Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem ze spółką z o.o.? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Zakup przez spółkę z o.o. owoców i warzyw na targowisku a udokumentowanie wydatku

Adam Dąbrowski • Opublikowane: 2019-05-10

Czy spółka z o.o. może zakupić i wprowadzić do obrotu (do odsprzedaży) owoce i warzywa nabyte na targowisku, nie posiadając danych sprzedawcy, wystawiając księgowy dowód zastępczy i opodatkowując zgodnie ze stawkami obowiązującymi w kraju? Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Czy lepszym rozwiązaniem byłoby uruchomienie skupu owoców i warzyw od działkowiczów?

Adam Dąbrowski

»Wybrane opinie klientów

Odpowiedzi na moje pytania wyczerpujące, pełen profesjonalizm. Jestem bardzo zadowolona. Polecam, prawnik godny zaufania.
Barbara, Nauczyciel
Dziękuję za udzielone porady. Za każdym razem odpowiedź na pytania bardzo szybka i rzeczowa, poparta artykułami kodeksów. Pani Marta Handzlik- Rosuł rozwiała moje wszelkie obawy. Polecam korzystanie z serwisu. Za niespełna 100 zł dowiedziałam się o przysługujących mi prawach, co zdecydowanie uspokoiło mnie. Mam również świadomość ,iż mogę w dalszym ciągu zadać pytanie dodatkowe w mojej sprawie, jeśli pojawi się ku temu potrzeba. Z pewnością w przyszłości jeszcze skorzystam z pomocy prawnej serwisu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Anna
Dziękuję za poradę . Udzielono mi profesjonalnej odpowiedzi i ukierunkowało co do dalszego postępowania , jeżeli zajdzie potrzeba to skorzystam ponownie z usług prawnika tego biura . 
Janusz, 53 lata
Korzystałam już z "ePorady24" wcześniej, byłam bardzo zadowolona z rzetelnej, wnikliwej odpowiedzi na nurtujące mnie pytanie. Dodatkowym atutem jest możliwość zadawania dodatkowych pytań dotyczących pytania głównego.
Danuta, technik ekonomista
Bardzo dokładnie omówione przedstawione zagadnienie, nie zostało pominięte żadne moje pytanie, argumentacja poparta przepisami prawnymi. Jedynie wydaje mi się, że cena była dosyć wysoka (300zł), ale może to wynikało z faktu, że na tle przedstawionego problemu miałam kilka pytań. Na początku się wahałam gdy dowiedziałam się ile będzie mnie kosztować porada, ale po jej przeczytaniu jakoś ją przełknęłam, gdyż odpowiedź była bardzo wyczerpująca i konkretna.
Katarzyna

Z uwagi na zagadnienie konieczne jest poruszenie kwestii dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 tej ustawy na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Spółka z o.o. w zakresie kwestii księgowych stosuje zasady wynikające z ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Art. 20 ust. 2 tej ustawy stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

  • zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
  • zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
  • wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W sprawie nie ma dowodu zewnętrznego obcego (sprzedający na targowisku nie wystawia żadnego dowodu zbycia). Spółka nie wystawia faktury jako kupujący – nie ma zatem dowodu zewnętrznego własnego – przekazywanego w oryginale kontrahentom. Przy takim zakupie nie ma mowy o dowodzie wewnętrznym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; 2) korygujące poprzednie zapisy; 3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; 4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W sprawie nie może być mowy: o dowodach zbiorczych (albowiem wymagają one dowodów źródłowych, a tych nie ma); o dowodach korygujących; o dowodach rozliczeniowych.

Dowody zastępcze, jak wynika z przepisu, są wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; a skoro nie ma dowodu obcego, to nie ma powodu do wystawiania dowodu zastępczego.

Stosownie do ustawy o rachunkowości w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Przepis ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy dowód obcy dokumentujący określoną operację nie może być otrzymany na czas. Kierownik jednostki może wówczas wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu zastępczego dla odzwierciedlenia tej operacji. W momencie otrzymania dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego, aby sprawdzić, czy nie występują rozbieżności.

UWAGA

Brak możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego może dotyczyć sytuacji, gdy podatnik dokonuje zakupu towaru od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Osoba taka nie ma bowiem możliwości wystawienia faktury. Za pomocą dowodów zastępczych nie można jednak dokumentować operacji związanych z zakupami opodatkowanymi podatkiem VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Według utartego stanowiska fiskusa, wobec zasady ogólnej wynikającej z treści art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości „do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym” oraz przy treści ust. 4 ww. artykułu „w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji – nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (…)” – a przedmiotem transakcji nie są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług, to możliwe jest wystawienie dowodu zastępczego spełniającego wymogi ustawy o rachunkowości.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 tejże ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W myśl art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

W sytuacji braku danych sprzedającego nie ma tak naprawdę możliwości wystawienia przez spółkę z o.o. dowodu zastępczego. Dowody dokumentujące zakupy od kontrahentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), którzy nie udostępniają swoich danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, albowiem nie spełniają niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli nie zawierają wymaganych danych – określenia stron (nazw, adresów) dokonujących operacji gospodarczej, w rozumieniu ustawy o rachunkowości pozwalających uznać dany dokument za dowód księgowy mogący stanowić podstawę zapisów w księgach podatkowych.

Zatem przepis artykułu 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Warunkiem koniecznym do uznania przez spółkę zakupu warzyw, owoców i innych towarów na targowisku za koszty uzyskania przychodów jest ich poniesienie w celu osiągnięcia przychodów oraz udokumentowanie odpowiednim dowodem księgowym.

Dowód wewnętrzny, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wystawia się wyłącznie w celu udokumentowania operacji gospodarczych wewnątrz jednostki. Dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy na targowisku od osób, które nie udostępniają swoich danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, bowiem nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli nie zawierają danych – określenie stron dokonujących operacji gospodarczej – pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy. Zatem udokumentowanie zakupu warzyw na targowisku takim dokumentem jest niewłaściwe i nie stanowi podstawy do uznania tych zakupów za koszt uzyskania przychodów.

Podobna sytuacja jest w przypadku dowodu zastępczego. Miałyby one dokumentować zakup od osób, które nie udostępniają swoich danych osobowych. Zatem w przypadku braku danych sprzedającego nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, bowiem nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, albowiem nie zawierają danych – określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy.

W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

W świetle opisanej sytuacji w oparciu o obowiązujący stan prawny należy stwierdzić, że dowody zastępcze wystawione w związku z zakupem (skupem) towarów na targowisku (bez danych sprzedających) nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku.

Jednak nieuznanie dokumentów (które sporządza spółka) za dowody księgowe nie oznacza automatycznie kwalifikowania kosztów udokumentowanych tym dowodem za niemogące stanowić kosztów uzyskania przychodów. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej – jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Spółka powinna być zainteresowana najbardziej zidentyfikowaniem statusu sprzedającego oraz dopilnowaniem, aby został wystawiony prawidłowy dowód sprzedaży. Prawidłowe udokumentowanie transakcji to podstawowy warunek zaksięgowania kosztu w księgach. Kosztem podatkowym mogą być bowiem tylko te wydatki, które zostały udokumentowane w sposób zgodny z przepisami prawa.

Nie jest to jednak warunek dokonania samego zakupu oraz wprowadzenia zakupionego towaru do obrotu (jego dalszej odsprzedaży).

Zgodnie z zapytaniem chodzi o zakup oraz wprowadzenie do obrotu. Zatem wskazać należy, że sprzedawać można każdy towar, jaki się nabędzie. Warunkiem dokonania sprzedaży jest bycie właścicielem danej rzeczy (praw), a zatem posiadanie uprawnienia do rozporządzania rzeczą (prawem).

Zakup stanowi jeden ze sposobów wejścia w prawa właściciela i prawa do zbycia nabytej rzeczy. Udokumentowanie operacji zakupu ma znaczenie:

  1. dla ustalenia prawa do rozporządzania (czyli np. zbycia), ale także
  2. dla uznania dowodu zakupu za dokument księgowy celem ujęcia operacji zakupu w księgach rachunkowych.

Dla potrzeb ustalenia, że jest się właścicielem i ma się prawo do rozporządzania daną rzeczą wystarczy dowód niespełniający wymogów dowodu księgowego.

Reasumując, spółka może sprzedawać towary, jakie zakupi na targowisku (bez poznania danych sprzedającego). Problem powstaje przy kwalifikowaniu wydatku oraz sposobu udokumentowania poniesienia wydatku jako kosztów uzyskania przychodu. W świetle powyższego bardziej zasadne byłoby uruchomienie skupu owoców i warzyw od osób fizycznych. Nie byłoby takich problemów.

Spółka uruchamiając skup warzyw i owoców będzie mogła wystawiać dowód dokonania zakupu, w którym powinny być dane sprzedającego jako jeden z elementów dowodu zastępczego. Bez tego nie będzie to dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Gdy wystawiony dowód będzie zawierał elementy, o jakich mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o PIT – będzie podstawa do dokonania zapisów w księgach rachunkowych jako dowodu wydatkowania określonej kwoty i zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>


Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem ze spółką z o.o.? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Podobne materiały

Wprowadzenie nowego wspólnika do spółki z o.o.

Jestem prezesem spółki z o.o. oraz posiadam 99% jej udziałów. Spółka jest w tej chwili u mnie osobiście zadłużona. Osoba, który prowadzi...

Utworzenie spółki z o.o. przez stowarzyszenie

Stowarzyszenie chce założyć spółkę z o.o., w której będzie miało 100% udziałów. Czy wystarczy, jeśli zarząd stowarzyszenia podejmie taką...

Wypłacenie dywidendy dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o.

Jednoosobowa spółka z o.o. ma wspólnika, który jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Pytanie dotyczy wypłaconej dywidendy z wypracowanego zysku...

Niezłożenie oświadczenia o rezygnacji prezesa spółki z o.o. po sprzedaży udziałów

W ubiegłym roku sprzedałam 100% udziałów w jednoosobowej spółce z o.o., jednak w KRS uważają, iż jestem prezesem zarządu sprzedanej przeze...

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy
wizytówka Zadaj pytanie »
{* .script("js/zaczekaj.js") *}