Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej – CEIDG, ZUS i podatki

Na czym polega zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza trwałe zaprzestanie wykonywania działalności oraz wykreślenie przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W przypadku osoby fizycznej nie przeprowadza się postępowania likwidacyjnego takiego jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółce akcyjnej. Podstawowym dokumentem jest wniosek CEIDG-1. Po jego prawidłowym złożeniu informacja o zakończeniu działalności jest przekazywana odpowiednim instytucjom publicznym. Trzeba jednak odróżnić trzy kwestie:

• zakończenie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej,
• wykreślenie wpisu przedsiębiorcy z CEIDG,
• ostateczne rozliczenie zobowiązań podatkowych, składek i pozostałych spraw związanych z firmą.

Nie są to czynności, które zawsze następują jednocześnie. Przedsiębiorca może zostać wykreślony z CEIDG, a nadal mieć obowiązek złożenia ostatniej deklaracji podatkowej, zapłaty zaległych składek, rozliczenia faktur czy przeprowadzenia korekty VAT. Zamknięcie działalności nie oznacza również automatycznego wykreślenia wszystkich informacji o przedsiębiorcy z rejestrów publicznych. Dane dotyczące historycznego wpisu mogą pozostać dostępne zgodnie z zasadami funkcjonowania CEIDG.

Jak zamknąć działalność gospodarczą w CEIDG krok po kroku?

Najważniejszym etapem jest złożenie wniosku CEIDG-1. Można to zrobić na trzy sposoby.

1. Zamknięcie firmy przez internet

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z serwisu Biznes.gov.pl. Przedsiębiorca może zalogować się za pomocą dostępnej metody identyfikacji elektronicznej, uzupełnić wniosek o wykreślenie działalności i podpisać go elektronicznie. W formularzu należy wybrać rodzaj wniosku dotyczący wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG. Następnie trzeba uzupełnić dane identyfikacyjne i wskazać datę zaprzestania wykonywania działalności. Po podpisaniu i wysłaniu dokumentu należy zachować urzędowe poświadczenie odbioru. Potwierdzenie pozwala wykazać, kiedy wniosek został przekazany do systemu.

2. Złożenie wniosku w urzędzie miasta lub gminy

Wniosek można również złożyć osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, który obsługuje sprawy CEIDG. Przedsiębiorca powinien posiadać dokument tożsamości i dane potrzebne do prawidłowego wypełnienia formularza. Pracownik urzędu może pomóc w przekazaniu wniosku do systemu. Warto zachować potwierdzenie złożenia dokumentu.

3. Wysłanie wniosku pocztą

Dopuszczalne jest również przesłanie formularza do urzędu miasta lub gminy. W przypadku dokumentu papierowego podpis przedsiębiorcy musi zostać własnoręcznie złożony, a jego autentyczność potwierdzona przez notariusza. Z tego względu rozwiązanie elektroniczne albo osobista wizyta w urzędzie są zazwyczaj prostsze.

Jakie dane trzeba podać we wniosku?

Przygotowując CEIDG-1, należy przede wszystkim sprawdzić:

• imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz pozostałe dane identyfikacyjne,
• numer PESEL, NIP i REGON,
• pełną nazwę i skróconą nazwę firmy,
• informację dotyczącą właściwego systemu ubezpieczenia,
• datę trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej,
• informacje dotyczące właściwego urzędu skarbowego.

Wniosek nie wymaga dołączania dokumentów potwierdzających przyczynę zamknięcia firmy. Nie trzeba też przedstawiać zaświadczenia o braku zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego. Wykreślenie wpisu następuje zasadniczo najpóźniej w następnym dniu roboczym po złożeniu prawidłowego wniosku elektronicznego, osobistego albo po doręczeniu dokumentu wysłanego pocztą.

Jaka data zakończenia działalności powinna znaleźć się we wniosku?

To jedna z najważniejszych informacji w całej procedurze. Datą zakończenia działalności powinien być ostatni dzień faktycznego wykonywania działalności gospodarczej. Nie należy automatycznie wpisywać:

• dnia, w którym przedsiębiorca zdecydował o zamknięciu firmy,
• dnia wypełnienia formularza CEIDG-1,
• dnia, w którym urząd dokonał wykreślenia wpisu.

Jeżeli przedsiębiorca zakończył wykonywanie działalności 30 października, ale wniosek złożył 4 listopada, jako datę zaprzestania działalności powinien wskazać 30 października. Przepisy przewidują termin 7 dni na zgłoszenie zakończenia działalności. Wskazanie daty wcześniejszej niż dzień składania wniosku jest dopuszczalne, jeżeli odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zdarzeń. Nie należy jednak dowolnie cofać daty zakończenia działalności. Jeżeli w okresie, który przedsiębiorca chce objąć wykreśleniem, wystawiał faktury, wykonywał usługi, uzyskiwał przychody albo opłacał składki, trzeba sprawdzić, czy wskazana data jest zgodna z dokumentacją i rzeczywistym sposobem prowadzenia firmy.

Co dzieje się z ZUS po wykreśleniu działalności?

Informacja o wykreśleniu działalności z CEIDG jest przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na tej podstawie ZUS dokonuje wyrejestrowania przedsiębiorcy jako płatnika składek. Oznacza to, że w typowej sytuacji nie trzeba samodzielnie składać odrębnego formularza ZUS ZWPA dotyczącego wyrejestrowania płatnika składek. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może całkowicie pominąć sprawdzenie swoich obowiązków ubezpieczeniowych.

Wyrejestrowanie przedsiębiorcy z ubezpieczeń

Po zakończeniu działalności ustaje tytuł do ubezpieczeń wynikający z jej prowadzenia. Dane dotyczące zakończenia ubezpieczeń powinny zostać odpowiednio przetworzone przez ZUS na podstawie informacji przekazanych z CEIDG. Warto sprawdzić na koncie eZUS, czy wyrejestrowanie zostało prawidłowo odnotowane i czy nie ma konieczności dokonania dodatkowych korekt dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli przedsiębiorca ma zaległości składkowe, wykreślenie z CEIDG ich nie umarza. ZUS nadal może dochodzić należnych składek wraz z odsetkami.

Co z pracownikami i członkami rodziny zgłoszonymi do ubezpieczenia?

Jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników albo zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, musi zadbać o ich prawidłowe wyrejestrowanie. Do tego celu służą:

• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie osoby z ubezpieczeń,
• ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego.

Dokumenty należy przekazać w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia. Trzeba również rozliczyć ostatnie wynagrodzenia, składki i obowiązki płatnika wynikające z zatrudnienia.

Czy po zamknięciu działalności nadal trzeba płacić składki?

Za okres faktycznego prowadzenia działalności przedsiębiorca musi rozliczyć należne składki zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli działalność była prowadzona tylko przez część miesiąca, sposób ustalenia składek zależy od rodzaju ubezpieczenia i podstawy prawnej podlegania ubezpieczeniom. Po zakończeniu działalności może również powstać obowiązek objęcia ubezpieczeniem z innego tytułu, na przykład z umowy o pracę albo innej działalności zarobkowej. Należy pamiętać, że prawo do świadczeń opieki zdrowotnej co do zasady wygasa po upływie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Samo wykreślenie firmy nie zapewnia więc bezterminowego zachowania ubezpieczenia zdrowotnego.

Jak rozliczyć podatek dochodowy po likwidacji działalności?

Obowiązki podatkowe zależą przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania oraz sposobu prowadzenia ewidencji księgowej. Wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG nie oznacza zakończenia wszystkich obowiązków wobec urzędu skarbowego.

Skala podatkowa i podatek liniowy

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinien sporządzić na dzień likwidacji:

• spis z natury obejmujący towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady,
• wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji.

Spis z natury sporządza się również wtedy, gdy jego wartość wynosi zero. Powinien on stanowić ostatni wpis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wyceny dokonuje się w terminie 14 dni od zakończenia sporządzania spisu. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgi rachunkowe, obowiązki związane z zamknięciem ksiąg i sporządzeniem dokumentacji wynikają również z ustawy o rachunkowości. Wykazu składników majątku nie trzeba przekazywać do urzędu skarbowego ani zawiadamiać urzędu o jego sporządzeniu. Dokumenty należy jednak przechowywać na potrzeby ewentualnej kontroli.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem powinien sporządzić wykaz składników majątku, które pozostały na dzień likwidacji działalności. Nie ma natomiast obowiązku sporządzania spisu z natury dla celów PIT na takich samych zasadach jak podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów. Trzeba również:

• rozliczyć ryczałt za ostatni miesiąc albo kwartał prowadzenia działalności,
• uregulować należny podatek w ustawowym terminie,
• złożyć roczne zeznanie PIT-28 za rok zakończenia działalności.

Co z majątkiem firmy po jej zamknięciu?

Likwidacja działalności nie powoduje automatycznego obowiązku sprzedaży wszystkich składników majątku. Przedsiębiorca może zachować wyposażenie, urządzenia czy środki trwałe. Trzeba jednak uwzględnić skutki podatkowe późniejszej sprzedaży. Odpłatne zbycie składników majątku pozostałych po działalności, dokonane przed upływem 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji, może zostać zakwalifikowane jako przychód z działalności gospodarczej. Zasady rozliczenia zależą od rodzaju składnika majątku, sposobu jego wcześniejszego wykorzystywania i formy opodatkowania.

Jak zamknąć działalność będąc czynnym podatnikiem VAT?

Przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma dodatkowe obowiązki. Samo wykreślenie działalności z CEIDG nie powoduje automatycznego zakończenia wszystkich czynności związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług.

Formularz VAT-Z – termin 7 dni

Jeżeli przedsiębiorca zaprzestaje wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, powinien zgłosić ten fakt naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Służy do tego formularz VAT-Z. Należy go złożyć w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Można to zrobić elektronicznie, listownie albo osobiście w urzędzie skarbowym. Informacja o wykreśleniu z CEIDG jest przekazywana automatycznie do urzędu skarbowego, ale nie należy zakładać, że zastępuje to obowiązek złożenia VAT-Z przez czynnego podatnika VAT.

Spis z natury dla celów VAT

Przy likwidacji jednoosobowej działalności gospodarczej czynny podatnik VAT powinien sprawdzić obowiązek opodatkowania towarów pozostających w przedsiębiorstwie. Spis obejmuje towary, materiały, wyposażenie i środki trwałe, w stosunku do których przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Nie uwzględnia się natomiast składników, przy których nabyciu prawo do odliczenia VAT nie przysługiwało. Podstawa opodatkowania jest ustalana według zasad określonych w ustawie o VAT. Co do zasady uwzględnia się cenę nabycia towarów lub towarów podobnych, a w przypadku braku takiej ceny – koszty ich wytworzenia określone w momencie dostawy. Obowiązek podatkowy związany z towarami objętymi spisem powstaje w dniu zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Ważne jest również przekazanie urzędowi skarbowemu pisemnej informacji o sporządzonym spisie, jego wartości oraz kwocie podatku należnego. Należy to zrobić najpóźniej w dniu złożenia ostatniego JPK_V7 za okres prowadzenia działalności. Jeżeli przed zamknięciem firmy wszystkie składniki majątku objęte obowiązkiem spisu zostały sprzedane, w ostatnim rozliczeniu należy uwzględnić wartość spisu wynoszącą zero.

Ostatni JPK_V7 i korekta podatku naliczonego

Przedsiębiorca powinien złożyć ostatni plik JPK_V7 za właściwy okres rozliczeniowy. W rozliczeniu należy uwzględnić:

• ostatnią sprzedaż i zakupy dokonane w okresie prowadzenia działalności,
• podatek należny wynikający ze spisu z natury,
• ewentualne korekty podatku naliczonego, w szczególności dotyczące środków trwałych i innych składników objętych przepisami o korekcie VAT.

Jeżeli z ostatniego rozliczenia wynika nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, przedsiębiorca może wykazać ją do zwrotu na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT.

Co zrobić z kasą fiskalną przy zamknięciu firmy?

Jeżeli przedsiębiorca ewidencjonował sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej, zakończenie działalności wymaga również przeprowadzenia procedury zakończenia jej pracy w trybie fiskalnym. Nie wystarczy wyłączyć urządzenia i pozostawić go bez dalszych czynności. W przypadku likwidacji kasy należy:

• zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść do trybu odczytu danych,
• wykonać wymagane raporty fiskalne,
• przeprowadzić odczyt zawartości pamięci fiskalnej przy udziale uprawnionego serwisanta,
• sporządzić protokół z odczytu oraz raport fiskalny rozliczeniowy,
• złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wraz z wymaganymi dokumentami.

Wniosek o wyrejestrowanie kasy należy złożyć w terminie 5 dni od dnia sporządzenia raportu fiskalnego rozliczeniowego i protokołu z odczytu pamięci fiskalnej. Trzeba również sprawdzić, czy nie powstał obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej. Obowiązek taki może wystąpić między innymi wtedy, gdy przedsiębiorca zaprzestanie używania kasy przed upływem 3 lat od rozpoczęcia jej używania.

Co z umowami, rachunkiem bankowym i zobowiązaniami firmy?

Wykreślenie działalności z CEIDG nie powoduje automatycznego rozwiązania wszystkich umów zawartych w związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Przedsiębiorca powinien osobno przeanalizować:

• umowy najmu lokalu, magazynu lub biura,
• umowy leasingu i finansowania,
• umowy z dostawcami i kontrahentami,
• umowy na usługi telekomunikacyjne, internetowe i księgowe,
• umowy dotyczące terminali płatniczych i rachunków firmowych,
• umowy ubezpieczeniowe oraz licencje.

W przypadku umów terminowych ich rozwiązanie może wymagać zachowania okresu wypowiedzenia albo zapłaty określonych należności. Zamknięcie firmy nie powoduje również wygaśnięcia zobowiązań wobec wierzycieli. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębną od przedsiębiorcy osobą prawną. Za zobowiązania związane z prowadzeniem firmy przedsiębiorca odpowiada co do zasady swoim majątkiem. Nie można więc traktować wykreślenia wpisu jako sposobu na uniknięcie spłaty kredytu, niezapłaconych faktur, podatków czy składek ZUS.

Czy trzeba zamknąć firmowy rachunek bankowy?

Zamknięcie rachunku firmowego nie jest automatycznym skutkiem wykreślenia działalności z CEIDG. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy na rachunek mają jeszcze wpłynąć:

• płatności od kontrahentów,
• zwrot podatku VAT,
• zwroty od dostawców,
• środki z rozliczenia leasingu lub innych umów.

Przedsiębiorca powinien również uregulować płatności cykliczne i rozwiązać umowy związane z prowadzeniem rachunku, jeżeli nie będą już potrzebne.

Czy po zamknięciu działalności można zachować dokumenty i nadal wystawiać faktury?

Po zakończeniu działalności przedsiębiorca nadal może być zobowiązany do wykonywania czynności związanych z wcześniejszym prowadzeniem firmy. Dotyczy to między innymi:

• wystawienia faktury korygującej do wcześniejszej transakcji,
• rozliczenia otrzymanej po likwidacji zapłaty za wcześniej wykonaną usługę,
• zwrotu środków kontrahentowi,
• rozpatrzenia reklamacji,
• uregulowania wcześniejszych zobowiązań.

Samo wykreślenie z CEIDG nie powoduje, że wszystkie wcześniejsze transakcje przestają wywoływać skutki prawne i podatkowe. Jeżeli po zamknięciu firmy wystąpi konieczność wystawienia dokumentu korygującego, trzeba ocenić obowiązki wynikające z charakteru wcześniejszej transakcji i przepisów podatkowych. Dokumentację księgową i podatkową należy przechowywać przez okresy wynikające z właściwych przepisów. W przypadku dokumentacji podatkowej podstawowym punktem odniesienia jest okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, który co do zasady wynosi 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wystąpienie okoliczności zawieszających lub przerywających bieg przedawnienia może ten okres zmienić.

Nie zamknąłeś działalności po wyjeździe za granicę?

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja osoby, która wyjechała z Polski i przestała faktycznie prowadzić firmę, ale nie złożyła wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG. Samo zaprzestanie wykonywania usług, brak przychodów czy wyjazd na stałe za granicę nie oznaczają automatycznego zakończenia działalności w ewidencji. W takim przypadku mogą wystąpić problemy dotyczące:

• nieopłaconych składek ZUS,
• brakujących deklaracji podatkowych,
• nierozliczonego VAT,
• nieaktualnych danych adresowych,
• korespondencji urzędowej kierowanej na nieaktualny adres.

Jeżeli przedsiębiorca przez kilka lat nie zajmował się działalnością, powinien najpierw ustalić jej formalny status i sprawdzić historię rozliczeń w ZUS oraz urzędzie skarbowym. Nie należy zakładać, że samo późniejsze wykreślenie z CEIDG automatycznie rozwiąże wszystkie wcześniejsze problemy. Szerzej ten problem omawia artykuł dotyczący niezamkniętej działalności po wyjeździe za granicę – CEIDG, ZUS i urząd skarbowy.

Czy przed zamknięciem działalności trzeba zmienić adres lub kody PKD?

Nie ma obowiązku aktualizowania wszystkich danych w CEIDG wyłącznie po to, aby następnie złożyć wniosek o wykreślenie działalności. Jeżeli jednak przedsiębiorca zauważy niezgodności w danych dotyczących firmy, powinien ocenić, czy wymagają one wcześniejszej korekty. Szczególnie ważne są dane identyfikacyjne, adresy oraz informacje dotyczące faktycznego okresu prowadzenia działalności. W przypadku adresów należy rozróżniać miejsce zamieszkania, adres do doręczeń oraz miejsca wykonywania działalności. Samo zameldowanie nie przesądza o prawidłowości wszystkich danych adresowych przedsiębiorcy. Zagadnienie to zostało szerzej omówione w artykule o zameldowaniu a adresie jednoosobowej działalności. Jeżeli przedsiębiorca rozważał wcześniej zmianę profilu firmy, a ostatecznie zdecydował się ją zamknąć, może również przydać się opracowanie dotyczące kodów PKD dla pośrednictwa w sprzedaży towarów i usług.

Checklista – co zrobić przed i po wykreśleniu firmy z CEIDG?

Przed zamknięciem działalności warto uporządkować sprawy formalne i finansowe. Poniższa lista pozwala uniknąć najczęstszych pominięć.

Najczęstsze pytania dotyczące zamknięcia działalności gospodarczej

Czy zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatne?

Tak. Złożenie wniosku o wykreślenie jednoosobowej działalności gospodarczej z CEIDG jest bezpłatne. Nie trzeba uiszczać opłaty za wykreślenie wpisu, niezależnie od tego, czy wniosek jest składany elektronicznie, osobiście czy pocztą.

Czy można zamknąć działalność z datą wsteczną?

Tak, można wskazać wcześniejszą datę zaprzestania wykonywania działalności, jeżeli odpowiada ona rzeczywistemu stanowi faktycznemu. Zgłoszenie z opóźnieniem nie zwalnia jednak z konieczności wyjaśnienia wcześniejszych rozliczeń podatkowych i składkowych. W szczególności trzeba sprawdzić, czy w okresie objętym wskazaną datą nie były wykonywane czynności gospodarcze.

Czy po zamknięciu firmy można ponownie otworzyć działalność gospodarczą?

Tak. Wykreślenie z CEIDG nie pozbawia osoby fizycznej prawa do ponownego rozpoczęcia działalności gospodarczej. W takim przypadku należy złożyć nowy wniosek o wpis do CEIDG i wskazać aktualne dane oraz datę rozpoczęcia działalności.

Czy trzeba mieć zaświadczenie z ZUS o braku zaległości, aby zamknąć firmę?

Nie. Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek nie jest warunkiem wykreślenia działalności z CEIDG. Ewentualne zaległości pozostają jednak do uregulowania i mogą być dochodzone przez ZUS również po zamknięciu firmy.

Czy można zamknąć działalność, jeżeli przedsiębiorca ma niespłacony kredyt lub leasing?

Tak. Istnienie zobowiązań finansowych nie blokuje możliwości wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG. Zamknięcie działalności nie rozwiązuje jednak automatycznie umów kredytowych i leasingowych. Przedsiębiorca nadal odpowiada za zobowiązania wynikające z tych umów na zasadach w nich określonych i wynikających z przepisów prawa.

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą może zamknąć firmę podczas zawieszenia?

Tak. Przedsiębiorca, którego działalność jest zawieszona, może zdecydować o jej trwałym zakończeniu i złożyć wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG. Nie musi wcześniej wznawiać działalności wyłącznie po to, aby ją zamknąć. Należy jednak prawidłowo wskazać datę zakończenia i rozliczyć ewentualne obowiązki pozostałe z wcześniejszego okresu prowadzenia firmy.

Czy wykreślenie z CEIDG oznacza likwidację numeru NIP?

Nie. Numer NIP nie jest automatycznie unieważniany w związku z wykreśleniem działalności gospodarczej. Osoba fizyczna zachowuje swój numer identyfikacji podatkowej i może posługiwać się nim w innych sprawach podatkowych.