Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Masz problem ze spółką cywilną? Opisz swój problem i zadaj pytania.
(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Wystawianie dokumentów po likwidacji spółki cywilnej

Bogusław Nowakowski • Opublikowane: 2015-10-21

Spółka cywilna A zakończyła działalność kilka lat temu. Byli wspólnicy prowadzą teraz nową działalność – spółkę B. Dokumenty kadrowe spółki A znajdują się w siedzibie spółki B. Czy każdy ze wspólników może wystawiać dokumenty (np. świadectwa pracy) dla byłych pracowników spółki A i z jaką datą?

Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Stosownie do Kodeksu pracy:

„Art. 3. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Art. 31. § 1. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie”.

Z punktu widzenia Kodeksu cywilnego spółka cywilna jest jedną z nazwanych umów cywilnoprawnych (art. 860 § 1: „przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów”). Wspólnicy takiej spółki są przedsiębiorcami prowadzącymi działalność w takiej właśnie formie. W rejestrze jako przedsiębiorcy wpisani są wspólnicy, a nie spółka.

Dla celów odpowiedzi przyjmuję, że pracodawcą w spółce A była spółka. Umowa spółki została rozwiązana. Tym samym likwidacji uległ pracodawca w postaci spółki A. Likwidacja pracodawcy powoduje m.in. to, że pozostaje po nim określona dokumentacja, która ma być przechowywana przez uprawniony podmiot archiwizujący na koszt byłego pracodawcy lub archiwa państwowe.

Jednak dokumentacja kadrowa dotycząca pracowników została przez wspólników zatrzymana – i jest przechowywana w spółce B.

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy. Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury czy renty ma obowiązek przechowywać i zabezpieczyć zakład pracy.

O miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, powinien być poinformowany właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych znajduje się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem: http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/Dlauzytkownikow/ewidencja_baza_internetowa.pdf

Sytuacja A: Jeżeli nastąpiło przejecie pracowników wraz z zakładem pracy spółki A, to spółka B jest następcą poprzedniego pracodawcy. Wtedy dokumenty dla pracowników przejętych wystawia nowy pracodawca (spółka B). W przypadku spółki cywilnej B byłby to dowolnie wskazany wspólnik lub inna osoba upoważniona przez wszystkich wspólników.

Sytuacja B: O ile spółka B nie jest kontynuatorem spółki A (nie przejęła jej firmy lub pracowników), o tyle akta pracownicze spółki A powinny się znajdować w odpowiednim archiwum. Nie powinny znajdować się w siedzibie spółki B.

Zasad przechowywania dokumentacji (zarówno osobowej, jak i płacowej) w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości należy szukać przede wszystkim w art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej ustawa). Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną, której materiały tworzą niepaństwowy zasób archiwalny - te materiały archiwalne wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (tak w przypadku zlikwidowanej spółki cywilnej, której zakład nie został przejęty przez inną formę, pracodawcę).

Wynika z niego, że pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Co więcej, ma obowiązek zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Okres ten jest liczony:

  1. od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
  2. od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Jeżeli na wniosek pracodawcy sąd stwierdzi, że nie ma możliwości zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania, wówczas dokumentację przejmuje archiwum państwowe i przechowuje je na koszt własny.

W takim przypadku (sytuacja B) – ani nowa spółka B, ani jej poszczególni wspólnicy nie mają prawa do wystawiania jakichkolwiek dokumentów dla byłych pracowników.

Dotyczy to ich wystawiania jako spółka A oraz jako spółka B (pieczęcie firmowe) Spółka A wskutek likwidacji utraciła przymiot pracodawcy i związane z tym uprawnienia do wystawiania byłym pracownikom dokumentów kadrowo-płacowych. Wskutek tego bezprzedmiotowe są rozważania o dacie wystawienia dokumentów dla byłych pracowników spółki A. Dokumenty te nie mogą być przez wspólników spółki A lub B nigdy wystawione.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>


Podobne materiały

Połączenie dwóch firm w spółkę cywilną

Chcielibyśmy połączyć firmy brata i siostry w spółkę cywilną. Oprócz tego do spółki ma wejść także druga siostra, która nie ma własnej firmy. Firma...

 

Podatek dochodowy od sprzedaży nieruchomości niezabudowanej przez spółkę cywilną

Jako jedyni wspólnicy spółki cywilnej ja i żona nabyliśmy w 2006 roku nieruchomość niezabudowaną (działkę budowlaną), która została wpisana...

 

Zadłużona rodzinna firma prowadzona w formie spółki cywilnej

Od kilkunastu lat mąż ze swoją mamą prowadzi rodzinną firmę w formie spółki cywilnej. Niestety firma jest zadłużona u głównego dostawcy na...

 

Brak zapisu w umowie spółki cywilnej

Prowadzę razem ze swoim bratem spółkę cywilną. W umowie spółki nie ma zapisu, że w przypadku śmierci wspólnika na jego miejsce wchodzi do...

 

Wypowiedzenie udziału w spółce na piśmie

Wypowiedziałam na piśmie udział w spółce cywilnej dwuosobowej na podstawie art. 869 § 2 Kodeksu cywilnego. Wspólnik odebrał pismo dwa tygodnie...

 

Wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej

Jestem wspólnikiem w spółce cywilnej (dwuosobowej). Chciałbym wystąpić ze spółki, jak należy to zrobić? Co stanie się ze spółką po moim...

 

Zakup samochodu osobowego od spółki

Mam zamiar zakupić używany samochód, użytkownik poinformował mnie, że auto jest spółki cywilnej i wystawią mi fakturę VAT na zakup samochodu. Czy...

 

Zabezpieczenie majątku firmowego

Jestem wspólnikiem spółki cywilej razem z mężem. Obecnie jesteśmy przed pierwszą sprawa rozwodową, na której nie będzie dzielony wspólny majątek...

 

Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy
wizytówka Zadaj pytanie »