkretnej sprawie należy użyć kanału wskazanego przez sąd, zazwyczaj PRS.

Po wysłaniu pisma trzeba zachować urzędowe poświadczenie przedłożenia albo inne potwierdzenie znajdujące się w systemie. Samo zapisanie wersji roboczej, przesłanie dokumentu e-mailem lub dołączenie niepodpisanego pliku nie oznacza skutecznego wniesienia pisma.

Wariant papierowy albo notarialny, jeżeli dotyczy

W postępowaniu dotyczącym spółki z o.o. wpisanej do rejestru przedsiębiorców forma papierowa co do zasady nie zastępuje pisma złożonego przez właściwy system teleinformatyczny. Pismo przesłane pocztą może nie wywołać skutków procesowych, dlatego należy stosować sposób wskazany w pouczeniu sądu i przepisach o elektronicznym postępowaniu rejestrowym.

Do odpowiedzi na wezwanie nie jest potrzebny akt notarialny. Forma notarialna może być wymagana dla innych czynności korporacyjnych, na przykład określonych uchwał lub zmian umowy spółki, ale nie dlatego, że sąd prowadzi postępowanie o rozwiązanie bez likwidacji. Jeżeli dowód istnieje wyłącznie w postaci papierowej, do PRS dołącza się jego elektroniczny odpis, a sąd może zażądać przedłożenia oryginału lub prawidłowo poświadczonego odpisu.

Terminy, opłaty i ryzyka odrzucenia wniosku

Najważniejszy termin dla spółki wynosi 14 dni od doręczenia wezwania sądu. W tym czasie trzeba wykazać prowadzenie działalności oraz wskazać składniki majątku. Termin dla osób, których interes sprzeciwia się wykreśleniu, wynosi 3 miesiące od dnia publikacji ogłoszenia o wszczęciu postępowania.

Postępowanie z art. 25a ustawy o KRS jest wszczynane z urzędu, więc spółka nie uiszcza opłaty od wniosku wszczynającego, ponieważ takiego wniosku nie składa. Ogłoszenie o wszczęciu tego postępowania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym również nie podlega opłacie. Opłata może natomiast pojawić się przy odrębnym, podlegającym opłacie piśmie albo środku zaskarżenia.

W tej procedurze częściej niż o odrzuceniu wniosku należy mówić o bezskuteczności pisma, pominięciu spóźnionych twierdzeń lub umorzeniu postępowania. Najczęstsze błędy to:

• złożenie pisma papierowo zamiast przez właściwy system elektroniczny;
• brak podpisu elektronicznego osoby uprawnionej;
• brak sygnatury sprawy lub skierowanie pisma do niewłaściwego sądu;
• ogólne oświadczenie o braku majątku bez dokumentów księgowych i bankowych;
• pominięcie wierzytelności, nadpłat, kaucji, udziałów, domen lub innych praw majątkowych;
• przekroczenie terminu 14 dni albo 3 miesięcy;
• niewykazanie umocowania osoby składającej pismo;
• niezareagowanie na kolejne wezwanie do uzupełnienia braków.

Jeżeli postanowienie rozstrzyga sprawę co do istoty, co do zasady przysługuje od niego apelacja. Wniosek o doręczenie postanowienia z uzasadnieniem składa się zwykle w terminie tygodnia od doręczenia, a apelację wnosi się w terminie 2 tygodni od doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem. Każdorazowo należy kierować się pouczeniem dołączonym do konkretnego orzeczenia, ponieważ rodzaj środka zaskarżenia może zależeć od treści rozstrzygnięcia i organu, który je wydał.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po prawomocnym wykreśleniu spółka traci byt prawny. Trzeba jednak odróżnić ustanie samej osoby prawnej od dalszego istnienia określonych praw i obowiązków związanych z pozostałym majątkiem oraz odpowiedzialnością innych osób.

Mienie, którym właściwy organ spółki nie rozporządził przed wykreśleniem, nabywa nieodpłatnie z mocy prawa Skarb Państwa. Skarb Państwa odpowiada za zobowiązania wykreślonego podmiotu tylko z nabytego mienia. Wierzyciel nie uzyskuje więc automatycznie nieograniczonego roszczenia wobec państwa.

Wspólnicy i inne osoby uprawnione do udziału w majątku likwidacyjnym mogą dochodzić praw do przejętego mienia, jeżeli reprezentują łącznie co najmniej dwie trzecie głosów i wykażą, że wszyscy wierzyciele zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni. Roszczenia wierzycieli oraz tych osób wobec Skarbu Państwa wygasają, jeżeli nie zostaną dochodzone w ciągu roku od nabycia mienia przez Skarb Państwa. Jeżeli wierzyciel miał wcześniej tytuł egzekucyjny przeciwko spółce, powinien w tym terminie złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji.

Wykreślenie nie powinno być traktowane jako automatyczne zwolnienie byłych członków zarządu z odpowiedzialności. Jeżeli zachodzą przesłanki z art. 299 Kodeksu spółek handlowych albo z przepisów podatkowych, upadłościowych, karnych lub umownych, wierzyciel może rozważyć dochodzenie roszczeń od właściwych osób. Ocena zależy od dokumentów, dat powstania i wymagalności zobowiązań, przebiegu egzekucji oraz zachowania zarządu.

Po zakończeniu sprawy warto zabezpieczyć elektroniczne akta rejestrowe, postanowienie z klauzulą prawomocności, księgi rachunkowe, umowy i dokumentację podatkową. Obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów nie zawsze kończą się w dniu wykreślenia.

FAQ

Czy wspólnicy mogą sami złożyć wniosek o wykreślenie spółki bez likwidacji?

Nie mogą wybrać trybu z art. 25a ustawy o KRS jako dobrowolnej alternatywy dla likwidacji. Postępowanie wszczyna sąd z urzędu po wystąpieniu ustawowej przesłanki. Wspólnicy mogą natomiast składać wyjaśnienia i dowody w już prowadzonej sprawie.

Czy spółka może zostać wykreślona, jeżeli ma długi?

Tak. Niezaspokojone zobowiązania same w sobie nie wyłączają rozwiązania bez likwidacji. Sąd bada przede wszystkim, czy spółka faktycznie działa i czy posiada zbywalny majątek. Interes wierzyciela może jednak stanowić istotną okoliczność przemawiającą przeciwko wykreśleniu.

Czy pieniądze na rachunku bankowym są zbywalnym majątkiem?

Tak, środki pieniężne są składnikiem majątku i należy je ujawnić. Nawet niewielkie saldo powinno być wskazane wraz z dokumentem bankowym, a ocenę jego znaczenia dla postępowania pozostawia się sądowi.

Czy odpowiedź na wezwanie można wysłać pocztą?

W sprawach podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców pisma składa się co do zasady elektronicznie przez właściwy system, najczęściej PRS. Należy zastosować sposób podany w pouczeniu sądu, ponieważ pismo papierowe może być bezskuteczne.

Czy do wykreślenia bez likwidacji potrzebna jest uchwała wspólników?

Nie w trybie z art. 25a ustawy o KRS. Rozstrzygnięcie wydaje sąd rejestrowy z urzędu. Uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki jest natomiast typowym elementem zwykłej likwidacji i nie pozwala sama w sobie pominąć tego postępowania.

Co dzieje się z majątkiem ujawnionym dopiero po wykreśleniu?

Mienie nierozdysponowane przed wykreśleniem nabywa z mocy prawa Skarb Państwa. Wierzyciele i osoby uprawnione do udziału w majątku likwidacyjnym muszą dochować warunków i terminów określonych w art. 25e ustawy o KRS.

Czy wykreślenie kończy odpowiedzialność zarządu za długi?

Nie automatycznie. Wierzyciel może badać przesłanki odpowiedzialności członków zarządu, w szczególności na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych, a także innych przepisów. Konieczna jest analiza konkretnego zobowiązania, egzekucji i działań zarządu.

Jak zaskarżyć postanowienie o rozwiązaniu spółki?

Od postanowienia rozstrzygającego sprawę co do istoty co do zasady przysługuje apelacja. Należy niezwłocznie sprawdzić pouczenie, złożyć wniosek o uzasadnienie w podanym terminie i następnie wnieść właściwy środek zaskarżenia przez system teleinformatyczny.

Podsumowanie

Wykreślenie spółki z o.o. bez likwidacji jest wyjątkowym trybem porządkowania KRS, a nie prostym sposobem na zamknięcie aktywnej lub posiadającej majątek spółki. Po otrzymaniu zawiadomienia trzeba w pierwszej kolejności sprawdzić 14-dniowy termin, ustalić rzeczywisty stan działalności i majątku, zgromadzić dowody oraz złożyć kompletne pismo w PRS. Wierzyciel powinien z kolei monitorować ogłoszenia i w terminie 3 miesięcy przedstawić sądowi konkretne okoliczności przemawiające przeciwko wykreśleniu.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 25a–25e.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności przepisy o rozwiązaniu spółki z o.o. i art. 299.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, przepisy o postępowaniu rejestrowym i środkach zaskarżenia.
• Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości – instrukcje składania pism i wniosków w e-formularzach KRS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.