CRBR w spółce z o.o., kto jest beneficjentem rzeczywistym i jak go zgłosić

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie polega na mechanicznym przepisaniu danych wspólników z KRS. Spółka z o.o. powinna przeanalizować strukturę udziałową, prawa głosu, porozumienia wspólników, zależności między podmiotami oraz inne uprawnienia pozwalające wpływać na jej decyzje.

Do CRBR należy zgłosić wszystkie osoby spełniające ustawowe kryteria. Członek zarządu może być beneficjentem rzeczywistym, ale nie staje się nim automatycznie tylko dlatego, że reprezentuje spółkę.

Kiedy trzeba zastosować tę procedurę

Procedurę ustalenia i zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego trzeba przeprowadzić po wpisaniu spółki z o.o. do KRS, a później po każdej zmianie, która wpływa na dane ujawniane w CRBR. Może to być między innymi sprzedaż lub darowizna udziałów, podwyższenie kapitału, zmiana liczby głosów, zawarcie porozumienia wspólników, zmiana w strukturze spółki dominującej albo powstanie innych praw dających decydujący wpływ na spółkę.

Beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna, która sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką dzięki uprawnieniom wynikającym z okoliczności prawnych lub faktycznych. W spółce z o.o. należy w szczególności sprawdzić:

• kto posiada bezpośrednio więcej niż 25% udziałów,
• kto dysponuje bezpośrednio więcej niż 25% głosów, również na podstawie porozumienia z innymi osobami, zastawu albo użytkowania udziałów,
• kto kontroluje podmiot lub podmioty posiadające łącznie więcej niż 25% udziałów albo głosów w zgłaszanej spółce,
• kto ma inne uprawnienia pozwalające wywierać decydujący wpływ, w tym uprawnienia odpowiadające pozycji jednostki dominującej w rozumieniu ustawy o rachunkowości,
• czy istnieje osoba fizyczna, w imieniu której faktycznie prowadzone są działania lub podejmowane decyzje.

Próg ustawowy wynosi więcej niż 25%. Wspólnik posiadający dokładnie 25% udziałów nie jest zatem beneficjentem rzeczywistym wyłącznie z powodu wielkości pakietu. Nadal może nim być na podstawie praw głosu, porozumienia, szczególnych uprawnień osobistych albo faktycznej kontroli.

Jeżeli spółka ma kilku wspólników posiadających po 30% udziałów, każdy z nich może podlegać zgłoszeniu. Jeżeli jedna osoba ma 60% udziałów, a druga 40%, co do zasady obie przekraczają próg. Nie wybiera się tylko największego wspólnika.

W strukturze wielopoziomowej trzeba przejść przez kolejne spółki aż do osób fizycznych. Nie zgłasza się jako beneficjenta rzeczywistego spółki matki, funduszu ani innej osoby prawnej. Zgłoszeniu podlega człowiek, który ostatecznie kontroluje te podmioty lub zgłaszaną spółkę.

Dopiero gdy mimo podjęcia uzasadnionych i udokumentowanych czynności nie można ustalić osoby fizycznej spełniającej podstawowe kryteria albo istnieją wątpliwości co do jej tożsamości, można zastosować rozwiązanie zastępcze i wskazać osobę lub osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze. Nie należy stosować tego wariantu tylko dlatego, że struktura właścicielska jest skomplikowana.

Jakie dokumenty i dane przygotować

Przed rozpoczęciem zgłoszenia warto przygotować dokumentację, która pozwoli odtworzyć tok analizy. Sam formularz CRBR nie wymaga załączania umowy spółki ani schematu właścicielskiego, ale spółka powinna dysponować materiałem uzasadniającym, dlaczego wskazała konkretne osoby.

Najczęściej potrzebne są:

• aktualny odpis KRS spółki oraz dane NIP i siedziby,
• umowa spółki wraz ze wszystkimi zmianami,
• księga udziałów i aktualna lista wspólników,
• uchwały dotyczące podwyższenia lub obniżenia kapitału, umorzenia udziałów i zmian praw udziałowych,
• umowy sprzedaży, darowizny, zastawu lub użytkowania udziałów, jeżeli wpływają na prawo własności albo głosu,
• porozumienia wspólników i inne dokumenty regulujące wspólne wykonywanie prawa głosu,
• schemat całej struktury właścicielskiej aż do osób fizycznych,
• odpisy z zagranicznych rejestrów i dokumenty korporacyjne spółek pośrednich, jeżeli wspólnikiem jest podmiot zagraniczny,
• dokumenty wykazujące szczególne prawa powoływania lub odwoływania organów albo wywierania decydującego wpływu,
• notatkę opisującą wykonane czynności, zwłaszcza gdy spółka zamierza wskazać osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze.

Dla każdego beneficjenta rzeczywistego trzeba ustalić imię i nazwisko, wszystkie posiadane obywatelstwa, państwo zamieszkania, numer PESEL, a przy jego braku datę urodzenia, oraz wielkość i charakter udziału lub innych uprawnień. Jeżeli jedna osoba ma kilka podstaw kontroli, należy ujawnić wszystkie istotne uprawnienia, a nie tylko jedno z nich.

Potrzebne będą także dane osób ustawowo uprawnionych do reprezentacji, które podpiszą zgłoszenie: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo data urodzenia oraz funkcja uprawniająca do działania za spółkę.

Procedura krok po kroku

Najbezpieczniej przeprowadzić procedurę w stałej kolejności. Pozwala to ograniczyć ryzyko pominięcia osoby kontrolującej pośrednio oraz użycia błędnej daty zdarzenia.

1. Ustal zdarzenie i termin. Przy nowej spółce punktem wyjścia jest data wpisu do KRS. Przy aktualizacji trzeba ustalić, czy zmiana wymaga wpisu do KRS, czy stała się skuteczna wcześniej niezależnie od wpisu.
2. Zbuduj aktualny schemat właścicielski. Wskaż wszystkich wspólników, liczbę udziałów, prawa głosu i kolejne podmioty pośrednie.
3. Sprawdź kontrolę bezpośrednią. Ustal osoby posiadające więcej niż 25% udziałów lub głosów oraz osoby dysponujące taką liczbą głosów na podstawie dodatkowych uprawnień.
4. Sprawdź kontrolę pośrednią i faktyczną. Przeanalizuj, kto kontroluje spółki będące wspólnikami oraz kto ma decydujący wpływ na zgłaszaną spółkę z innych przyczyn.
5. Ustal pełną listę beneficjentów. Zgłoś każdą osobę spełniającą definicję. Nie ograniczaj zgłoszenia do jednej osoby tylko dlatego, że ma największy pakiet.
6. Wybierz wariant zastępczy tylko w razie potrzeby. Jeżeli nie można ustalić beneficjenta na podstawie kontroli właścicielskiej lub innych uprawnień, udokumentuj wykonane czynności i dopiero wtedy wskaż wyższe stanowisko kierownicze.
7. Wypełnij formularz CRBR. Wprowadź dane spółki, beneficjentów, ich uprawnienia oraz dane osób dokonujących zgłoszenia.
8. Podpisz zgodnie z reprezentacją. Jeżeli KRS przewiduje reprezentację łączną, dokument powinny podpisać wszystkie osoby wymagane do skutecznego działania za spółkę.
9. Wyślij zgłoszenie i pobierz UPO. Samo podpisanie formularza lub zapisanie wersji roboczej nie kończy procedury.
10. Sprawdź wpis w rejestrze. Po wysłaniu wyszukaj spółkę po NIP i porównaj ujawnione dane z treścią zgłoszenia.

Wariant elektroniczny, S24 i PRS

Zgłoszenie do CRBR składa się w systemie teleinformatycznym CRBR udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Nie składa się go w S24 ani w Portalu Rejestrów Sądowych. S24 i PRS służą do dokonywania określonych czynności rejestrowych w KRS, natomiast CRBR jest odrębnym rejestrem i wymaga osobnego formularza.

Formularz podpisuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji spółki podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym. Pełnomocnik procesowy lub zwykły pełnomocnik spółki nie zastępuje osoby ustawowo uprawnionej do zgłoszenia. Przy reprezentacji łącznej system pozwala na złożenie wielu podpisów, także w kombinacji podpisów kwalifikowanych i zaufanych.

Po prawidłowym wysłaniu należy pobrać urzędowe poświadczenie odbioru. Warto zachować również plik zgłoszenia lub jego zapis w PDF oraz dokumentację analizy beneficjenta.

Wariant papierowy albo notarialny

Nie istnieje papierowy wariant zgłoszenia do CRBR. Nie można skutecznie wysłać formularza pocztą, złożyć go w urzędzie skarbowym ani zastąpić zgłoszenia pismem ogólnym.

Akt notarialny, umowa sprzedaży udziałów albo poświadczenie podpisów mogą być dokumentami źródłowymi dla analizy, lecz notariusz nie dokonuje za spółkę zgłoszenia do CRBR tylko dlatego, że uczestniczył w czynności. Obowiązek elektronicznego zgłoszenia pozostaje po stronie spółki i wykonuje go osoba ustawowo uprawniona do jej reprezentacji.

Terminy, opłaty i ryzyka odrzucenia wniosku

Nowo wpisana spółka z o.o. ma 14 dni od dnia wpisu do KRS na pierwsze zgłoszenie. Aktualizacji dokonuje się w terminie 14 dni od zmiany danych w KRS, a gdy skuteczność zmiany nie zależy od wpisu do KRS, w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany.

Do biegu tych terminów nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy. Nie oznacza to jednak automatycznie 14 dni roboczych w potocznym znaczeniu, ponieważ przepis wyłącza soboty i święta, ale nie wyłącza innych dni powszednich. Termin należy liczyć od właściwej daty zdarzenia, a nie od dnia, w którym zarząd dowiedział się o obowiązku.

Jeżeli zmiana ma charakter konstytutywny i staje się skuteczna dopiero z chwilą wpisu do KRS, termin biegnie od wpisu. Jeżeli wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny, termin może rozpocząć się wcześniej, na przykład od dnia skutecznego podjęcia uchwały lub dokonania czynności. W razie kilku kolejnych zmian trzeba odtworzyć stan na każdą datę i złożyć odpowiednie zgłoszenia, zamiast ujawniać wyłącznie stan końcowy.

Zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne. Nie pobiera się opłaty sądowej ani opłaty skarbowej za samo przesłanie formularza.

Najczęstsze przyczyny problemów to:

• podpisanie zgłoszenia przez osobę nieuprawnioną albo z naruszeniem reprezentacji łącznej,
• brak ważnego podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego,
• niewysłanie formularza po jego podpisaniu,
• błędny NIP, PESEL, data urodzenia, obywatelstwo lub państwo zamieszkania,
• wskazanie dokładnie 25% udziałów jako automatycznej podstawy beneficjenta bez zbadania innych praw,
• pominięcie kontroli pośredniej przez spółki dominujące,
• zgłoszenie wyłącznie członków zarządu bez udokumentowania, dlaczego nie ustalono osób kontrolujących,
• użycie daty wpisu do KRS, mimo że dana zmiana stała się skuteczna wcześniej,
• brak aktualizacji po zmianie danych osobowych lub zakresu uprawnień beneficjenta.

Za brak zgłoszenia, nieterminową aktualizację lub podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym spółce może grozić kara pieniężna do 1 000 000 zł. Beneficjent rzeczywisty, który nie dostarczy spółce wymaganych informacji lub dokumentów i przez to spowoduje naruszenie obowiązku, może podlegać karze do 50 000 zł.

Osoba dokonująca zgłoszenia składa oświadczenie o prawdziwości danych pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenie. Może również odpowiadać za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych informacji albo brakiem terminowej aktualizacji na zasadach określonych w ustawie AML.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po wysłaniu zgłoszenia należy pobrać UPO, sprawdzić ujawniony wpis oraz przechowywać dokumenty, na których oparto analizę. Dobrą praktyką jest prowadzenie krótkiego rejestru zdarzeń mogących wpływać na CRBR: zmian udziałowych, zmian praw głosu, umów między wspólnikami, reorganizacji grupy i zmian danych osobowych beneficjentów.

Zgłoszenie do CRBR nie zastępuje obowiązków wobec KRS ani obowiązków związanych z adresem do e-Doręczeń. Jeżeli zmiana dotyczy równocześnie firmy, wspólników, zarządu lub danych rejestrowych, trzeba oddzielnie ustalić zakres czynności w każdym systemie. Pomocne mogą być poradniki dotyczące zmiany nazwy i właściciela spółki z o.o. w KRS, zmiany prezesa zarządu w spółce z o.o. oraz zmian w spółce z o.o. przez S24.

W spółce warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przekazywanie zarządowi informacji o zmianach właścicielskich. Umowy zbycia udziałów, zawiadomienia o przejściu udziałów, zmiany w zagranicznych spółkach dominujących i nowe porozumienia głosowe powinny trafiać do analizy przed upływem terminu CRBR.

FAQ

Czy każdy wspólnik spółki z o.o. jest beneficjentem rzeczywistym?

Nie. Sam status wspólnika nie wystarcza. Zwykle zgłasza się osobę posiadającą więcej niż 25% udziałów lub głosów, ale beneficjentem może być również osoba kontrolująca spółkę pośrednio albo na podstawie innych uprawnień.

Czy wspólnik mający dokładnie 25% udziałów podlega zgłoszeniu?

Nie z samego progu udziałowego, ponieważ ustawa mówi o więcej niż 25%. Trzeba jednak sprawdzić jego prawa głosu, porozumienia z innymi wspólnikami i inne uprawnienia kontrolne.

Czy prezes zarządu zawsze jest beneficjentem rzeczywistym?

Nie. Funkcja prezesa oznacza prawo zarządzania i reprezentacji, ale nie przesądza automatycznie o statusie beneficjenta. Prezesa lub innych członków wyższego kierownictwa wskazuje się jako rozwiązanie zastępcze dopiero po udokumentowanym braku możliwości ustalenia osób kontrolujących, chyba że sami spełniają inne kryteria beneficjenta.

Czy do CRBR można zgłosić spółkę będącą wspólnikiem?

Nie jako beneficjenta rzeczywistego. Beneficjentem jest osoba fizyczna. Gdy wspólnikiem jest spółka, trzeba przeanalizować kolejne poziomy struktury aż do ustalenia osób fizycznych sprawujących kontrolę.

Kto może podpisać zgłoszenie do CRBR?

Osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji spółki, działająca zgodnie z zasadami ujawnionymi w KRS. W spółce z o.o. może to być członek lub członkowie zarządu, likwidator albo prokurent uprawniony do reprezentacji. Zwykły pełnomocnik ustanowiony tylko do wykonania tej czynności nie może zastąpić osoby uprawnionej przy dokonaniu zgłoszenia.

Ile jest czasu na zgłoszenie zmiany?

Co do zasady 14 dni od zmiany w KRS, a przy zmianach niewymagających dla skuteczności wpisu do KRS — 14 dni od ich dokonania. Do terminu nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy.

Czy zgłoszenie do CRBR podlega opłacie?

Nie. Pierwsze zgłoszenie, aktualizacja i korekta są składane elektronicznie bez opłaty.

Co zrobić, gdy po wysłaniu zauważono błąd?

Należy jak najszybciej złożyć w systemie CRBR właściwą korektę albo aktualizację, podając prawidłowe dane i odpowiednią datę zdarzenia. Nie należy ograniczać się do wysłania pisma ogólnego lub zgłoszenia uwagi do rejestru.

Podsumowanie

Spółka z o.o. powinna ustalić beneficjentów na podstawie rzeczywistej kontroli, a nie wyłącznie funkcji w zarządzie lub prostego odczytania listy wspólników. Analiza powinna objąć udziały, głosy, porozumienia, strukturę pośrednią i szczególne uprawnienia, a jej wynik warto udokumentować.

Po ustaleniu wszystkich osób fizycznych należy złożyć bezpłatne zgłoszenie elektroniczne w terminie 14 dni, podpisać je zgodnie z reprezentacją i zachować UPO. Przy skomplikowanej strukturze lub niejasnej dacie zmiany nie należy odkładać analizy do końca terminu.

Źródła

• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w szczególności art. 2 ust. 2 pkt 1 oraz art. 55–70 i art. 153.
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, informacje i pytania oraz odpowiedzi Ministerstwa Finansów.
• System teleinformatyczny CRBR udostępniony w serwisie podatki.gov.pl.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.