Zmiana beneficjenta rzeczywistego w CRBR po sprzedaży udziałów

Po sprzedaży udziałów nie wystarczy zmienić księgi udziałów i złożyć dokumentów do KRS. Trzeba osobno przeanalizować strukturę kontroli nad spółką i ustalić, czy informacje ujawnione w CRBR nadal odpowiadają rzeczywistości. Rejestr obejmuje nie tylko dane osoby będącej beneficjentem rzeczywistym, ale również informację o wielkości i charakterze jej udziału lub innych uprawnieniach kontrolnych.

Próg większy niż 25% udziałów albo głosów jest ważnym kryterium, lecz nie wyczerpuje definicji beneficjenta rzeczywistego. Osobą podlegającą zgłoszeniu może być również ktoś, kto kontroluje spółkę pośrednio, działa na podstawie porozumienia, ma szczególne uprawnienia osobiste albo z innych przyczyn wywiera decydujący wpływ na jej działania.

Kiedy trzeba zastosować tę procedurę

Procedurę aktualizacji CRBR należy uruchomić niezwłocznie po każdej transakcji dotyczącej udziałów, która może wpłynąć na dane widoczne w rejestrze. Najczęściej będzie to sprzedaż całego pakietu udziałów, sprzedaż pakietu przekraczającego próg kontroli, rozproszenie udziałów dotychczasowego właściciela albo wejście do struktury nowego podmiotu, za którym stoją inne osoby fizyczne.

Aktualizacja jest potrzebna między innymi wtedy, gdy:

• dotychczasowy beneficjent rzeczywisty sprzedał udziały i utracił kontrolę nad spółką;
• nabywca uzyskał bezpośrednio więcej niż 25% udziałów lub głosów;
• zmieniła się wartość albo procent udziałów już zgłoszonego beneficjenta;
• udziały nabyła inna spółka, fundacja lub podmiot zagraniczny i trzeba ustalić osobę fizyczną kontrolującą nabywcę;
• po transakcji powstały albo wygasły szczególne prawa głosu, uprawnienia osobiste, porozumienia wspólników lub inne mechanizmy kontroli;
• dotychczas zgłoszona osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze nie powinna już figurować w CRBR, ponieważ możliwe stało się ustalenie rzeczywistej osoby kontrolującej spółkę.

Nie każda sprzedaż udziałów automatycznie oznacza zmianę osoby beneficjenta. Jeżeli transakcja dotyczy niewielkiego pakietu między wspólnikami, którzy nie sprawują kontroli, a zakres uprawnień zgłoszonych osób pozostaje identyczny, aktualizacja może nie być potrzebna. Trzeba jednak porównać stan przed transakcją i po transakcji, ponieważ nawet bez zmiany nazwiska beneficjenta może zmienić się zgłoszona wielkość jego udziału.

Datą istotną dla CRBR jest dzień, w którym rzeczywiście zmieniły się informacje podlegające zgłoszeniu. Przy zwykłej bezwarunkowej sprzedaży będzie to zazwyczaj dzień skutecznego przeniesienia udziałów wskazany w umowie. Jeżeli umowa wymaga zgody spółki, przewiduje warunek zawieszający, późniejszy termin przejścia udziałów albo rozliczenie etapowe, datę zdarzenia trzeba ustalić na podstawie całej dokumentacji. Nie należy automatycznie wpisywać daty złożenia wniosku do KRS.

Jakie dokumenty i dane przygotować

Przed otwarciem formularza CRBR warto skompletować dokumenty potwierdzające zarówno samą sprzedaż, jak i strukturę kontroli po transakcji. Osoba podpisująca zgłoszenie składa oświadczenie o prawdziwości danych pod rygorem odpowiedzialności karnej, dlatego nie powinna opierać się wyłącznie na ustnych zapewnieniach kupującego.

Podstawowy zestaw dokumentów obejmuje:

• umowę sprzedaży udziałów wraz z załącznikami, aneksami i potwierdzeniem spełnienia warunków transakcji;
• zgodę spółki lub innego organu, jeżeli umowa spółki ogranicza zbywanie udziałów;
• zawiadomienie spółki o przejściu udziałów wraz z dowodem dokonania czynności;
• aktualną umowę spółki, zwłaszcza postanowienia o prawie głosu, uprzywilejowaniu udziałów i uprawnieniach osobistych;
• zaktualizowaną księgę udziałów i nową listę wspólników;
• schemat struktury właścicielskiej po transakcji, także dla podmiotów pośrednich i zagranicznych;
• dokumenty rejestrowe nabywcy będącego osobą prawną oraz dokumenty pozwalające dojść do osób fizycznych na końcu struktury;
• porozumienia wspólników, umowy głosowania, pełnomocnictwa stałe lub inne dokumenty mogące wpływać na faktyczną kontrolę.

Dla każdej osoby zgłaszanej jako beneficjent rzeczywisty należy przygotować imię i nazwisko, wszystkie posiadane obywatelstwa, państwo zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku datę urodzenia. Konieczne jest także precyzyjne opisanie wielkości i charakteru udziału lub innych uprawnień. Przy własności pośredniej opis powinien przedstawiać kolejne ogniwa struktury, nazwy podmiotów oraz sposób, w jaki dana osoba fizyczna ostatecznie kontroluje spółkę.

Procedura krok po kroku

1. Ustal moment skuteczności sprzedaży. Przeczytaj umowę razem z załącznikami i sprawdź, czy przeniesienie udziałów nastąpiło przy podpisaniu, po zapłacie ceny, po uzyskaniu zgody spółki czy po spełnieniu innego warunku.
2. Odbierz zawiadomienie i dowód przejścia udziałów. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych przejście udziałów jest skuteczne wobec spółki od chwili otrzymania zawiadomienia wraz z dowodem dokonania czynności. Zarząd powinien zachować dokument w aktach korporacyjnych.
3. Zaktualizuj księgę udziałów. Wpisz nowego wspólnika, liczbę i wartość nominalną udziałów oraz usuń lub zmień dane zbywcy. Następnie przygotuj nową listę wspólników podpisywaną co do zasady przez wszystkich członków zarządu.
4. Ustal beneficjentów rzeczywistych po transakcji. Nie ograniczaj analizy do prostego zestawienia udziałowców. Zbadaj głosy, uprzywilejowanie, własność pośrednią, umowy między wspólnikami i faktyczne uprawnienia kontrolne.
5. Porównaj wynik z aktualnym wpisem CRBR. Zaznacz osoby, które trzeba dodać, usunąć lub których zakres uprawnień należy zmienić.
6. Wypełnij zgłoszenie elektroniczne. W systemie CRBR wskaż podmiot, datę zdarzenia, komplet beneficjentów rzeczywistych oraz charakter ich uprawnień. Zgłoszenie powinno przedstawiać pełny stan po zmianie, a nie wyłącznie dane nowej osoby.
7. Podpisz zgodnie z reprezentacją. Zgłoszenia dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji spółki, w tym uprawniony prokurent. Pełnomocnik procesowy, księgowy lub doradca może przygotować dane, ale nie zastąpi osoby uprawnionej przy dokonaniu zgłoszenia.
8. Wyślij i zachowaj dowody. Zapisz numer referencyjny, potwierdzenie wysłania i plik PDF zgłoszenia. Następnie wyszukaj spółkę w publicznym rejestrze i sprawdź, czy dane zostały prawidłowo zaprezentowane.

Wariant elektroniczny / S24 / PRS, jeżeli dotyczy

Jeżeli spółka została założona przy wykorzystaniu wzorca umowy i spełnia warunki korzystania z S24, sprzedaż udziałów może zostać przeprowadzona przy użyciu wzorca udostępnionego w systemie. W takim przypadku również lista wspólników jest sporządzana elektronicznie według właściwego wzorca i podpisywana w wymagany sposób.

S24 i Portal Rejestrów Sądowych służą obsłudze dokumentów oraz wpisów KRS, natomiast CRBR jest odrębnym systemem. Wysłanie umowy, listy wspólników albo wniosku do KRS nie zastępuje aktualizacji beneficjentów rzeczywistych. Po zakończeniu czynności w S24 lub PRS trzeba wykonać osobne zgłoszenie w CRBR.

Wariant papierowy albo notarialny, jeżeli dotyczy

W tradycyjnym wariancie umowa zbycia udziałów wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, chyba że zastosowanie ma szczególny tryb elektroniczny. Nie jest to co do zasady akt notarialny, lecz notariusz potwierdza autentyczność podpisów. Jeżeli umowa spółki przewiduje ograniczenia zbycia, przed uznaniem transakcji za skuteczną trzeba dodatkowo sprawdzić wymaganą zgodę lub procedurę pierwszeństwa.

Dokumenty sporządzone tradycyjnie dołącza się do właściwego zgłoszenia w PRS, jeśli zmiana wymaga ujawnienia w KRS lub złożenia nowej listy wspólników. Samo zgłoszenie do CRBR nie ma wariantu papierowego ani notarialnego. Notariusz nie aktualizuje rejestru za spółkę, a dokumentów nie wysyła się pocztą do urzędu.

Terminy, opłaty i ryzyka odrzucenia wniosku

Informacje w CRBR aktualizuje się w terminie 14 dni od ich zmiany. Jeżeli skuteczność danej zmiany wymaga wpisu do KRS, termin biegnie od zmiany w KRS. Jeżeli wpis nie ma charakteru konstytutywnego, termin biegnie od dnia dokonania zmiany. Sprzedaż istniejących udziałów w spółce z o.o. co do zasady nie staje się skuteczna dopiero wskutek wpisu nabywcy do KRS, dlatego oczekiwanie na postanowienie sądu może doprowadzić do przekroczenia terminu CRBR.

Do biegu 14 dni nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Nie należy więc mechanicznie liczyć czternastu dni kalendarzowych. Jeżeli system CRBR ma oficjalnie ogłoszoną awarię lub zakłócenie, okres wskazany w komunikacie również może nie być wliczany do biegu terminu.

Zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne. Osobne czynności w KRS mogą podlegać opłatom sądowym i opłacie za ogłoszenie, zależnie od rodzaju wniosku oraz użytego systemu, ale nie są to opłaty za aktualizację CRBR.

W CRBR nie prowadzi się klasycznego postępowania wnioskowego takiego jak przed sądem rejestrowym, dlatego częściej niż formalne odrzucenie występuje błąd techniczny, brak skutecznego podpisu albo wpis zawierający dane niezgodne z dokumentami. Najczęstsze problemy to:

• podanie daty wpisu w KRS zamiast daty faktycznej zmiany;
• złożenie zgłoszenia przez pełnomocnika, który nie jest osobą uprawnioną do reprezentacji spółki;
• podpisanie dokumentu niezgodnie z zasadą reprezentacji łącznej;
• pozostawienie w rejestrze zbywcy, który utracił status beneficjenta;
• dodanie nabywcy bez wskazania pozostałych beneficjentów, przez co zgłoszenie nie odzwierciedla pełnego stanu;
• pominięcie jednego z obywatelstw albo wpisanie nieaktualnego państwa zamieszkania;
• opisanie własności pośredniej zbyt ogólnie, bez wskazania podmiotów i relacji kontrolnych;
• uznanie, że dokładnie 25% udziałów automatycznie spełnia ustawowe kryterium większe niż 25%;
• pominięcie kontroli wynikającej z umów, uprzywilejowania lub faktycznego wpływu;
• połączenie kilku kolejnych zmian w jedno zgłoszenie zamiast odtworzenia właściwych stanów historycznych.

Podmiot, który nie zgłosił lub nie zaktualizował informacji w terminie albo podał informacje niezgodne ze stanem faktycznym, może zostać ukarany karą pieniężną do 1 000 000 zł. Beneficjent rzeczywisty, który nie dostarczył spółce potrzebnych danych lub dokumentów i przez to doprowadził do naruszenia, może podlegać karze do 50 000 zł. Niezależnie od kary administracyjnej osoba podpisująca składa oświadczenie o prawdziwości informacji pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po wysłaniu aktualizacji trzeba sprawdzić publiczny wynik wyszukiwania dla NIP spółki. Kontrola powinna objąć nazwiska, obywatelstwa, państwo zamieszkania, rodzaj uprawnień, wartości udziałów oraz datę zdarzenia. Sam status wysłania formularza nie daje pewności, że wszystkie pola zostały wypełnione zgodnie z zamiarem.

W aktach spółki warto zachować umowę sprzedaży, zawiadomienie z dowodem przejścia udziałów, zgodę na zbycie, analizę beneficjenta rzeczywistego, schemat właścicielski, kopię zgłoszenia oraz potwierdzenie jego wysłania. Taki pakiet ułatwia wykazanie, że zarząd dochował staranności i potrafi uzasadnić sposób ustalenia beneficjentów.

Równolegle należy doprowadzić do zgodności księgę udziałów, listę wspólników, dane KRS oraz dokumentację przekazywaną bankom i innym instytucjom obowiązanym. Wpis w CRBR nie zastępuje obowiązków korporacyjnych. Przy planowaniu całej transakcji pomocne jest odrębne omówienie zagadnienia sprzedaż udziałów w spółce z o.o. a podatki: pit, pcc i vat.

Jeżeli sprzedaży udziałów towarzyszy zmiana firmy, danych właścicielskich ujawnianych w rejestrze albo innych informacji spółki, warto osobno sprawdzić procedurę zmiana nazwy i właściciela spółki z o.o. w krs. Gdy transakcja jest połączona ze zmianą organu reprezentacji, zastosowanie ma również procedura zmiana prezesa zarządu w spółce z o.o..

Sama sprzedaż udziałów nie zmienia automatycznie adresu do e-Doręczeń spółki. Jeżeli jednak razem z transakcją zmienił się zarząd, siedziba, firma, osoby mające dostęp do skrzynki albo dane wykorzystywane w komunikacji urzędowej, należy sprawdzić także aktualność wpisu w bazie adresów elektronicznych i uprawnienia administratorów skrzynki.

FAQ

Czy każda sprzedaż udziałów wymaga zgłoszenia do CRBR?

Nie. Zgłoszenie jest konieczne wtedy, gdy zmieniają się informacje objęte rejestrem, w tym osoba beneficjenta, wielkość jej udziału albo charakter uprawnień. Transakcja między wspólnikami niebędącymi beneficjentami może nie zmienić CRBR, ale wymaga udokumentowanej analizy.

Czy trzeba czekać na wpis zmiany wspólnika do KRS?

Co do zasady nie. Jeżeli sprzedaż udziałów jest skuteczna bez konstytutywnego wpisu do KRS, termin CRBR biegnie od faktycznej zmiany. Złożenie dokumentów do KRS i aktualizacja CRBR są odrębnymi obowiązkami.

Jak liczyć 14-dniowy termin?

Nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy. Najpierw trzeba ustalić prawidłową datę zdarzenia, a następnie policzyć kolejne dni z pominięciem tych dni. Oficjalnie ogłoszony okres awarii systemu również może być wyłączony z biegu terminu.

Czy księgowa, radca prawny lub inny pełnomocnik może wysłać zgłoszenie?

Pełnomocnik może przygotować analizę i formularz, ale zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu. Może to być również prokurent, jeżeli jego umocowanie obejmuje reprezentację spółki. Podpisy muszą odpowiadać zasadom reprezentacji.

Jakim podpisem podpisuje się zgłoszenie?

Zgłoszenie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Należy wcześniej sprawdzić ważność narzędzia podpisu i zgodność danych podpisującego z informacjami o reprezentacji.

Czy notariusz aktualizuje CRBR po poświadczeniu podpisów?

Nie. Poświadczenie podpisów pod umową sprzedaży nie powoduje automatycznej zmiany CRBR. Obowiązek zgłoszenia spoczywa na spółce i wykonuje go osoba uprawniona do jej reprezentacji.

Czy nabycie dokładnie 25% udziałów oznacza status beneficjenta rzeczywistego?

Nie na podstawie samego kryterium udziałowego, ponieważ ustawa wskazuje własność większą niż 25%. Osoba posiadająca 25% lub mniej może jednak być beneficjentem z powodu prawa głosu, porozumień, uprzywilejowania lub innego faktycznego wpływu.

Co zrobić, jeżeli termin już minął?

Należy jak najszybciej złożyć prawidłowe zgłoszenie z rzeczywistą datą zdarzenia i zachować dokumentację wyjaśniającą opóźnienie. Jeżeli po drodze następowało kilka zmian, każdą z nich trzeba przeanalizować i prawidłowo odtworzyć historię zgłoszeń zamiast wpisywać przypadkową datę bieżącą.

Podsumowanie

Po sprzedaży udziałów zarząd powinien od razu ustalić moment skutecznego przejścia praw, zaktualizować księgę udziałów i ponownie przeanalizować pełną strukturę kontroli nad spółką. Jeżeli zmieniły się dane beneficjenta rzeczywistego lub zakres jego uprawnień, zgłoszenie do CRBR trzeba wysłać elektronicznie w terminie 14 dni liczonym z pominięciem sobót i dni ustawowo wolnych. Nie należy czekać na KRS, gdy wpis sądowy nie warunkuje skuteczności transakcji. Po wysłaniu warto zweryfikować publiczny wpis i zachować komplet dokumentów potwierdzających sposób ustalenia beneficjentów.

Źródła

• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w szczególności art. 2 ust. 2 pkt 1, art. 58–61a, art. 68 i art. 153.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 180, art. 182, art. 187 i art. 188.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 22 i przepisy dotyczące danych ujawnianych w rejestrze przedsiębiorców.
• Oficjalne informacje Ministerstwa Finansów dotyczące Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.