Repozytorium Dokumentów Finansowych a obowiązki spółki z o.o.

Repozytorium Dokumentów Finansowych, w skrócie RDF, jest częścią systemu Krajowego Rejestru Sądowego. Służy do składania i udostępniania między innymi rocznych sprawozdań finansowych spółek z o.o., uchwał o ich zatwierdzeniu oraz dokumentów dotyczących wyniku finansowego. Po skutecznym bezpłatnym zgłoszeniu wzmianka o złożeniu dokumentów jest ujawniana automatycznie w dziale 3 KRS.

Procedura nie ogranicza się do wgrania pliku. Spółka powinna wcześniej ustalić prawidłowy okres sprawozdawczy, sporządzić sprawozdanie w odpowiedniej strukturze elektronicznej, zebrać wymagane podpisy, przeprowadzić zatwierdzenie oraz sprawdzić, czy osoba wysyłająca zgłoszenie ma właściwe umocowanie i numer PESEL ujawniony w KRS.

Kiedy trzeba zastosować tę procedurę

Procedurę stosuje spółka z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, gdy ma złożyć roczne dokumenty finansowe. Obowiązek występuje także wtedy, gdy spółka nie osiągnęła przychodów, poniosła stratę, faktycznie nie prowadziła działalności albo jej działalność była zawieszona. O obowiązku decyduje status jednostki i przepisy o rachunkowości, a nie poziom obrotów.

Dla typowej spółki, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, procedura obejmuje następujące etapy:

1. sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego do 31 marca następnego roku,
2. podpisanie sprawozdania przez osoby wymagane ustawą,
3. zatwierdzenie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników do 30 czerwca,
4. złożenie dokumentów do RDF w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli najpóźniej do 15 lipca, jeżeli zatwierdzenie nastąpiło 30 czerwca.

Jeżeli spółka ma rok obrotowy inny niż kalendarzowy, terminów nie liczy się od końca grudnia. Trzy miesiące na sporządzenie i sześć miesięcy na zatwierdzenie liczy się od dnia bilansowego kończącego konkretny rok obrotowy, a termin 15 dni od dnia zatwierdzenia dokumentów.

Zgłoszenie dokumentów do RDF zastępuje odrębne przekazywanie tego samego rocznego sprawozdania finansowego Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej przez spółkę wpisaną do KRS. Po przyjęciu dokumentów są one przekazywane z RDF do właściwego rejestru podatkowego. Nie oznacza to jednak, że spółka jest zwolniona z innych obowiązków podatkowych, takich jak złożenie zeznania CIT.

Jakie dokumenty i dane przygotować

Podstawowym dokumentem jest roczne sprawozdanie finansowe sporządzone elektronicznie. Spółka prowadząca księgi według ustawy o rachunkowości powinna użyć właściwej, aktualnej struktury logicznej i formatu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Dla sprawozdań sporządzanych w 2026 r. za rok obrotowy rozpoczynający się 1 stycznia 2025 r. lub później należy stosować aktualne struktury obsługiwane przez system RDF.

Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez kierownika jednostki. W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest zarząd. Przy zarządzie wieloosobowym dokument może podpisać każdy członek zarządu albo co najmniej jeden członek zarządu, jeżeli pozostali członkowie złożą wymagane oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy, albo uzasadnione odmowy złożenia takiego oświadczenia. Dokumenty te trzeba zachować i w odpowiednim przypadku dołączyć do zgłoszenia.

Do zgłoszenia przygotowuje się, zależnie od sytuacji spółki:

• roczne sprawozdanie finansowe w prawidłowym formacie elektronicznym,
• uchwałę lub uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności, jeżeli spółka ma obowiązek je sporządzić,
• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu,
• oświadczenia albo odmowy, o których mowa przy podpisywaniu sprawozdania przez jednego członka zarządu, jeśli zastosowano ten wariant,
• pełnomocnictwo, jeżeli zgłoszenie ma złożyć profesjonalny pełnomocnik,
• dane identyfikujące spółkę, rok obrotowy i rodzaj każdego załączanego dokumentu.

Osobno należy sprawdzić dane osoby zgłaszającej. Bezpłatne zgłoszenie do RDF może podpisać między innymi członek zarządu, prokurent lub likwidator będący osobą fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Osoba ta musi mieć możliwość użycia podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Zgłoszenie może także złożyć uprawniony adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, jeżeli spełnione są warunki systemowe i pełnomocnictwo obejmuje tę czynność.

Procedura krok po kroku

Krok 1. Sporządź sprawozdanie w terminie. Sprawozdanie powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Przed podpisaniem trzeba zakończyć prace księgowe, ustalić wynik finansowy i sprawdzić zgodność informacji w bilansie, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej oraz pozostałych elementach wymaganych dla danej jednostki.

Krok 2. Zbierz podpisy pod e-sprawozdaniem. Podpisy składa się pod plikiem elektronicznym, a nie pod późniejszym wydrukiem. Najbezpieczniej ustalić kolejność podpisywania i przechowywać niezmieniony plik źródłowy. Jakakolwiek zmiana treści po złożeniu podpisów powoduje, że trzeba przygotować i podpisać nową wersję.

Krok 3. Zatwierdź sprawozdanie. Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie finansowe, podjąć uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty oraz wykonać pozostałe obowiązki korporacyjne. Co do zasady zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Krok 4. Przygotuj elektroniczne kopie uchwał i pozostałych dokumentów. Uchwały sporządzone na papierze można zeskanować do czytelnego pliku. Należy objąć skan całością dokumentu, wraz z datą, wynikami głosowania i podpisami, jeżeli są wymagane. Nazwy plików powinny pozwalać jednoznacznie rozpoznać ich zawartość i rok.

Krok 5. Zaloguj się do Portalu Rejestrów Sądowych. Wybierz usługę bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do RDF. System poprosi o wskazanie spółki, okresu sprawozdawczego, rodzaju zgłoszenia i kategorii każdego dokumentu.

Krok 6. Dodaj pliki i sprawdź walidację. Najpierw dołącza się e-sprawozdanie, a następnie uchwały i dokumenty uzupełniające. Trzeba zwrócić uwagę na komunikaty o strukturze pliku, podpisach, okresie sprawozdawczym i danych osoby zgłaszającej. Ostrzeżenia należy wyjaśnić przed wysłaniem, a nie zakładać, że system zaakceptuje niezgodność.

Krok 7. Podpisz zgłoszenie i oświadczenie o zgodności. Osoba zgłaszająca podpisuje elektronicznie zgłoszenie oraz składa wymagane oświadczenie, że dołączone dokumenty spełniają wymagania ustawy o rachunkowości. Ten podpis jest odrębny od podpisów złożonych wcześniej pod samym sprawozdaniem finansowym.

Krok 8. Wyślij zgłoszenie i zachowaj potwierdzenie. Po wysłaniu trzeba zapisać numer zgłoszenia, potwierdzenie i aktualny status sprawy. Samo utworzenie wersji roboczej albo podpisanie niewysłanego formularza nie wykonuje obowiązku ustawowego.

Wariant elektroniczny / S24 / PRS

Podstawowym i bezpłatnym wariantem jest zgłoszenie dokumentów bezpośrednio do RDF przez Portal Rejestrów Sądowych. Jest to właściwa ścieżka, gdy system może pozytywnie zweryfikować spółkę, osobę zgłaszającą, jej rolę oraz numer PESEL ujawniony w KRS. Po pozytywnej weryfikacji dokumenty trafiają do repozytorium, a wzmianka pojawia się w rejestrze bez klasycznego postanowienia sądu.

Jeżeli bezpłatne zgłoszenie nie przechodzi weryfikacji, dokumenty składa się za pomocą płatnego elektronicznego wniosku do sądu rejestrowego o przyjęcie dokumentów finansowych i wpisanie wzmianki. Taka sytuacja może wystąpić na przykład wtedy, gdy żaden uprawniony członek organu nie ma numeru PESEL ujawnionego w KRS albo występuje rozbieżność w danych rejestrowych. W praktyce formularz jest dostępny w elektronicznych usługach KRS w PRS. Nazwa S24 bywa używana potocznie, ale dokumenty należy składać w aktualnie udostępnionej usłudze właściwej dla dokumentów finansowych.

Wariant papierowy albo notarialny

Nie istnieje zwykły papierowy wariant złożenia rocznego sprawozdania finansowego do RDF. Wydruk dokumentów wysłany pocztą lub złożony w biurze podawczym nie zastępuje zgłoszenia elektronicznego. Dotyczy to również sytuacji, w której członkowie zarządu przebywają za granicą lub nie mają profilu zaufanego. W takim przypadku trzeba zorganizować odpowiedni podpis elektroniczny albo skorzystać z dopuszczalnej płatnej ścieżki i ewentualnie z profesjonalnego pełnomocnika.

Uchwały zatwierdzające mogą powstać w formie papierowej, a następnie zostać dołączone jako elektroniczne kopie. Zwyczajne zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. nie wymaga samo w sobie aktu notarialnego. Jeżeli jednak wraz z zatwierdzeniem podejmowane są odrębne uchwały, dla których ustawa lub umowa spółki wymaga aktu notarialnego, trzeba zachować właściwą formę tej odrębnej czynności. Gdy dokument notarialny znajduje się w elektronicznym repozytorium wypisów aktów notarialnych i ma znaczenie dla wniosku, system może wymagać wskazania jego numeru.

Terminy, opłaty i ryzyka odrzucenia wniosku

Bezpłatne zgłoszenie do RDF nie podlega opłacie. Jeżeli konieczny jest płatny wniosek do sądu rejestrowego, obecna opłata wynosi co do zasady 140 zł, w tym 40 zł opłaty sądowej i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przed wysłaniem należy sprawdzić kwotę wskazaną przez aktualny formularz, ponieważ przepisy o opłatach mogą się zmienić.

Najczęstsze przyczyny problemów z przyjęciem dokumentów to:

• wgranie skanu wydruku zamiast prawidłowego pliku e-sprawozdania,
• użycie nieaktualnej albo niewłaściwej struktury logicznej,
• brak wymaganego podpisu pod sprawozdaniem lub nieważny podpis elektroniczny,
• podpisanie innej wersji pliku niż wersja załączona do zgłoszenia,
• niezgodność okresu sprawozdawczego w pliku i formularzu,
• brak uchwały zatwierdzającej albo uchwały dotyczącej wyniku finansowego,
• pominięcie sprawozdania z działalności lub sprawozdania z badania, gdy są wymagane,
• brak numeru PESEL osoby zgłaszającej w KRS lub nieaktualny skład organu,
• próba podpisania zgłoszenia przez osobę, która nie należy do ustawowego kręgu uprawnionych,
• brak drugiego zgłoszenia po późniejszym zatwierdzeniu sprawozdania.

Przekroczenie terminu może uruchomić postępowanie przymuszające. Sąd rejestrowy może wezwać spółkę do złożenia dokumentów w dodatkowym terminie siedmiu dni, a następnie nakładać grzywny, także ponownie. Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze może również stanowić czyn zabroniony zagrożony grzywną albo karą ograniczenia wolności. Jeżeli spółka nie składa sprawozdań przez dwa kolejne lata obrotowe mimo wezwania, sąd może wszcząć postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Nie jest to automatyczne wykreślenie, lecz realne ryzyko rejestrowe.

Co zrobić po zakończeniu procedury

Po wysłaniu zgłoszenia nie należy ograniczać się do komunikatu widocznego na ostatnim ekranie. Trzeba pobrać lub zapisać potwierdzenie, sprawdzić końcowy status zgłoszenia oraz zweryfikować, czy dokumenty są widoczne w przeglądarce dokumentów finansowych i czy w dziale 3 KRS pojawiła się właściwa wzmianka. W dokumentacji spółki warto zachować pełen pakiet: przesłane pliki, wersję podpisanego e-sprawozdania, uchwały, oświadczenia członków zarządu, potwierdzenie wysyłki i informację o przyjęciu.

Następnie należy sprawdzić, czy zdarzenia związane z zatwierdzeniem sprawozdania albo zmianami w spółce nie powodują innych obowiązków rejestrowych. Zmiana składu zarządu wymaga odrębnego zgłoszenia do KRS; praktyczne zasady opisuje artykuł o rezygnacji z zarządu spółki z o.o.. Samo złożenie dokumentów finansowych nie aktualizuje składu organu.

Trzeba również zweryfikować dane beneficjentów rzeczywistych w CRBR. Zmiana struktury własności, kontroli lub uprawnień wspólników może wymagać odrębnej aktualizacji w ustawowym terminie. Dotyczy to także nietypowych zmian majątkowych, których skutki dla udziałów należy ocenić indywidualnie, na przykład gdy występuje rozwód udziałowca spółki z o.o..

Spółka powinna mieć także aktywny adres do e-Doręczeń i wyznaczonego administratora skrzynki. Dokumenty wysłane przez sąd lub urząd na adres do doręczeń elektronicznych mogą wywoływać skutki prawne, dlatego dostęp do skrzynki powinien być monitorowany również po sezonie sprawozdawczym.

Jeżeli dokumenty dotyczą ostatniego roku działalności spółki, zgłoszenie do RDF nie kończy procedury likwidacyjnej. Konieczne są dalsze uchwały i wnioski rejestrowe, a kolejność działań opisuje poradnik o zamknięciu likwidacji spółki z o.o..

FAQ

Czy spółka z o.o. bez przychodów musi składać sprawozdanie do RDF?

Tak, jeżeli spółka podlega obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych i jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS. Brak sprzedaży, strata, zawieszenie działalności lub brak operacji gospodarczych nie zwalniają automatycznie z rocznego obowiązku sprawozdawczego.

Czy można wysłać do RDF sprawozdanie w PDF?

Nie jako zamiennik właściwego e-sprawozdania. Sprawozdanie powinno mieć wymagany format elektroniczny i aktualną strukturę logiczną. Pliki PDF mogą służyć do przekazywania dokumentów takich jak skany uchwał, jeżeli system dopuszcza taki format dla danej kategorii.

Kto podpisuje zgłoszenie do RDF?

Co najmniej jedna uprawniona osoba fizyczna, na przykład członek zarządu, prokurent lub likwidator, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Zgłoszenie może także złożyć uprawniony profesjonalny pełnomocnik. Nie należy mylić podpisu zgłoszenia z podpisami wymaganymi pod samym sprawozdaniem finansowym.

Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisywać formularz zgłoszeniowy?

Nie. Zgłoszenie do RDF może podpisać jedna uprawniona osoba spełniająca wymagania systemowe. Odrębnie ocenia się podpisy pod sprawozdaniem finansowym, gdzie obowiązują zasady ustawy o rachunkowości dotyczące kierownika jednostki i osoby prowadzącej księgi.

Co zrobić, gdy wspólnicy nie zatwierdzili sprawozdania do końca szóstego miesiąca?

Spółka powinna złożyć niezatwierdzone sprawozdanie w ciągu 15 dni po upływie terminu na zatwierdzenie. Po późniejszym zatwierdzeniu trzeba złożyć dokumenty ponownie, również w terminie 15 dni od daty uchwały.

Czy po złożeniu do RDF trzeba wysłać sprawozdanie także do urzędu skarbowego?

Spółka wpisana do KRS nie przekazuje odrębnie tego samego rocznego sprawozdania finansowego Szefowi KAS, ponieważ dane są przekazywane z RDF. Nadal trzeba jednak wykonać inne obowiązki podatkowe, w szczególności złożyć właściwe zeznanie CIT i wymagane informacje.

Czy dokumenty można złożyć w sądzie na papierze?

Nie w zwykłym trybie składania dokumentów finansowych. Zgłoszenie jest elektroniczne. Papierowe uchwały mogą zostać przekształcone w czytelne kopie elektroniczne, ale samo nadanie wydruków pocztą nie wykonuje obowiązku złożenia do RDF.

Jak sprawdzić, czy zgłoszenie zostało skutecznie wykonane?

Należy sprawdzić końcowy status w systemie, zachować potwierdzenie oraz zweryfikować widoczność dokumentów w publicznej przeglądarce RDF i wzmianki w dziale 3 KRS. Wersja robocza lub formularz jedynie podpisany, lecz niewysłany, nie wystarczają.

Podsumowanie

Spółka z o.o. powinna potraktować złożenie dokumentów do RDF jako końcowy etap całego procesu sprawozdawczego, a nie samodzielną czynność techniczną. Najpierw trzeba prawidłowo sporządzić i podpisać e-sprawozdanie, następnie zatwierdzić je i przygotować komplet uchwał, a na końcu wysłać zgłoszenie przez właściwą usługę elektroniczną. Po wysyłce należy sprawdzić przyjęcie dokumentów, zachować dowody oraz zweryfikować powiązane obowiązki w KRS, CRBR i systemie e-Doręczeń. Jeżeli występują rozbieżności w składzie organów, brak numeru PESEL lub spór dotyczący zatwierdzenia, sposób działania powinien zostać ustalony na podstawie dokumentów spółki i konkretnego stanu faktycznego.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 52, art. 53, art. 69 i art. 79.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 19e, art. 20, art. 24 i art. 25a.
• Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości – Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz e-formularze KRS.
• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.